Vamos ser sinceros: se fôssemos criar uma lista de popularidade, as auditorias externas não ocupariam as primeiras colocações. No entanto, a verdade é que, embora sejam motivo de dor de cabeça para muitas pessoas, elas são essenciais por diversas razões.
Conformidade regulatória, eficiência operacional, prevenção de fraude e compliance fiscal e contábil são algumas das vantagens das auditorias externas. Também conhecidas como auditorias independentes, só quem já preparou a empresa para ser auditada externamente sabe o trabalho envolvido.
Para facilitar a tarefa, a tecnologia desponta como uma grande aliada. Quer saber como? Invista alguns minutos na leitura deste artigo. Aproveite!
O que significa Auditoria Externa?
A auditoria externa é um processo sistemático conduzido por uma parte não associada à empresa. Ela apresenta relatórios imparciais que costumam ser utilizados por agências governamentais, investidores, pela própria organização ou público em geral.
As auditorias independentes são parte integrante da governança corporativa e estão descritas na Lei Sarbanes-Oxley (SOX). Para contextualizar, a SOX foi aprovada em 2002 pelo Congresso dos Estados Unidos visando melhorar a prestação de contas e a precisão das divulgações financeiras – especialmente face aos escândalos na época envolvendo companhias como Enron e Tyco.
O papel das auditorias externas é o de assegurar ao mercado que os registros contábeis de uma empresa são corretos e atendem exigências legais ou obrigações de compliance.
No Brasil, a auditoria externa é obrigatória para companhias com capital negociado na Bolsa de Valores e empresas consideradas de grande porte. Dê uma olhada no que diz a lei 11.638/07:
“Art. 3o Aplicam-se às sociedades de grande porte, ainda que não constituídas sob a forma de sociedades por ações, as disposições da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, sobre escrituração e elaboração de demonstrações financeiras e a obrigatoriedade de auditoria independente por auditor registrado na Comissão de Valores Mobiliários.
Parágrafo único. Considera-se de grande porte, para os fins exclusivos desta Lei, a sociedade ou conjunto de sociedades sob controle comum que tiver, no exercício social anterior, ativo total superior a R$ 240.000.000,00 (duzentos e quarenta milhões de reais) ou receita bruta anual superior a R$ 300.000.000,00 (trezentos milhões de reais).”
Contudo, qualquer empresa, mesmo aquelas que não são obrigadas a serem auditadas, podem optar por passar pelo processo. Nesse caso, os objetivos são: coletar informações relevantes que atestam a veracidade dos dados contábeis, medir a saúde financeira da organização e avaliar riscos.
Como se faz uma Auditoria Externa?
As etapas de uma auditoria externa são preparação, planejamento, execução e produção do relatório. Entenda melhor:
Preparação
As auditorias externas exigem certa preparação. Isso inclui certificar-se de que todos os documentos obrigatórios estão em ordem e prontamente disponíveis, como por exemplo os demonstrativos e registros contábeis, relatórios de auditorias anteriores, contratos e acordos, entre outros.
Planejamento
Nesta etapa são definidos o escopo do projeto, os objetivos, as áreas que serão auditadas e o prazo. É no planejamento também que é designado quem, dentro da empresa, atuará como contato principal dos auditores, os quais devem ser devidamente cadastrados na CVM (Comissão de Valores Mobiliários).
Igualmente na fase de planejamento é importante enviar uma comunicação aos funcionários que fazem parte das áreas envolvidas, para que os mesmos estejam cientes do processo e possam fazer a parte que lhes cabe.
Execução
Em uma auditoria externa os auditores buscam saber se a empresa segue as boas práticas de governança corporativa. Na etapa de execução é quando a auditoria é realmente conduzida.
Aqui os auditores procuram evidências e coletam informações de diversas fontes, como por exemplo, faturas, contratos, extratos bancários, balanço patrimonial, demonstrativo do fluxo de caixa (DFC) e demonstrativo de resultados do exercício (DRE).
Produção do relatório
Com a coleta das evidências realizada, os auditores elaboram um relatório contendo itens como:
- Procedimentos executados;
- Resultados encontrados;
- Possíveis considerações para a empresa.
Quais os impactos das Auditorias Externas?
O impacto das auditorias externas vai além da conformidade regulatória. Muito mais que uma questão de compliance fiscal e contábil, as auditorias externas são um mecanismo para a prevenção de fraude.
O motivo para isso é que elas colocam os holofotes nas informações financeiras, tornando-as transparentes. Assim, não é exagero dizermos que a auditoria independente mitiga os riscos de utilização ilegal e antiética dos ativos financeiros.
Além disso, organizações que buscam receber investimentos, fazer empréstimo ou querem acionistas encontram neste tipo de auditoria uma aliada. Isso porque, se o parecer dos auditores for positivo, significa que a integridade financeira da empresa foi atestada, o que a torna confiável.
Vale destacar ainda que os auditores não se concentram apenas em números. Pelo contrário, pois eles também buscam compreender como os controles internos são realizados. Graças a isso, as deficiências nos controles contábeis e financeiros podem ser identificadas, tornando a empresa mais eficiente e menos sujeita a fraudes ou erros.
Não podemos deixar de mencionar que ter as demonstrações financeiras verificadas por um auditor externo dá a segurança de que as contas da empresa estão livres de erros e/ou negligência. Acionistas e investidores sentem-se, então, mais seguros.
Como a empresa se prepara para a Auditoria Externa?
O preparo para a auditoria externa inicia com a verificação dos controles internos. Para tanto, normalmente as empresas executam primeiramente uma auditoria interna. O objetivo disso é o de identificar quaisquer lacunas nos processos ou conformidade inadequada com os padrões pelos quais o negócio será auditado.
Ainda sobre controles e procedimentos internos, é importante que os profissionais envolvidos sejam treinados. Adicionalmente, o recomendado é ter uma lista do que será auditado, visando garantir que todos os documentos exigidos serão facilmente encontrados e, claro, que as informações estão corretas.
Algo importante a citar é que os profissionais da área financeira e de contabilidade precisam ter a mentalidade de questionador. Analisar, identificar inconformidades, padrões e desvios deve estar na mira de todos para garantir que inconsistências sejam resolvidas a tempo.
Como o uso da tecnologia torna as Auditorias Externas eficientes?
Até aqui você entendeu que as auditorias externas determinam se uma organização fornece ou não uma visão acurada do seu desempenho financeiro. O processo exige de quem vai ser auditado muita atenção aos detalhes. Além do mais, é fundamental minimizar as chances de erros e garantir que os procedimentos corretos sejam executados.
Confiar somente em processos manuais, além de não ser muito eficaz pode deixar passar erros ou inconsistências consideráveis. A tecnologia confere mais segurança e possibilita que as organizações se preparem melhor.
A seguir, entenda como ela torna as auditorias externas mais eficientes:
Automatização de processos
Processos manuais são suscetíveis a erros, os quais são frutos das limitações humanas e da falta de controle e padronização. Torná-los automatizados significa possibilitar a execução de tarefas sem intervenção humana e de forma automática.
Para as auditorias externas, a automatização de processos facilita o controle da empresa, pois permite a análise completa de dados e a consequente identificação de anomalias, dos valores discrepantes e dos riscos potenciais.
Com a VExpenses, por exemplo, o processo de gestão de despesas é conduzido inteiramente pela plataforma (desde a criação de relatórios até a aprovação e reembolso). O fluxo de aprovação é todo interligado e permite que as despesas sejam aprovadas ou reprovadas de forma rápida e eficiente.
Isso garante que os desembolsos sejam devidamente autorizados e registrados, e que todas as etapas do fluxo serão seguidas com precisão e de forma padronizada. Além disso, a VExpenses conta com um módulo de compliance. Com ele, as fraudes no processo de reembolso podem ser rapidamente identificadas.
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Segurança da informação
A tecnologia assume um papel relevante para garantir a segurança da informação nas auditorias externas. Em especial quando falamos de auditoria financeira, é de suma importância impedir o compartilhamento indevido de informações sigilosas.
Plataformas de gestão costumam ter mecanismos rigorosos de proteção e controle de acesso para evitar o vazamento de dados sigilosos e sensíveis.
Relatórios personalizados
Outra vantagem da tecnologia para tornar as auditorias mais eficientes é possibilitar a criação de relatórios que atendem a características ou necessidades específicas.
Com a personalização das informações, as partes interessadas conseguem fazer diferentes tipos de análises e focar a atenção em diferentes pontos. Isso contribui para um controle financeiro mais eficiente.
Já para a realização de auditorias, os relatórios personalizados possibilitam aos gestores analisarem informações financeiras, encontrarem inconsistências mais rapidamente e saná-las.
Centralização dos dados
A falta de dados centralizados é um problema nas auditorias externas, porque pode exigir mais tempo dos auditores. Imagine, por exemplo, que na hora da auditoria tenha sido identificada uma inconsistência. Para entender o que aconteceu, o auditor precisa de mais informações.
Se elas estiverem espalhadas ou até mesmo se for difícil encontrá-las, o andamento do processo de auditoria é prejudicado. A centralização de dados evita que isso aconteça e a tecnologia ajuda nesse sentido.
A plataforma da VExpenses centraliza o controle de gastos, facilitando o controle e a gestão financeira. Isso diminui a chance de erros decorrentes de informações dispersas em diferentes sistemas ou planilhas.
Conclusão
As auditorias externas são conduzidas para examinar a conformidade e o desempenho financeiro das organizações. Como os auditores revisam as demonstrações financeiras, é vital que os registros sejam precisos e de fácil acesso.
Conforme você acompanhou, a tecnologia entra como facilitador no processo e traz uma certa garantia de que a auditoria será conduzida sem grandes surpresas. A razão para isso é que ela torna possível um monitoramento contínuo das transações e atividades de uma empresa. Dessa maneira, sempre que houver problemas, os mesmos podem ser identificados e resolvidos prontamente.
