Um controle de compras eficiente é um fator que faz toda a diferença para que um negócio reduza a geração de custos desnecessários. Entenda, neste artigo, como fazer!
Com tantas questões para resolver em uma empresa, pode acontecer que um empresário não dê a devida atenção ao controle de compras do negócio. O que é um grande erro.
As decisões de compra têm um grande impacto no controle de estoque, e isso está diretamente relacionado ao financeiro da sua empresa. Por esse motivo, boas práticas de gestão de compras podem reduzir custos e garantir que os níveis de estoque sejam restabelecidos corretamente.
Algumas empresas investem muitos recursos em estoque, mas não conseguem fazer um monitoramento eficiente de compras. Afinal, a atividade de compras vai além do que simplesmente comprar itens.
É necessário fazer um bom gerenciamento da quantidade de produtos comprados, como foi comprado – se foi utilizado cartão corporativo, boleto bancário, etc. – e assim por diante. Então, quer entender de uma vez por todas o que é controle de compras e como aplicá-lo na sua empresa? Continue a leitura e descubra!
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O que é o controle de compras?
Também conhecido como gestão de compras, esse tipo de controle permite que as empresas possam gerenciar as atividades relacionadas às funções de compras necessárias para o negócio.
De maneira mais clara, uma gestão de compras nada mais é do que uma prática importante para qualquer empresa que precise comprar itens para o seu funcionamento. Com isso, é possível fazer contenção de despesas na empresa – algo que duas em cada três empresas se preocupam em fazer.
No entanto, muitas pessoas costumam se enganar quando se trata desse assunto. Alguns acreditam que esse tipo de gestão deve ser aplicado somente por grandes empresas, que faturam milhões por ano. Afinal, elas precisam de muita matéria-prima.
Porém, esse pensamento está totalmente equivocado. Pequenos negócios também precisam fazer essa gestão, já que as compras não estão relacionadas apenas com a matéria-prima.
Na verdade, as pequenas empresas são as que mais precisam fazer uma boa gestão de compras, já que elas podem não ter muito espaço. Por esse motivo, podem cometer grandes erros e desperdiçar dinheiro.
Por exemplo, imagine um comércio que vende produtos. Um cliente deseja comprar determinado item, mas, ao ir ao estoque, o vendedor vê que não tem mais esse produto disponível. Isso não pode acontecer, afinal, o negócio estará perdendo venda e o cliente pode nunca mais retornar ao estabelecimento.
Qual é a importância do controle de compras para uma empresa?
Toda empresa precisa fazer um bom controle de despesas. Entretanto, nem todas se preocupam em fazer uma boa gestão de compras, que é essencial para reduzir desperdícios no negócio.
Inclusive, hoje em dia, existem diversas soluções que ajudam a realizar esse trabalho, como um sistema de controle de compras.
Esse tipo de tecnologia é importante para que você não precise preencher planilhas de controle manualmente. Além de tornar o processo mais prático, também é algo que oferece maior segurança, já que qualquer entrada ou saída de produto poderá ser acompanhada no software.
Quando existe esse nível de controle, você pode evitar que um mesmo produto seja comprado mais de uma vez. Ou então, pode acompanhar diariamente como está o seu estoque para saber quando deve comprar mais materiais.
Dessa maneira, a sua empresa evita que tenha gastos com compras desnecessárias e ainda pode fazer um acompanhamento eficiente do que precisa comprar.
Portanto, pode ser um grande risco para a sua empresa não ter esse tipo de gestão em dia. Afinal, estamos falando de prejuízo financeiro.
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Como o controle de compras e de estoque se relacionam?
Basicamente, com um bom controle de estoque é possível ter acesso a informações que indicam a quantidade de itens disponíveis.
Portanto, você pode saber a quantidade de produtos que estão disponíveis e, quando necessário, solicitar para que novas compras sejam feitas. Assim, evita que ocorra a falta desses itens ou evitar que compras desnecessárias sejam feitas.
Mas, claro, sabemos que acompanhar um estoque diariamente, de maneira manual, é algo que demanda muito tempo. Por esse motivo, soluções tecnológicas estão presentes no dia a dia de quem faz o controle de compras e de estoque.
Quais são os principais objetivos da gestão de compras?
A gestão de compras é algo que não está direcionado somente a sua empresa, mas também a alguns processos que envolvem terceiros. Por exemplo, os fornecedores. Dito isso, aqui estão alguns dos principais objetivos desse tipo de gestão em empresas:
- Melhorar o relacionamento com os fornecedores, sempre em busca de boas parcerias para o negócio;
- Conseguir negociações satisfatórias;
- Reduzir o máximo possível os custos com processos de compras;
- Manter um fluxo adequado de materiais na empresa;
- Incentivar o ato de realizar pesquisas de novos produtos disponíveis no mercado – e que são mais vantajosos para a empresa.
Como controlar o setor de compras de uma empresa?
Existem diversas práticas para que você faça um bom controle das compras na sua empresa, como: criar planilha de compras, fazer boas negociações com fornecedores e muito mais!
Se você preferir, pode investir em ferramentas ou em uma consultoria para fazer a gestão de suas compras. Porém, isso não é uma regra! O setor de compras da sua empresa pode obter melhores resultados somente com a realização de pequenas ações no dia a dia.
Vamos entender melhor quais são elas!
Como fazer um controle de compras?
A seguir, confira algumas dicas que podem te ajudar a melhorar o controle de compras na sua empresa.
1. Deixe alguém no comando
A definição de controles no processo de compras inicia com a tomada de uma importante decisão: colocar alguém responsável pela gestão de compras.
Essa pessoa precisará:
- Selecionar fornecedores;
- Fazer as compras;
- Fiscalizar as compras;
- Efetuar pagamentos;
- Acompanhar os itens no estoque;
- Criar planilhas para controlar as compras;
- Utilizar o software de gestão, caso a empresa tenha um.
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2. Faça o controle do estoque
Um dos principais motivos pelo qual uma empresa pode ter custos desnecessários é porque estão sendo feitas compras que não deveriam acontecer.
Por esse motivo, é muito importante fazer um controle interno no processo de compras e, se possível, utilizar um sistema que ajude a monitorar o estoque.
3. Formalize uma política de compras
É muito importante que exista uma política de compras bem definida e formalizada na sua empresa. Isso inclui selecionar fornecedores, definir termos de contratos, e assim por diante.
Portanto, redija uma política o quanto antes, lembrando que você pode – e deve – modificá-la e atualizá-la como achar melhor.
4. Utilize um sistema de compra
Um pedido de compra é um acordo para comprar mercadorias a um determinado preço e sob determinados termos. Já uma fatura é um pedido de pagamento. Essa questão é apenas uma das várias que envolvem um controle de compras.
Além disso, planilhas manuais podem ser confusas e gerar erros, caso não sejam alimentadas corretamente.
Dito isso, se possível, é importante que a sua empresa conte com um sistema de gestão de compras para evitar aquisições duplicadas, atraso na compra de produtos, erros na emissão de pedidos e assim por diante.
5. Escolha bons fornecedores
No momento de escolher seus fornecedores, compare não apenas seus preços e descontos, mas também suas condições de pagamento, bem como suas políticas de devolução.
Além disso, assegure-se de que sua empresa não estará vinculada a uma “renovação automática” uma vez por ano. Ao invés disso, peça uma opção para renovar.
Contar com bons fornecedores é um fator que faz toda a diferença para as empresas e que, sem dúvida, influencia na redução de custos.
Como fazer um relatório de compras?
Os relatórios de compras são cruciais para orientar o gestor do setor a tomar as melhores decisões para:
- Reduzir custos;
- Manter a gestão de compras em dia;
- Solucionar quaisquer problemas que possam surgir relacionados às compras.
Na verdade, esses são apenas alguns dos benefícios que os relatórios de compras oferecem aos negócios. Portanto, estamos falando de documentos que são muito importantes para empresas.
Com um bom relatório é possível ter maior eficiência na compra de materiais, além de obter otimização de tempo e uma boa análise de dados.
Dito isso, aqui estão algumas informações que você deve se preocupar em gerir e incluir no seu relatório de compras:
- Lista de fornecedores;
- Descrição de negociações e seus status;
- Valores dos produtos;
- Impostos que serão cobrados por cada compra;
- Quantidade de itens no estoque;
- Códigos dos produtos;
- Previsão de entrega dos itens (data);
- Valor do frete;
- Status do pedido – se está sendo separado, a caminho, entregue, etc.
Esse tipo de relatório deve ser elaborado e acompanhado com muito cuidado, já que eles contém informações muito importantes para o controle de compras.
Como a solução da VExpenses pode ajudar
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O Cartão VExpenses para fazer a gestão da caixinha e fundo fixo oferece autonomia quando se trata de realizar e centralizar as despesas da empresa. Todos os setores que precisam realizar despesas necessárias para o trabalho podem fazer o seu uso – se liberado pela empresa –, inclusive o de compras.
O empresário, ou gestor, pode ajustar o limite de valor disponível para determinados gastos, trazendo maior segurança para o financeiro da empresa.
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