A gestão de viagens corporativas é uma área importante para aumentar a eficiência e controlar custos em suas operações.
Com deslocamentos frequentes, tanto nacionais quanto internacionais, é válido que as empresas adotem práticas para assegurar que o capital seja bem utilizado e os objetivos de negócios alcançados sem comprometer o orçamento.
Neste texto, vamos trazer a definição de gestão de viagens corporativas e sua importância, além de dicas práticas para otimizar a prestação de contas das viagens na sua empresa.
Boa leitura!
O que é uma viagem corporativa?
Uma viagem corporativa é um deslocamento realizado por um gestor ou colaborador com o objetivo de cumprir tarefas ou atribuições relacionadas ao trabalho.
Essas viagens incluem desde reuniões com clientes, participação em conferências, treinamentos e visitas a fornecedores, até outras atividades que exigem a presença física do funcionário fora de seu local de trabalho.
Viagens a trabalho podem ajudar a impulsionar negócios, fortalecer relações profissionais e abrir novas oportunidades de mercado.
Além da parte logística, como compra de passagens e hospedagem, a gestão de viagens corporativas envolve o gerenciamento de despesas corporativas, com o monitoramento e controle dos custos a fim de garantir a conformidade com as políticas internas.
Qual é a importância da gestão de viagens corporativas?
A gestão de viagens corporativas tem uma função operacional e financeira importante para as empresas. Com a adoção de práticas internas estruturadas, as empresas conseguem otimizar seus recursos, além de garantir uma boa experiência para seus colaboradores durante as viagens a trabalho.
A seguir, entenda melhor por que uma gestão eficiente de viagens a trabalho é tão importante.
Controle de custos
A gestão de viagens corporativas cria um controle dos custos relativos às atividades de deslocamento. Por meio de políticas internas eficientes e do uso de ferramentas de gestão de despesas corporativas, as empresas conseguem monitorar e limitar os gastos, evitando desperdícios financeiros para garantir uma previsibilidade orçamentária.
Segurança dos colaboradores
É prioritário garantir a segurança e a satisfação dos colaboradores durante viagens corporativas. Ao incorporar os direitos dos funcionários e medidas de segurança nas políticas de viagem, as empresas demonstram seu compromisso com o bem-estar de sua equipe.
Eficiência operacional
Uma boa gestão de viagens corporativas contribui para uma operação mais eficiente dentro da empresa. Automatizando processos — como as reservas de viagens por meio das Online Booking Tools (OBTs) e o gerenciamento de despesas com plataformas como a VExpenses —, as empresas reduzem a carga administrativa sobre os colaboradores. Isso permite que eles se concentrem em suas funções principais, melhorando a produtividade.
Sustentabilidade
Ao integrar práticas sustentáveis nas políticas de viagem, as empresas conseguem reduzir seu impacto ambiental e fortalecer a imagem corporativa. Isso pode incluir a escolha de opções de transportes mais eco-friendly, o consumo consciente de recursos durante as viagens e a adoção de políticas de compensação de carbono, demonstrando responsabilidade ambiental.
Melhoria contínua
A gestão de viagens corporativas proporciona uma base sólida para a melhoria contínua dos processos. Por meio da análise de dados e feedbacks dos colaboradores e parceiros de negócios, as empresas conseguem identificar áreas de oportunidade e implementar ajustes para aprimorar ainda mais suas políticas e práticas de viagem.
6 dicas para uma gestão eficiente das viagens corporativas
Como vimos acima, a gestão de viagens corporativas feita de forma eficiente é relevante para garantir economia, conformidade e segurança para a empresa e seus colaboradores.
Pensando nisso, separamos 6 dicas que vão ajudar na otimização desse processo. Confira!
1. Estabeleça uma política de viagem
A primeira etapa para uma boa gestão de viagens corporativas é estabelecer uma política clara e detalhada, que deve definir diretrizes sobre quais tipos de viagens são permitidas, limites de gastos por categoria, procedimentos de aprovação de orçamento, além do reembolso das despesas realizadas na viagem.
Integrar a gestão de despesas corporativas nesse processo é importante para garantir um maior controle financeiro.
2. Faça o planejamento das viagens
Planejar cuidadosamente cada viagem é importante para maximizar a eficiência e reduzir alguns custos.
Isso inclui o processo de aprovação do orçamento, a busca por tarifas mais baixas e a escolha das opções de locomoção com o melhor custo-benefício para a empresa e para o colaborador.
3. Negocie com fornecedores
Negociar com fornecedores é um caminho interessante para obter tarifas corporativas vantajosas, seja com companhias aéreas, redes hoteleiras e locadoras de veículos. Isso vai facilitar o acesso a condições especiais, descontos e até mesmo a programas de fidelidade.
4. Crie protocolos de segurança
Priorizar a segurança dos colaboradores durante as viagens é uma responsabilidade corporativa. Implementar protocolos de segurança que incluem seguro de viagem abrangente, assistência em emergências e informações detalhadas sobre destinos ajuda a diminuir riscos e proporciona tranquilidade aos envolvidos.
5. Invista em ferramentas tecnológicas
Ferramentas adequadas podem simplificar e melhorar significativamente a gestão de viagens corporativas. Desde plataformas de gestão de despesas, como a VExpenses, até aplicativos para reserva de viagens, locomoção e localização, tornam o investimento em soluções tecnológicas um potencial para o aumento da eficiência operacional e da transparência nos processos de viagem.
6. Monitore as despesas
O monitoramento contínuo das despesas é relevante para identificar áreas de oportunidade e controlar o orçamento da empresa. Uma vigilância ativa sobre os gastos realizados durante as viagens permite ajustes rápidos e informados, além de fornecer insights para futuras melhorias na gestão de viagens corporativas.
Como otimizar a prestação de contas em viagens corporativas?
Uma prestação de contas dinâmica e efetiva durante as viagens corporativas ajuda a simplificar os processos administrativos, além de promover uma gestão financeira mais precisa e transparente.
Para alcançar esse objetivo, invista em ferramentas e práticas que facilitem o registro e a organização das despesas. Nesse contexto, a VExpenses se destaca como a melhor opção do mercado para gestão de despesas corporativas, como veremos a seguir.
Transforme despesas em estratégia com a VExpenses
A VExpenses oferece uma plataforma intuitiva que permite aos colaboradores registrarem facilmente todas as despesas relacionadas à viagem corporativa.
Desde passagens aéreas e hospedagem até pequenas despesas como alimentação e transporte local, dentro da nossa plataforma é possível centralizar todas as informações necessárias para uma prestação de contas detalhada e precisa.
Uso estratégico do cartão corporativo
O cartão corporativo vai otimizar o processo de gestão de despesas em viagens corporativas. Esses cartões permitem pagamentos diretos e automatizados, reduzindo significativamente o tempo necessário para conciliar e aprovar despesas.
Com o cartão corporativo VExpenses, você elimina gargalos financeiros que atrapalham a produtividade dos colaboradores e mantém o controle do orçamento, além de outro diferenciais, como:
- gastos do cartão integrados ao app;
- conciliação automática das transações;
- controle dos valores e extrato de despesas;
- autonomia nas solicitações de valores;
- gestão de grupos: controle de cartões separados por grupos.
Reembolso de quilometragem via GPS
Na plataforma VExpenses, você cadastra a sua política de quilometragem e garante autenticidade sobre o valor a reembolsar por km rodado por meio do:
- registro de percurso em tempo real utilizando o GPS;
- lançamento de rotas após a viagem, calculando a distância de origem e destino com o mapeamento da Google;
- cadastramento de trechos recorrentes que facilitam a prestação de contas de percursos frequentes.
Gestão de combustível
Outro recurso que a plataforma VExpenses oferece é a gestão do combustível gastos nas viagens corporativas.
Isso facilita a rotina dos colaboradores em viagens, ao mesmo tempo em que controla os gastos e garante economia nos abastecimentos de veículos da sua empresa.
Confira outras vantagens:
- registro dos dados de abastecimentos, como valor pago por litro, odômetro, qual combustível, etc;
- integração com o cartão VExpenses para informações exatas sobre o valor gasto nos abastecimentos;
- comparação das informações dos gastos de combustível com as de despesas de percurso;
- personalização dos campos obrigatórios para o lançamento das despesas (placa, tipo de veículo, odômetro e quilometragem).
- alertas sobre despesas de combustível com alguma irregularidade.
Com a VExpenses, você vai transformar a gestão de viagens corporativas da sua empresa e trazer eficiência e economia para os processos rotineiros de prestação de contas.
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