Nos dias atuais, graças à evolução da tecnologia, temos acesso a diversos serviços na palma de nossas mãos. Por exemplo, podemos utilizar aplicativo de transporte, de delivery, de GPS e muito mais em poucos cliques.
Quando se trata de empresas, essas soluções também são frequentemente utilizadas, especialmente quando se trata de transporte por aplicativo. No entanto, para que essa solução não gere prejuízos financeiros, é necessário saber como fazer uma boa gestão desse custo.
O uso de aplicativo de transporte particular pode ser considerado como uma despesa de viagem corporativa. Logo, é importante que esse custo seja considerado no momento de realizar a gestão de despesas de viagens.
Quer saber mais sobre o uso de aplicativos para transporte em empresas e como reduzir essa despesa? Continue a leitura e confira nossas dicas.
Como funcionam os aplicativos de transporte para funcionários?
Não tem como negar, a tecnologia oferece inúmeras vantagens em nosso dia a dia. Isso inclui tanto a rotina pessoal quanto profissional.
Uma das soluções que o avanço tecnológico proporciona é a facilidade para locação. Com apenas um smartphone, hoje em dia, você pode ir para onde quiser e quando quiser, tudo isso de maneira rápida.
Com isso, é comum que cada vez mais pessoas se rendam ao transporte por aplicativo. Afinal, as pessoas não querem perder horas no ponto de ônibus ou gastar mais com táxi, por exemplo.
Quando se trata de empresas, o uso desse tipo de solução é comum para deslocamento para eventos ou durante viagens corporativas, por exemplo. Entretanto, quando o gasto com a locomoção se torna frequente e alto, essa despesa se torna um problema para as empresas.
A primeira coisa importante a ter em mente é que não são todos os funcionários que devem ser cadastrados para receber esse benefício. Também é uma boa opção colocar um limite de uso por funcionário.
Todas essas medidas devem ser tomadas para que os colaboradores com acesso ao desconto ou reembolso não abusem, o que gera gastos excessivos.
Embora um aplicativo de transporte possa reduzir custos em empresas – se houver uma boa gestão das despesas –, ele também pode gerar muitos gastos. Afinal, uma corrida com o app pode custar R$ 20, R$ 50, R$ 80 ou muito mais, a depender do local de destino.
Agora, imagine esse valor várias vezes por mês gerado por mais de um colaborador? Pode se tornar uma quantia enorme de despesa para a organização.
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Importância de reduzir esses gastos
Todos os tipos de despesas corporativas devem ter uma boa gestão para que não se tornem um problema para as empresas.
Quando se trata do uso de aplicativos de transporte por colaboradores, é essencial que exista um controle para não ocorrer a utilização em excesso.
Se não existir a gestão e redução desse tipo de gasto, a empresa pode ter uma grande despesa no final do mês, o que atinge negativamente as finanças corporativas.
Tenha em mente que o uso desses aplicativos é importante no mundo corporativo, já que colaboradores precisam utilizá-los, por exemplo, para visitarem clientes.
O ideal é oferecer voucher ou a opção de reembolso para esse gasto, mas de maneira organizada, com um controle adequado para não ocorrerem excessos.
Como reduzir gastos com aplicativo de transporte na empresa? 6 dicas
Agora que você já sabe como funciona o uso de um aplicativo de transporte na empresa, a seguir, confira algumas dicas que podem te ajudar a reduzir esse gasto no seu negócio.
1. Criar uma política de uso e reembolso clara e eficiente
A primeira coisa importante a fazer é criar uma política de uso e de reembolso muito clara e eficiente, de acordo com as necessidades da empresa e dos colaboradores.
Se a organização liberar vouchers para que os colaboradores utilizem nos aplicativos, é importante colocar todas as informações sobre o seu uso. Por exemplo, em quais situações podem ser utilizados.
No caso de solicitação de reembolsos, também é essencial deixar clara para quais situações o gasto com mobilidade corporativa por aplicativo pode ser reembolsado ao colaborador.
Também é importante definir limite de gastos, prazo para reembolso e assim por diante.
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2. Oriente que pesquisas sejam feitas entre aplicativos
Outra questão importante que deve estar na política de uso e reembolso é que o colaborador deve pesquisar entre as opções de aplicativos para escolher o que tem menor valor.
Nas lojas de aplicativos, podemos encontrar diversas opções de apps de transporte. Por esse motivo, é importante que o colaborador pesquise pelo menos em duas opções para comparar preços.
Embora a diferença pareça pequena, imagine essa variação somada por diversos dias. A redução com essa despesa pode ser grande.
3. Aproveite os programas dos aplicativos
Quando se trata de corridas corporativas, é importante pesquisar se os aplicativos oferecem programas para empresas.
Por exemplo, a Uber tem a opção de Uber for Business. Ao adquirir esse tipo de serviço para os colaboradores, as empresas podem ter uma redução significativa com esses gastos.
4. Peça para que horários de pico sejam evitados
Oriente para que os colaboradores evitem utilizar o aplicativo em horários de pico, a não ser que seja extremamente necessário. Além disso, é importante ter atenção na tabela dinâmica.
Com uma maior quantidade de automóveis nas ruas, seja por causa do horário ou por causa da chuva, por exemplo, os preços das corridas ficam mais altos.
Portanto, se for possível que os colaboradores evitem utilizar o aplicativo de transporte nesses casos, é preferível que eles façam isso.
5. Sempre que possível, as corridas podem ser compartilhadas
Vai acontecer um evento da empresa onde vários colaboradores precisarão utilizar um aplicativo para transporte? Que tal orientar que alguns deles dividam a corrida?
Sempre que possível, oriente que os colaboradores dividam corridas se morarem próximos uns dos outros. Afinal, geralmente, os aplicativos oferecem a opção de incluir paradas no caminho. Essa é uma ótima maneira de reduzir essa despesa.
6. Outras alternativas de transporte podem ser utilizadas
Se os colaboradores podem utilizar outras alternativas de transporte para que cheguem a um lugar, então é preferível que elas sejam utilizadas.
Por exemplo, imagine que a sua empresa participará de um evento, com localização próxima ao metrô ou trem. Nesse caso, os colaboradores podem utilizar tranquilamente essas opções para chegar ao local.
O uso do aplicativo de transporte por conta da empresa só deve acontecer em determinadas situações, onde é necessário fazer isso ou não vai gerar prejuízos para a organização.
Como contabilizar os gastos de forma mais eficiente
O mais importante a saber ao implementar o uso de aplicativo de transporte na empresa, é que esse gasto deve ser feito com consciência. Portanto, é necessário compreender quais são as necessidades reais dos colaboradores para evitar desperdício de dinheiro apenas para oferecer maior facilidade.
Além disso, também é importante utilizar uma ferramenta de gastos e reembolsos, para ter uma melhor gestão desse tipo de despesa.
Por exemplo, com a solução do VExpenses, você pode concentrar todas as solicitações de reembolsos em apenas um lugar. Assim, é possível acompanhar quais são as demandas dos colaboradores e evitar desorganização, gastos excessivos e atrasos de pagamentos.
Outra opção para fazer uma boa gestão desse e de outros tipos de despesas é oferecer um cartão corporativo a um colaborador que costuma fazer muitas viagens para negociação com potenciais clientes.
Assim, todos os gastos com a viagem corporativa – incluindo com aplicativo de transporte – podem ser concentrados em um só cartão.
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