A digitalização de documentos é um recurso muito útil atualmente. Além de facilitar a troca de informação, ainda ajuda a preservar as informações contidas neles.
Mas qual será a validade legal desses documentos? Será que uma nota fiscal digitalizada vale para entrar com pedido de reembolso, por exemplo?
A transformação digital já vem impactando o âmbito comercial e jurídico há algum tempo. Em 2008, começava a ser implantado o sistema da nota fiscal eletrônica como alternativa à emissão da NFfísica).
Antes disso, em 2001, o certificado digital, muito usado por contadores, já demonstrava a tendência da substituição dos documentos físicos pelos digitais.
Todas essas mudanças causaram muitas dúvidas e desconfianças em seu início. Hoje em dia, por outro lado, a emissão de nota fiscal eletrônica é obrigatória e já se tornou comum às rotinas de transações comerciais e prestação de serviços.
A digitalização de documento fiscal e a legalidade do uso desses documentos é uma questão que vem sendo bastante discutida ultimamente.
Isso porque vem acontecendo um grande movimento no meio legal para acompanhar a modernização dos processos de gestão e de apresentação de documentos das empresas.
E, como ocorreu com todas as outras mudanças, esse processo de modernização também tem gerado bastante dúvidas entre gestores e empresários. Questionamentos que vão desde a legalidade dos documentos digitalizados até segurança contra fraudes.
Para clarear um pouco as ideias e esclarecer as principais dúvidas, preparamos este conteúdo especial sobre como lidar com documentos digitais.
Nota fiscal digitalizada: o que diz a lei
As legislações brasileiras em vigor são favoráveis ao uso de imagens digitalizadas para comprovar despesas. E reconhecem a validade expressa de documento digital como prova.
Apesar de muitos acharem que essa é uma novidade, isso não é assim tão recente. Em 2015, com a aprovação da lei n° 13.105, os órgãos públicos passaram a aceitar a reprodução de imagens como prova dos fatos ou coisas representadas. No ano seguinte o Senado Federal, por meio do Projeto de Lei 146/2007 atualizou a aprovação, considerando que o documento digitalizado passava a ter a mesma validade jurídica do impresso.
Recentemente o Senado Federal aprovou a Medida Provisória (MP) nº 881 ou MP da Liberdade Econômica, como ficou popularmente conhecida. O texto da medida corrobora as leis anteriores e inclui regras que visam a desburocratização e simplificação de processos fiscais para empreendedores e empresas.
Além disso, a alteração proposta pela MP acompanha a evolução digital e sugere que documentos fiscais podem ser armazenados em versão digitalizada. Ou seja, digitalizar nota fiscal e outros documentos é legalmente aceito para fins de fiscalização.
Benefícios da digitalização de documentos
Digitalizar notas fiscais, contas pagas, recibos e outros documentos é uma tendência inevitável nos dias atuais. E, embora algumas pessoas ainda torçam o nariz para a incorporação da tecnologia, empresários e empreendedores não devem temer a evolução digital que estamos vivenciando.
Pelo contrário, adotar o documento digital é um caminho repleto de vantagens para a gestão do negócio, como, por exemplo:
- evitar os recibos impressos em papéis termossensíveis que têm tempo de vida muito baixo, sendo danificados rapidamente e facilmente;
- a conversão digital dos documentos cria um arquivo permanente e seguro;
- gerenciamento e localização mais prática e rápida;
- custo benefício do armazenamento mais em conta;
- otimização de espaço físico, eliminando pastas de arquivamento e acúmulo de papel;
- desburocratização de processos;
- mais facilidade para o colaborador;
- mais agilidade e otimização de processo para a empresa;
- E, claro, o benefício ambiental da eliminação do uso de grandes quantidades de papel.
Boas práticas na utilização do documento digital
Hoje em dia, as câmeras de alta resolução dos celulares e os aplicativos adequados tornam o processo de digitalização muito mais rápido e prático.
Mas mesmo com toda a facilidade e tecnologia ao seu favor, é necessário ficar atento às regras de digitalização e como podem ser utilizados esses documentos.
Como escanear nota fiscal corretamente?
Em relação ao processo de digitalizar nota fiscal através do smartphone segue a recomendação:
- escolha um local com iluminação adequada;
- observe se a luz está fazendo sombra no documento ou se a alta exposição está prejudicando a leitura;
- verifique se o documento está com uma boa legibilidade;
- certifique-se de que todas as informações exigidas pela empresa na política de reembolso estão facilmente legíveis.
Neste momento é recomendável o uso de apps específicos, como o CamScanner e o VExpenses, ao invés do app da câmera do celular.
O CamScanner é utilizado quando deseja-se transformar seu documento em PDF para que possa ser arquivado.
Já o VExpenses possui a funcionalidade Intelliscan, que armazena tanto a imagem da nota fiscal ou recibo, quanto preenche automaticamente os dados das despesas a trabalho a serem incluídas no relatório de reembolso de despesas.
Quais cuidados tomar para ficar em dia com o Fisco?
Assim como existem regras de utilização e armazenamento dos documentos impressos, o mesmo ocorre com as notas escaneadas. Para não ter problemas com o Fisco, é aconselhado seguir as seguintes orientações:
- o documento digital deve ser armazenado em arquivo XML;
- emitente e destinatários devem manter o documento armazenado, sob sua responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária que, atualmente, é de 5 anos mais o ano vigente;
- quando solicitados, a nota fiscal digitalizada deve ser apresentada à administração tributária;
Atente-se! A perda ou não armazenamento pode acarretar em multas e diversos problemas para a empresa.
Além disso, de acordo com as diretrizes da nova MP, para que os documentos digitais tenham o mesmo valor dos físicos, é necessário que sua cópia digital seja autenticada através de uma assinatura digital, para garantir que o documento não sofra alterações após sua digitalização.
A certificação digital utiliza criptografia capaz de identificar se um documento foi ou não alterado após assinatura digital. Assim, quando submetido a um programa específico, é possível saber se o documento digitalizado foi adulterado.
Atualmente há versões de certificado digital para pessoas físicas e jurídicas, além da possibilidade de utilizar em nuvem ou celular. É importante que a decisão sobre qual tipo de certificado utilizar passe pelo departamento ou consultor jurídico da empresa.
Como é feito o armazenamento e segurança da nota fiscal digitalizada?
Esse é um ponto que merece bastante atenção. Apesar de mais prático e seguro, dependendo da forma como o documento é armazenado, ele fica sujeito a certos riscos, como roubo ou perda da informação.
O primeiro erro que pode ser fatal é deixar as notas escaneadas armazenadas apenas no próprio computador. Não que isso seja proibido, mas evite deixar os documentos salvos apenas neste dispositivo. Computadores são suscetíveis à corrompimentos. Sem contar que a própria organização em pastas pode não ser tão funcional e rápida.
As plataformas em nuvem são opções saudáveis que permitem o backup dos dados e possuem sistemas de segurança que estão em constante atualização contra ataques comuns na internet.
Uma ótima recomendação de organização correta de nota fiscal digitalizada é ter uma plataforma de armazenamento e consulta de documentos fiscais. Melhor ainda se ela tiver integração com sistema que possibilite digitalizar todos os comprovantes de despesas.
O VExpenses, assim como outras plataformas, é uma ferramenta tecnológica que coloca sua empresa no mundo digital, eliminando o uso de papel no processo de reembolso de despesas.
Além de guardar documentos digitais de despesas de funcionários, como já dissemos anteriormente, o Intelliscan permite a digitalização e o preenchimento automático através do uso de tecnologia OCR. E ainda oferece o relatório completo dos gastos. Tudo isso em um mesmo lugar!
A tendência é de que os documentos em papel passem a ser cada vez menos utilizados e, até mesmo, emitidos. E, adaptar-se ao digital não deve ser visto como algo que sua empresa vai fazer porque está sendo imposta. As vantagens de segurança e agilidade nos processos devem ser vistas como uma grande vantagem, tanto para os colaboradores, quanto para funcionários.
Afinal, contar com a tecnologia tanto no processo de reembolso de despesas quanto nos demais processos do negócio, torna a eficiência da empresa e da sua equipe um importante diferencial na hora de conseguir vantagem competitiva no mercado.
Agora que você sabe tudo que a digitalização de notas fiscais pode fazer de positivo para o seu negócio, fique por dentro de todas as outras funcionalidades do VExpenses por meio da história de sucesso da Inpasa Brasil!
Possuo uma empresa que faz as próprias entregas dentro do município, Sou obrigado a circular com a NF impressa ou posso levar somente o arquivo digitalizado acompanhado do XML?
Olá, Bruno! Tudo bem?
A Secretaria da Fazenda determina que o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) seja veiculado junto à mercadoria sempre que esta estiver em trânsito.
O órgão não prevê condições de exceção para a documentação da circulação de mercadorias. Sendo assim, podemos interpretar que mesmo que a entrega seja dentro do próprio município, você precisará realizá-la junto com o DANFE.
Porém, em caso de de delivery dentro do Estado, nas vendas para consumidor final, para entregas de produtos provenientes de pizzarias, lanchonetes, restaurantes, farmácias, floriculturas, etc, será exigida na NFC-e a identificação do consumidor e do endereço de entrega.
Caso queira saber mais, existem duas páginas no portal da Secretaria da Fazenda que reúne as principais dúvidas sobre os temas, confira:
Dúvidas frequentes sobre Nota Fiscal Eletrônica;
Dúvidas frequentes sobre Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica.
Espero ter ajudado!
Até mais!