Saiba mais sobre o que é compliance e self compliance em viagens corporativas, e confira 13 dicas práticas para melhorar a gestão de compliance na sua empresa!
O que é compliance e qual a sua Importância em viagens corporativas?
O significado de compliance deriva do verbo em inglês “to comply” e significa estar em conformidade com uma regra.
No contexto empresarial, o compliance está relacionado à conduta da empresa e sua adequação às normas dos órgãos de regulamentação.
Assim, o sistema de compliance envolve todas as regras, políticas, controles internos e externos e diretrizes estabelecidas para o seu negócio em todas as esferas: fiscal, trabalhista, financeira, contábil, ambiental, previdenciária, jurídica, ética, etc.
Existem uma série de benefícios da gestão de compliance para a empresa, especialmente se houver uma estrutura para ela.
Nas viagens corporativas, o compliance está associado ao cumprimento de políticas internas relacionadas às viagens e ao self compliance – à gestão dos próprios atos para respeito às regras.
O conceito de self compliance indica que além da necessidade de a empresa estabelecer e fiscalizar normas, há a necessidade de que estimule que cada indivíduo reexamine suas práticas, monitorando a si mesmo.
O compliance e o self compliance estão fortemente associados à transparência e à ética.
Os benefícios do compliance e do self compliance vão desde o fortalecimento da confiança dentro e fora da empresa à melhor gestão dos recursos e redução de custos – gerando valor para funcionários, empresas e consumidores.
Confira agora 13 dicas práticas para garantir compliance nas viagens corporativas!
13 dicas práticas para garantir o compliance da sua viagem corporativa
1. Crie e/ou aprimore sua Política de Viagens Corporativas
O primeiro critério de importância quando falamos sobre compliance e self compliance em viagens corporativas, sempre será a política de viagens corporativas.
Não é uma novidade, já que o compliance nesse contexto diz respeito a cumprir políticas internas.
Para que as regras internas sejam cumpridas, elas precisam ser formalizadas e difundidas.
Se as regras existem apenas informalmente, podem ser mais facilmente distorcidas e difíceis de repassar a novos colaboradores.
A criação de uma política de viagens favorece o self compliance à medida que norteia melhor os colaboradores – que saberão como devem proceder nas viagens corporativas, seja em relação aos fornecedores, às despesas e à própria conduta.
A política de viagens corporativas pode ser definida como um apanhado de diretrizes em relação às jornadas empresariais, dentro ou fora do país de origem da empresa.
Estas diretrizes estabelecerão todas as demandas a serem seguidas durante todo o processo da viagem, desde o seu planejamento até sua conclusão.
Se você já tem uma política de viagens, verifique se ela realmente contém todos os aspectos essenciais durante todo o processo de viagem.
2. Crie e/ou aprimore sua Política de Reembolso
É necessário também estruturar e formalizar uma política de reembolso – já que os reembolsos são uma prática muito recorrente de pagamentos corporativos em viagens.
A política de reembolso de despesas tem como objetivo estabelecer e deixar claro quais despesas são reembolsáveis aos funcionários, como é calculado o valor que será reembolsado, como o processo de reembolso ocorrerá e quais procedimentos e regras devem ser respeitados por parte dos funcionários e da empresa para que o reembolso ocorra.
Para te ajudar nessa tarefa, você pode utilizar o nosso Criador de Política de Reembolsos – onde você obtém gratuitamente um documento personalizado para a sua empresa!
3. Crie e/ou aprimore sua Política de Uso de Cartão Corporativo
Outra política importante para compliance e self compliance na empresa é a política de uso de cartão corporativo.
Esta define e formaliza regras para utilização de cartão corporativo e outros aspectos relacionados a esse uso como penalidades do descumprimento – auxiliando na redução de fraudes.
4. Divulgue as políticas de maneira eficaz
Não é possível fortalecer o self compliance se as políticas existirem, mas não forem divulgadas.
É importante garantir que os colaboradores tenham acesso às políticas internas da empresa – sempre que precisarem consultá-las, mesmo que remotamente.
É ideal também que elas sejam apresentadas a eles em reuniões e palestras, já que o conteúdo apenas escrito pode não ser integralmente absorvido.
5. Aprimore a prestação de contas
Um processo bem estabelecido de prestação de contas favorece o self compliance e o compliance – dificultando desde fraudes à perda de informações.
Para isso, invista na padronização de relatórios de viagens, vendas e despesas.
Além disso, é ideal ter uma ferramenta que automatize tudo que for possível na prestação de contas, como o VExpenses.
A automação de tarefas burocráticas poupa tempo dos colaboradores – gerando maior satisfação. Também melhora a confiabilidade e segurança das informações.
No VExpenses, por exemplo, o viajante corporativo tira fotos das notas fiscais de despesas corporativas e o app preenche automaticamente relatórios de despesas, através da tecnologia OCR.
O app possui um módulo exclusivo para aprimorar o compliance na prestação de contas!
O Hórus, do VExpenses, identifica automaticamente itens indevidos na notinha fiscal como bebidas alcoólicas e cigarros e ainda encontra recibos lançados mais de uma vez no sistema durante a prestação de contas.
Com essa tecnologia, a gestão recebe alertas de irregularidades na prestação de contas, e evita os erros e imprecisões da conferência manual de notas fiscais.
6. Faça o controle de gastos e auditorias
O controle de gastos favorece o self compliance – à medida que inibe fraudes.
Além disso, é capaz de identificar o mau uso de recursos, mesmo que não intencionalmente.
Para controle de gastos, também é interessante contar com aplicativo de gestão de despesas corporativas como o VExpenses.
O app permite o monitoramento de gastos em tempo real, gera relatórios inteligentes de despesas corporativas e ainda possui integração com cartão corporativo.
Veja outras dicas essenciais para controle de gastos:
- 10 benefícios de um app para contabilizar gastos corporativos
- App controle financeiro empresarial: vantagens e como escolher o melhor
- Como controlar gastos com cartão corporativo: dicas essenciais + Planilha gratuita
As auditorias, por sua vez, não envolvem apenas a fiscalização de gastos – mas dos processos e documentos, em geral.
As auditorias são importantes para que a empresa saia do automático e consiga identificar melhor problemas, fraudes, gargalos e oportunidades de melhoria.
Podem ser feitas internamente ou por empresas especializadas – que podem contribuir com uma nova visão.
7. Verifique a legislação do destino
As regras, leis e boas práticas variam de um país para outro. Por isso, é essencial conhecer a legislação do país de destino em relação às atividades que serão realizadas.
Essas situações variam desde os documentos necessários para entrar no país aos processos de compra e tributação.
Por exemplo, alguns países existem vistos específicos para trabalho e negócios. É importante estar atento!
8. Veja a possibilidade de criar incentivos
Incentivos combinados a controle empresarial e gestão de compliance – criam um ambiente favorável para o self compliance.
Os colaboradores ficam mais motivados a estar em conformidade com a empresa e alcançar os resultados.
Incentive metas e benefícios coletivos – a colaboração fortalece o self compliance e a confiança nas relações de trabalho.
Verifique a possibilidade de dar incentivos ou algum tipo de reconhecimento conforme o cumprimento de boas práticas, como entrega de relatórios de viagens e comprovantes corretamente, adesão às ferramentas usadas pela empresa, negociações bem sucedidas com fornecedores e outras.
9. Fortaleça a cultura e o clima organizacional
A confiança é um valor fundamental para cultivar um bom clima organizacional, bem como gerar relações de reconhecimento.
Por isso, para estimular o self compliance, a gestão de compliance não deve ser sinônimo de controle excessivo, espionagem e constrangimentos.
O compliance está atrelado a relações de transparência e confiança.
Por isso, estimule valores como confiança, honestidade, comprometimento, integridade, transparência, coletividade dentro da empresa.
Fortaleça um bom clima organizacional – que além de gerar maior satisfação – também fortalece a adesão às políticas e objetivos da empresa.
10. Selecione com base nos valores da empresa
Para fortalecer o self compliance e a gestão de compliance, é essencial ter colaboradores que possuam valores alinhados com os da empresa.
Por isso, é importante a realização de testes de fit cultural durante a seleção de novos colaboradores, além de comunicar bem os valores da empresa.
A transparência também é essencial para o processo seletivo.
11. Faça relatórios gerenciais
Os relatórios e sua divulgação são essenciais para aprimorar os processos nas viagens corporativas e a eficácia das políticas.
Conte com ferramentas que permitam extrair insights valiosos sobre os centros de custos, as despesas corporativas e outros indicadores, como o VExpenses.
12. Fornecedores
O compliance também envolve escolher fornecedores idôneos.
Por isso, certifique-se de fazer uma boa seleção de fornecedores – não apenas considerando as opções mais econômicas.
É preciso que os fornecedores também sejam responsáveis.
13. Conte com tecnologias
Como vimos, muitos são os detalhes para garantir o compliance nas viagens corporativas.
Por isso, é inviável que os colaboradores não contem com a tecnologia para otimizar seu trabalho.
A tecnologia permite automatizar tarefas e obter mais tempo para dedicar a atividades mais relevantes.
Com mais tempo para atividades relevantes, o trabalho torna-se mais significativo e estimulante – o que favorece a satisfação com o trabalho e o self compliance.
Além disso, vimos que a tecnologia pode aprimorar a segurança das informações e a precisão dos relatórios e da prestação de contas – fortalecendo a gestão de compliance.Pensando na prevenção de fraudes e no fortalecimento do compliance o VExpenses desenvolveu o Hórus. Conheça o Hórus, ferramenta multiplataforma para compliance empresarial!