A quebra de caixa é um termo muito usado na área financeira e está relacionada com a diferença de valores contabilizados entre aquilo que foi registrado e o valor real de dinheiro presente no caixa de uma empresa.
Em síntese, a quebra de caixa ocorre quando o saldo existente não corresponde aos registros de valores.
Compreender o conceito de quebra de caixa é crucial para uma gestão financeira responsável, garantindo transparência nas operações, conformidade legal e a tomada de decisões embasadas em dados reais.
Vem com a gente para entender como ele funciona e conferir as melhores dicas para evitá-lo!
O que é Quebra de Caixa?
Quebra de caixa diz respeito à discrepância entre o valor teórico e o valor real presentes no caixa de uma empresa. Ela ocorre quando o saldo existente não é o mesmo esperado ou planejado.
Nesse sentido, é importante realizar um controle rigoroso das movimentações do caixa para evitar a inconsistência de valores e o surgimento de problemas financeiros, garantindo operações mais precisas e corretas.
Como funciona a Quebra de Caixa?
A quebra de caixa funciona a partir da análise de possíveis diferenças entre o valor previsto e o valor existente no caixa. Esse processo tem por objetivo fazer a comprovação entre o montante registrado nas operações financeiras realizadas e o valor presente no caixa.
Sendo assim, para ser considerada quebra de caixa, a diferença dos valores deve ser negativa, ou seja, é necessário faltar dinheiro no caixa. Do contrário, quando há dinheiro a mais, chama-se de sobra de caixa.
Quais as causas da Quebra de Caixa?
A quebra de caixa é uma situação que pode acontecer pelos mais diversos motivos, como, por exemplo, falhas na contabilização e registro das operações que levam a inconsistências no saldo.
Outro causa da quebra de caixa está relacionada com atividades criminosas, como furtos, fraudes e desvios de fundos de forma indevida.
Os erros em cálculos financeiros também podem acarretar em quebra de caixa, assim como depósitos e retiradas não registradas, pagamentos não processados ou registrados, fluxo de caixa inconsistente, erros ao entregar ou receber o troco, transações não autorizadas, etc.
Por que evitar a Quebra de Caixa é importante?
Evitar a quebra de caixa é essencial porque ela está diretamente associada com a saúde financeira de uma empresa.
Dessa forma, quando ela ocorre de maneira frequente em uma organização, isso pode sinalizar que há problemas na gestão ou até mesmo uma ausência de controle interno ou a incidência de práticas fraudulentas na operação do caixa.
A quebra de caixa pode resultar, inclusive, em perdas financeiras significativas, inconsistências no fluxo de caixa e, consequentemente, afetar a lucratividade da companhia.
Por tudo isso, evitar a quebra de caixa é essencial para tornar a gestão de dinheiro mais eficiente e minimizar os riscos financeiros.
Como calcular a Quebra de Caixa?
O cálculo da quebra de caixa envolve a comparação do valor esperado de dinheiro em caixa com o valor real existente.
Normalmente, esse cálculo é feito no final de um período específico, como no encerramento do expediente do colaborador que atua na frente de caixa, por exemplo.
Por isso, para fazer o cálculo, o primeiro passo é reunir todos os dados de transações feitas neste período, como vendas, saques, trocos ou depósitos.
Depois, some as operações para obter o valor esperado de dinheiro no caixa efaça a contagem dos valores no final do período. Em seguida, realize a comparação e o cálculo da quebra do caixa da seguinte forma:
Em posse do valor existente, subtraiao valor esperado do caixa. Em caso de resultado positivo, há sobra de caixa. Em caso negativo, indica a quebra de caixa, ou seja, há menos dinheiro no caixa do que o esperado.
Se ocorrer o segundo caso, é importante que seja iniciada uma análise profunda da situação para entender quais as causas da quebra de caixa e, assim, tomar decisões mais adequadas.
O que fazer quando ocorre a Quebra de Caixa?
Em caso de quebra de caixa, como mencionamos, é indicado uma avaliação da causa dessa divergência de dinheiro.
O objetivo é levar os motivos para tomar as medidas de correção apropriadas, como fazer a revisão dos registros de transações e identificar erros de contabilidade para melhorar os procedimentos de controle interno ou investigar eventuais fraudes.
Dicas para evitar que a Quebra de Caixa aconteça
Para evitar a quebra de caixa, adote práticas e controle rigoroso de contagem, registro e reconciliação de operações para assegurar a precisão do caixa.
Invista também em treinamento dos colaboradores que atuam na frente de caixa, para que os processos possam ser feitos de maneira correta e dentro dos padrões estabelecidos pela empresa.
Uma dica importante é utilizar sistemas de gestão que automatizam os registros, diminuindo erros humanos e evitando inconsistências.
Estabeleça uma rotina de acompanhamento periódico para fazer a comparação de registros com o valor existente no caixa e identificar eventuais problemas.
Outro cuidado importante é restringir o acesso ao caixa somente para colaboradores autorizados e responsáveis.
Implemente também medidas de segurança, como câmeras de vigilância e auditorias internas para prevenir ações fraudulentas. Mantenha registros detalhados de todas as transações e estabeleça metas de precisão de caixa para diminuir as quebras.
Ao identificar incompatibilidade, investigue e resolva a causa da quebra de caixa. Outra dica é realizar auditorias externas regulares para assegurar a conformidade com as práticas da empresa.
Conclusão
A quebra de caixa é uma situação que pode ocorrer em qualquer empresa, mas lembre-se que, para evitar que ela aconteça, é necessário redobrar a atenção no fluxo de caixa e seguir as nossas dicas.
Gostou do artigo? Então, continue nos acompanhando por aqui e não deixe de conferir outros conteúdos sobre o universo financeiro empresarial no nosso blog.
Assista à nossa demonstração sobre prestação de contas eficiente:
Descubra como automatizar e simplificar a prestação de contas da sua empresa.