Viagem Corporativa: Guia de melhores práticas para eficiência

Aprenda tudo sobre Viagem Corporativa com nosso guia, desde seus impactos positivos para a empresa até como organizar as despesas de maneira eficiente.
21 de maio de 2024
14 min de leitura

No mundo corporativo atual, as viagens de negócios são uma ferramenta importante para a expansão e o fortalecimento das empresas. 

Elas proporcionam oportunidades de networking, permitem a participação em conferências e feiras, e facilitam negociações e reuniões presenciais.

Para que essas viagens sejam eficazes e eficientes, é relevante que as empresas tenham processos bem definidos e controlados.

Neste artigo, exploraremos a definição de viagens corporativas, abordando os principais elementos que compõem este importante aspecto da gestão empresarial.

Em seguida, analisaremos a importância da prestação de contas, destacando como as empresas podem garantir transparência e precisão nos gastos relacionados a viagens, evitando fraudes e abusos.

Além disso, veremos a importância dos relatórios internos, que auxiliam na análise e no controle das despesas de viagens. 

Os relatórios detalhados permitem uma visão clara sobre onde os recursos estão sendo gastos e onde é possível fazer ajustes para otimizar o orçamento.

Finalmente, abordaremos a necessidade de uma política corporativa bem estruturada para viagens. 

Uma política clara e compreensível ajuda a padronizar procedimentos e garante que todos os colaboradores estejam cientes das diretrizes a serem seguidas.

Continue a leitura para ter uma visão abrangente e prática sobre como gerir eficientemente as viagens corporativas, garantindo que elas contribuam positivamente para os objetivos estratégicos da empresa!

O que é considerado uma Viagem Corporativa?

Uma viagem corporativa é qualquer deslocamento realizado por um funcionário ou representante de uma empresa para fins relacionados ao trabalho. 

Essas viagens podem incluir visitas a clientes, participação em conferências, treinamentos, ou reuniões com parceiros e fornecedores.

Diferente das viagens pessoais ou de lazer, as viagens corporativas têm um propósito específico voltado para os interesses da empresa. 

Elas são planejadas e financiadas pela organização, que cobre os custos envolvidos, como passagens, hospedagem, alimentação e transporte local.

É importante que as empresas estabeleçam diretrizes claras sobre o que constitui uma viagem corporativa. 

Isso ajuda a evitar mal-entendidos e garante que apenas viagens necessárias e justificáveis sejam realizadas.

A definição precisa de uma viagem corporativa pode variar de uma empresa para outra, mas geralmente inclui qualquer deslocamento necessário para cumprir tarefas e objetivos estratégicos da organização.

A transparência e a clareza nas políticas de viagens são essenciais para a eficiência e o controle de custos.

Qual a importância das Viagens Corporativas para a sua empresa?

As viagens corporativas desempenham um papel interessante no crescimento e no sucesso das empresas. 

Elas permitem a expansão dos negócios, facilitando a conexão com clientes, parceiros e fornecedores em diferentes localidades.

Além de fortalecer relacionamentos comerciais, as viagens corporativas também são essenciais para a participação em eventos importantes, como feiras e conferências, em que é possível acompanhar as tendências do mercado.

As viagens corporativas também são relevantes para o desenvolvimento dos colaboradores, permitindo que eles adquiram novos conhecimentos e habilidades que possam ser aplicados no trabalho.

Neste contexto, as viagens corporativas são um investimento estratégico que contribui para o crescimento e a competitividade das empresas, proporcionando oportunidades de networking, aprendizado e expansão.

Quais são as despesas de Viagens Corporativas?

As despesas de viagens corporativas são um aspecto importante a ser considerado pelas empresas, pois podem representar uma parte significativa do orçamento. 

Compreender quais são essas despesas e como gerenciá-las de forma eficiente é essencial para garantir que as viagens sejam realizadas dentro do orçamento e em conformidade com as políticas da empresa. 

Vamos explorar as principais categorias de despesas envolvidas em viagens corporativas e como as empresas podem controlá-las de maneira eficaz.

1. Passagens Aéreas: 

Custos relacionados à compra de passagens para deslocamento entre cidades ou países.

2. Hospedagem: 

Despesas com estadia em hotéis ou outras acomodações durante a viagem.

3. Alimentação: 

Gastos com refeições durante o período da viagem, incluindo café da manhã, almoço, jantar e eventuais lanches.

4. Transporte Local: 

Custos com transporte dentro da cidade ou região visitada, como táxis, transporte de aplicativo, aluguel de carros ou transporte público.

5. Taxas de Visto e Seguro Viagem: 

Despesas relacionadas à obtenção de vistos de viagem e seguro saúde para cobertura durante o período da viagem.

6. Comunicação: 

Gastos com telefone, internet e outras formas de comunicação durante a viagem.

7. Material de Escritório: 

Despesas com materiais de escritório, como papel, canetas, entre outros, necessários para o trabalho durante a viagem.

É fundamental que as empresas tenham um controle rigoroso dessas despesas, estabelecendo políticas claras sobre o que é permitido e o que não é.

Esse controle tem por objetivo evitar gastos excessivos e garantir a conformidade com as diretrizes organizacionais.

Como Fazer a prestação de contas de Viagens Corporativas?

A prestação de contas de viagens corporativas é um processo importante para garantir a transparência e a conformidade com as políticas da empresa. 

Veja como fazer:

1. Registro de Comprovantes: 

Guarde e/ou registre todos os recibos e notas fiscais relacionados às despesas da viagem, incluindo passagens, hospedagem, alimentação e transporte local.

2. Organização dos Gastos: 

Classifique os gastos por categoria (passagens, hospedagem, alimentação, etc.) para facilitar a análise e o controle.

3. Preenchimento de informações: 

Utilize os sistemas adotados pela empresa para prestação de contas, incluindo informações detalhadas sobre cada despesa.

4. Aprovação: 

Após o preenchimento, solicite a aprovação do gestor responsável pela viagem ou departamento financeiro da empresa.

5. Reembolso: 

Após a aprovação, aguarde o reembolso das despesas, que geralmente é feito por meio de depósito bancário ou reembolso em folha de pagamento.

É importante seguir todas as políticas organizacionais ao fazer a prestação de contas, garantindo que todas as despesas sejam devidamente justificadas e autorizadas.

Apesar da apresentação em formato de passo a passo, ressaltamos que a plataforma da VExpenses traz a otimização de todo esse processo, facilitando todas essas fases, desde o registro automático de recibos, passando pela aprovação e gestão de reembolsos.

O que é e o que faz a Gestão de Viagens Corporativas?

A gestão de viagens corporativas engloba um conjunto de práticas e processos utilizados pelas empresas para planejar, organizar e controlar as viagens de seus colaboradores. 

Ela vai além da reserva de passagens e hospedagem, abrangendo a definição de políticas e diretrizes para viagens, o controle de despesas, a gestão de riscos e a análise dos resultados das viagens. 

Essa abordagem abrangente visa garantir que as viagens sejam realizadas de forma eficiente, segura e econômica, contribuindo para o sucesso e a competitividade da empresa.

Veja o que ela envolve:

1. Planejamento: 

Definição de políticas e diretrizes para viagens, seleção de fornecedores e parceiros e elaboração de orçamento.

2. Reserva de Viagens: 

Agendamento de passagens, hospedagem e outros serviços necessários para a viagem, buscando as melhores opções em termos de custo e benefício.

3. Controle de Despesas: 

Monitoramento dos gastos relacionados às viagens, garantindo que estejam dentro do orçamento e em conformidade com as políticas da empresa.

4. Gestão de Riscos: 

Avaliação e mitigação dos riscos envolvidos nas viagens, como questões de segurança e saúde dos viajantes.

5. Relatórios e Análises: 

Elaboração de relatórios detalhados sobre os custos e os resultados das viagens, permitindo análises para otimização de processos.

A gestão de viagens corporativas visa garantir que as viagens sejam realizadas de forma eficiente, segura e econômica, contribuindo para o sucesso e a competitividade da empresa.

Qual a necessidade dos Relatórios de Viagens Corporativas?

Os relatórios de viagens corporativas desempenham um papel central no controle e na gestão das viagens realizadas pelos colaboradores de uma empresa. 

Os relatórios fornecem uma visão abrangente dos gastos relacionados às viagens, permitindo que a empresa identifique áreas de oportunidade para redução de custos e melhoria da eficiência. 

Eles também são importantes para a avaliação dos resultados das viagens, fornecendo informações úteis para a tomada de decisões estratégicas e o aprimoramento contínuo dos processos de viagens corporativas.

Destrinchando um pouco mais em tópicos esta importância, podemos citar:

1. Controle de Despesas: 

Permitem monitorar e controlar os gastos relacionados às viagens, garantindo que estejam dentro do orçamento e em conformidade com as políticas da empresa.

2. Análise de Custos: 

Proporcionam uma visão detalhada dos custos envolvidos em cada viagem, permitindo identificar oportunidades de economia e otimização de recursos.

3. Tomada de Decisões: 

Fornecem informações úteis para a tomada de decisões estratégicas, como a seleção de fornecedores, a definição de políticas de viagens e o planejamento de futuras viagens.

4. Gestão de Riscos: 

Permitem avaliar os riscos envolvidos nas viagens e tomar medidas para mitigá-los, garantindo a segurança e o bem-estar dos viajantes.

5. Avaliação de Resultados: 

Permitem avaliar os resultados das viagens em termos de retorno sobre o investimento, eficiência operacional e satisfação dos colaboradores, entre outros aspectos.

Isso posto, os relatórios de viagens corporativas são uma ferramenta valiosa para as empresas, pois fornecem informações essenciais para o controle, a análise e a melhoria contínua dos processos de viagens.

Por que criar uma Política de Viagens Corporativas é importante?

A criação de uma política de viagens corporativas é um passo crucial para empresas que desejam gerenciar de forma eficaz as viagens de seus colaboradores. 

Essa política estabelece diretrizes claras e consistentes para todas as viagens.

Ela também desempenha um papel fundamental na gestão de custos, na conformidade com as normas internas, na gestão de riscos e na melhoria contínua dos processos relacionados às viagens corporativas.

Vamos analisar essa importância em tópicos na sequência:

1. Padronização: 

Estabelece diretrizes claras e consistentes para todas as viagens corporativas, garantindo que os colaboradores saibam o que é esperado deles em termos de planejamento, execução e prestação de contas.

2. Controle de Custos: 

Ajuda a controlar os custos relacionados às viagens, estabelecendo limites e regras para os gastos permitidos, bem como orientações para a escolha de fornecedores e serviços mais econômicos.

3. Conformidade e Transparência: 

Garante que as viagens sejam realizadas de acordo com as políticas e valores da empresa, promovendo a transparência e evitando comportamentos inadequados ou abusivos.

4. Gestão de Riscos: 

Ajuda a identificar e mitigar os riscos associados às viagens corporativas, garantindo a segurança e o bem-estar dos colaboradores em viagem.

5. Melhoria Contínua: 

Permite a avaliação dos resultados das viagens e a identificação de oportunidades de melhoria nos processos e políticas de viagens corporativas.

Portanto, uma política de viagens corporativas bem elaborada é interessante para garantir viagens eficientes, econômicas e alinhadas com os objetivos e valores da empresa.

Como criar uma Política de Viagens Corporativas?

Como vimos no tópico acima, existem diversos pontos relevantes que agregam ao dia a dia da empresa referentes à montagem de uma política clara de viagens corporativas.

Para criar uma política de viagens corporativas eficaz, recomendamos os seguintes passos como referências iniciais:

1. Defina os Objetivos: 

Estabeleça os objetivos da política, como controle de custos, conformidade com normas e valores da empresa, e segurança dos colaboradores.

2. Identifique os Responsáveis: 

Designe quem será responsável pela implementação e fiscalização da política, como o departamento de recursos humanos ou financeiro.

3. Estabeleça as Diretrizes: 

Defina as regras e diretrizes da política, incluindo limites de gastos, procedimentos de reserva e autorização de viagens, e políticas de reembolso.

4. Defina os Procedimentos: 

Detalhe os procedimentos a serem seguidos para planejar, reservar e executar viagens corporativas, incluindo o uso de ferramentas de reserva e prestação de contas.

5. Comunique a Política: 

Comunique a política a todos os colaboradores e forneça treinamento, se necessário, para garantir que todos entendam e cumpram as diretrizes estabelecidas.

6. Monitore e Atualize:

Monitore o cumprimento da política e faça ajustes conforme necessário para garantir sua eficácia contínua.

Seguindo estas referências, sua empresa pode criar uma política de viagens corporativas que atenda às necessidades prioritárias e promova viagens eficientes, econômicas e seguras para seus colaboradores.

Como fazer um Planejamento para Viagens Corporativas?

Para fazer um planejamento eficaz para viagens corporativas, tenha em mente seguir alguns pontos importantes:

1. Estabeleça os Objetivos da Viagem: 

Defina claramente os objetivos da viagem, como participar de uma conferência, visitar um cliente ou realizar um treinamento.

2. Identifique os Participantes: 

Determine quem participará da viagem e quais são suas necessidades específicas em termos de transporte, hospedagem e outras necessidades.

3. Elabore um Orçamento: 

Estime os custos totais da viagem, incluindo passagens, hospedagem, alimentação, transporte local e outras despesas relacionadas.

4. Planeje o Itinerário: 

Desenvolva um itinerário detalhado para a viagem, incluindo datas, horários e locais de chegada e partida, reuniões agendadas e atividades planejadas.

5. Faça as Reservas: 

Reserve passagens, hospedagem e qualquer outro serviço necessário com antecedência para garantir disponibilidade e obter os melhores preços.

6. Prepare os Documentos Necessários: 

Certifique-se de que todos os participantes tenham os documentos necessários para a viagem, como passaportes, vistos e autorizações de viagem.

7. Comunique-se com os Participantes: 

Mantenha os participantes informados sobre os detalhes da viagem, incluindo itinerário, regras da empresa e outras informações relevantes.

8. Garanta a Segurança dos Participantes: 

Tome medidas para garantir a segurança dos participantes durante a viagem, como seguro viagem e informações sobre saúde e segurança no destino.

Cumprindo esses passos, sua empresa consegue fazer um planejamento eficaz para viagens corporativas, garantindo que elas sejam realizadas de forma eficiente, segura e dentro do orçamento estabelecido.

A gestão eficaz das viagens corporativas é essencial para o sucesso e a competitividade das empresas. 

Neste artigo, exploramos a importância de uma política de viagens corporativas bem definida, que estabeleça diretrizes claras e consistentes para todas as viagens. 

Discutimos também a necessidade dos relatórios de viagens corporativas, que são fundamentais para o controle de despesas, a análise de custos e a tomada de decisões estratégicas.

Ressaltamos a funcionalidade da VExpenses no cenários da gestão de despesas corporativas, facilitando o registro, aprovação e emissão de relatórios relativos a cada etapa da viagem.

Além disso, destacamos a importância do planejamento cuidadoso das viagens corporativas, que envolve a definição de objetivos claros, a identificação dos participantes, o estabelecimento de um orçamento adequado e a preparação de um itinerário detalhado. 

Ao seguir as práticas e os processos discutidos neste artigo, as empresas podem garantir que suas viagens corporativas sejam realizadas de forma eficiente, econômica e segura, contribuindo para o sucesso e a competitividade no mercado.
Gostou do nosso artigo sobre Viagens Corporativas? Você também pode gostar de ler nosso artigo sobre Políticas de Reembolsos, acesse!

Tarina Lemmi
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