Nota fiscal digitalizada: o que é, quais os benefícios e boas práticas!

Tem dúvidas quanto à legalidade das notas ficais digitalizadas? Leia nosso guia sobre o assunto e entenda tudo que você deve saber!
19 de novembro de 2019
8 min de leitura

A digitalização de documentos é um recurso muito útil atualmente. Além de facilitar a troca de informação, ainda ajuda a preservar as informações contidas neles.

Mas qual será a validade legal desses documentos? Será que uma nota fiscal digitalizada vale para entrar com pedido de reembolso, por exemplo?

A transformação digital já vem impactando o âmbito comercial e jurídico há algum tempo. Em 2008, começava a ser implantado o sistema da nota fiscal eletrônica como alternativa à emissão da NFfísica).

Antes disso, em 2001, o certificado digital, muito usado por contadores, já demonstrava a tendência da substituição dos documentos físicos pelos digitais.

Todas essas mudanças causaram muitas dúvidas e desconfianças em seu início. Hoje em dia, por outro lado, a emissão de nota fiscal eletrônica é obrigatória e já se tornou comum às rotinas de transações comerciais e prestação de serviços.

A digitalização de documento fiscal e a legalidade do uso desses documentos é uma questão que vem sendo bastante discutida ultimamente.

Isso porque vem acontecendo um grande movimento no meio legal para acompanhar a modernização dos processos de gestão e de apresentação de documentos das empresas.

E, como ocorreu com todas as outras mudanças, esse processo de modernização também tem gerado bastante dúvidas entre gestores e empresários. Questionamentos que vão desde a legalidade dos documentos digitalizados até segurança contra fraudes.

Para clarear um pouco as ideias e esclarecer as principais dúvidas, preparamos este conteúdo especial sobre como lidar com documentos digitais.

Nota fiscal digitalizada: o que diz a lei

As legislações brasileiras em vigor são favoráveis ao uso de imagens digitalizadas para comprovar despesas. E reconhecem a validade expressa de documento digital como prova.

Apesar de muitos acharem que essa é uma novidade, isso não é assim tão recente. Em 2015, com a aprovação da lei n° 13.105, os órgãos públicos passaram a aceitar a reprodução de imagens como prova dos fatos ou coisas representadas. No ano seguinte o Senado Federal, por meio do Projeto de Lei 146/2007 atualizou a aprovação, considerando que o documento digitalizado passava a ter a mesma validade jurídica do impresso.

Recentemente o Senado Federal aprovou a Medida Provisória (MP) nº 881 ou MP da Liberdade Econômica, como ficou popularmente conhecida. O texto da medida corrobora as leis anteriores e inclui regras que visam a desburocratização e simplificação de processos fiscais para empreendedores e empresas. 

Além disso, a alteração proposta pela MP acompanha a evolução digital e sugere que documentos fiscais podem ser armazenados em versão digitalizada. Ou seja, digitalizar nota fiscal e outros documentos é legalmente aceito para fins de fiscalização. 

Benefícios da digitalização de documentos

Digitalizar notas fiscais, contas pagas, recibos e outros documentos é uma tendência inevitável nos dias atuais. E, embora algumas pessoas ainda torçam o nariz para a incorporação da tecnologia, empresários e empreendedores não devem temer a evolução digital que estamos vivenciando.

Pelo contrário, adotar o documento digital é um caminho repleto de vantagens para a gestão do negócio, como, por exemplo:

  • evitar os recibos impressos em papéis termossensíveis que têm tempo de vida muito baixo, sendo danificados rapidamente e facilmente;
  • a conversão digital dos documentos cria um arquivo permanente e seguro;
  • gerenciamento e localização mais prática e rápida;
  • custo benefício do armazenamento mais em conta;
  • otimização de espaço físico, eliminando pastas de arquivamento e acúmulo de papel;
  • desburocratização de processos;
  • mais facilidade para o colaborador;
  • mais agilidade e otimização de processo para a empresa;
  • E, claro, o benefício ambiental da eliminação do uso de grandes quantidades de papel.

Boas práticas na utilização do documento digital

Hoje em dia, as câmeras de alta resolução dos celulares e os aplicativos adequados tornam o processo de digitalização muito mais rápido e prático.

Mas mesmo com toda a facilidade e tecnologia ao seu favor, é necessário ficar atento às regras de digitalização e como podem ser utilizados esses documentos.

Como escanear nota fiscal corretamente?

Em relação ao processo de digitalizar nota fiscal através do smartphone segue a recomendação:

  • escolha um local com iluminação adequada;
  • observe se a luz está fazendo sombra no documento ou se a alta exposição está prejudicando a leitura;
  • verifique se o documento está com uma boa legibilidade;
  • certifique-se de que todas as informações exigidas pela empresa na política de reembolso estão facilmente legíveis.

Neste momento é recomendável o uso de apps específicos, como o CamScanner e o VExpenses, ao invés do app da câmera do celular.

O CamScanner é utilizado quando deseja-se transformar seu documento em PDF para que possa ser arquivado. 

Já o VExpenses possui a funcionalidade Intelliscan, que armazena tanto a imagem da nota fiscal ou recibo, quanto preenche automaticamente os dados das despesas a trabalho a serem incluídas no relatório de reembolso de despesas.

Quais cuidados tomar para ficar em dia com o Fisco?

Assim como existem regras de utilização e armazenamento dos documentos impressos, o mesmo ocorre com as notas escaneadas. Para não ter problemas com o Fisco, é aconselhado seguir as seguintes orientações:

  • o documento digital deve ser armazenado em arquivo XML;
  • emitente e destinatários devem manter o documento armazenado, sob sua responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária que, atualmente, é de 5 anos mais o ano vigente;
  • quando solicitados, a nota fiscal digitalizada deve ser apresentada à administração tributária;

Atente-se! A perda ou não armazenamento pode acarretar em multas e diversos problemas para a empresa.

Além disso, de acordo com as diretrizes da nova MP, para que os documentos digitais tenham o mesmo valor dos físicos, é necessário que sua cópia digital seja autenticada através de uma assinatura digital, para garantir que o documento não sofra alterações após sua digitalização.

A certificação digital utiliza criptografia capaz de identificar se um documento foi ou não alterado após assinatura digital. Assim, quando submetido a um programa específico, é possível saber se o documento digitalizado foi adulterado.

Atualmente há versões de certificado digital para pessoas físicas e jurídicas, além da possibilidade de utilizar em nuvem ou celular. É importante que a decisão sobre qual tipo de certificado utilizar passe pelo departamento ou consultor jurídico da empresa.

Como é feito o armazenamento e segurança da nota fiscal digitalizada?

Esse é um ponto que merece bastante atenção. Apesar de mais prático e seguro, dependendo da forma como o documento é armazenado, ele fica sujeito a certos riscos, como roubo ou perda da informação.

O primeiro erro que pode ser fatal é deixar as notas escaneadas armazenadas apenas no próprio computador. Não que isso seja proibido, mas evite deixar os documentos salvos apenas neste dispositivo. Computadores são suscetíveis à corrompimentos. Sem contar que a própria organização em pastas pode não ser tão funcional e rápida.

As plataformas em nuvem são opções saudáveis que permitem o backup dos dados e possuem sistemas de segurança que estão em constante atualização contra ataques comuns na internet.

Uma ótima recomendação de organização correta de nota fiscal digitalizada é ter uma plataforma de armazenamento e consulta de documentos fiscais. Melhor ainda se ela tiver integração com sistema que possibilite digitalizar todos os comprovantes de despesas.

VExpenses, assim como outras plataformas, é uma ferramenta tecnológica que coloca sua empresa no mundo digital, eliminando o uso de papel no processo de reembolso de despesas.

Além de guardar documentos digitais de despesas de funcionários, como já dissemos anteriormente, o Intelliscan permite a digitalização e o preenchimento automático através do uso de tecnologia OCR. E ainda oferece o relatório completo dos gastos. Tudo isso em um mesmo lugar!

A tendência é de que os documentos em papel passem a ser cada vez menos utilizados e, até mesmo, emitidos. E, adaptar-se ao digital não deve ser visto como algo que sua empresa vai fazer porque está sendo imposta. As vantagens de segurança e agilidade nos processos devem ser vistas como uma grande vantagem, tanto para os colaboradores, quanto para funcionários.

Afinal, contar com a tecnologia tanto no processo de reembolso de despesas quanto nos demais processos do negócio, torna a eficiência da empresa e da sua equipe um importante diferencial na hora de conseguir vantagem competitiva no mercado. 


Agora que você sabe tudo que a digitalização de notas fiscais pode fazer de positivo para o seu negócio, fique por dentro de todas as outras funcionalidades do VExpenses por meio da história de sucesso da Inpasa Brasil!

Carolina Crumo
Curtiu o conteúdo? Compartilhe nosso artigo!
Comentários
  1. Possuo uma empresa que faz as próprias entregas dentro do município, Sou obrigado a circular com a NF impressa ou posso levar somente o arquivo digitalizado acompanhado do XML?

    1. Olá, Bruno! Tudo bem?

      A Secretaria da Fazenda determina que o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) seja veiculado junto à mercadoria sempre que esta estiver em trânsito.

      O órgão não prevê condições de exceção para a documentação da circulação de mercadorias. Sendo assim, podemos interpretar que mesmo que a entrega seja dentro do próprio município, você precisará realizá-la junto com o DANFE.

      Porém, em caso de de delivery dentro do Estado, nas vendas para consumidor final, para entregas de produtos provenientes de pizzarias, lanchonetes, restaurantes, farmácias, floriculturas, etc, será exigida na NFC-e a identificação do consumidor e do endereço de entrega.

      Caso queira saber mais, existem duas páginas no portal da Secretaria da Fazenda que reúne as principais dúvidas sobre os temas, confira:
      Dúvidas frequentes sobre Nota Fiscal Eletrônica;
      Dúvidas frequentes sobre Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica.

      Espero ter ajudado!
      Até mais!

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Mais lidos da semana
Histórias de Sucesso

Saiba como o BRASAS reduziu em 75% o tempo da gestão de despesas com os cartões VExpenses

O BRASAS revolucionou a gestão das despesas das unidades do Rio de Janeiro utilizando os cartões VExpenses. Com isso, a empresa conquistou uma redução de 75% no tempo gasto no processo completo, desde a prestação de contas até a reposição de valores aos cartões. Ampliando horizontes por meio da língua inglesa Com 58 anos de […]
Juliana Vasconcelos
12/06/2024
9 min de leitura
Viagens Corporativas

OBTs: como usar essas ferramentas na gestão de viagens corporativas?

Descubra como as Online Booking Tools (OBTs) revolucionam a gestão de viagens corporativas, automatizando processos, oferecendo controle e proporcionando economia de tempo e recursos. Saiba como escolher a melhor OBT para sua empresa e otimize suas operações de viagem hoje! No mundo das viagens corporativas, otimização e controle são fundamentais para o sucesso operacional. Uma […]
Tarina Lemmi
11/06/2024
8 min de leitura
Controle de Combustível

Gestão de combustível: economia e eficiência para a sua empresa

A gestão de combustível é o controle e monitoramento do consumo de combustíveis em veículos ou frotas de uma empresa. Seu objetivo é otimizar o uso, reduzir custos e garantir eficiência operacional. Na dinâmica do mundo empresarial moderno, em que a gestão eficaz dos recursos é extremamente importante para o sucesso operacional e financeiro, o […]
Tarina Lemmi
06/06/2024
10 min de leitura
Receba as notícias mais relevantes sobre finanças diretamente no seu e-mail!
Fique por dentro de tudo que acontece no mercado financeiro e receba em primeira mão informações sobre as novidades.

    Ao enviar este formulário, declaro que li e aceito a Política de Privacidade.