Um aplicativo de prestação de contas é uma ferramenta que facilita e automatiza a gestão de despesas, reembolsos e adiantamentos em empresas, tornando o processo mais eficiente e seguro.
Controlar despesas, reembolsos e adiantamentos não precisa ser sinônimo de processos lentos e de retrabalhos. Com um aplicativo de prestação de contas completo e funcional, é possível ganhar agilidade, segurança e inteligência para transformar a gestão financeira.
Afinal, tomar decisões rápidas tem se tornado cada vez mais relevante e cada gasto precisa fazer sentido. Em um contexto como esse, depender apenas de processos manuais significa assumir riscos desnecessários. Por outro lado, automatizar a prestação de contas aumenta a eficiência, reduz fraudes e libera o time para atuar com mais estratégia.
A seguir, você vai descobrir o papel de um app de prestação de contas e como escolher a alternativa ideal para o seu negócio.
Aproveite a leitura!
Como funciona a prestação de contas corporativa?
A prestação de contas corporativa é o processo composto por etapas como registro, análise e validação de despesas realizadas pelos colaboradores em nome da empresa.
Tudo começa com a coleta dos comprovantes, como notas fiscais, os quais podem ser físicos ou digitais. Em seguida, há o envio desses documentos e de suas informações para a empresa, indicando pontos como:
- valor;
- data;
- tipo de gasto;
- justificativa.
Uma vez que essas informações cheguem até o responsável no setor financeiro, ocorre a avaliação dessas despesas. Essa fase serve para verificar a conformidade com as políticas internas e garantir a conferência completa.
Caso haja a aprovação, o colaborador pode ser reembolsado ou o valor é quitado pela companhia, como no caso do uso de um cartão corporativo. Esse fluxo pode ser realizado de maneira manual ou com ajuda da tecnologia, como você verá.
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Qual é a importância de uma prestação de contas eficiente na empresa?
Uma prestação de contas eficiente ajuda a garantir o controle financeiro da empresa, reduzindo desperdícios e direcionando os recursos com mais estratégia. Afinal, um processo bem estruturado serve para identificar padrões de gastos, tomar decisões mais embasadas e até detectar desvios e fraudes.
Um dos impactos desse tipo de prestação é a economia para a companhia. De acordo com o “The 2024 Total Spend Management Benchmark Report”, empresas de alto desempenho conseguem reduzir, em média, 5,8% do total de seus gastos anuais com práticas eficientes de gestão de despesas. Esse resultado é quase o dobro da média de mercado, que flutua em torno de 2% a 3%.
Também é válido destacar a agilidade no fechamento contábil. Segundo o “Center 2024 Annual Trends Survey Report”, investir em soluções em nuvem e em automação permite fechar o mês até 15% mais rápido, em relação às empresas que têm processos estritamente manuais.
Na prática, ter uma prestação de contas eficiente ajuda a economizar dinheiro e tempo. Como é preciso dedicar menos energia com a conferência de notas e digitação de dados, há mais recursos para realizar análises estratégicas.
Realizar essa prestação com ajuda da tecnologia também é útil para minimizar erros humanos, melhorar a rastreabilidade e fortalecer a governança corporativa, de modo amplo.
O que é um aplicativo de prestação de contas?
Um aplicativo de prestação de contas é uma solução digital que serve para automatizar e centralizar o controle de despesas corporativas.
Com o app, os colaboradores podem registrar os gastos em tempo real, anexar comprovantes com o celular e submeter relatórios diretamente pelo sistema. Como consequência, é possível eliminar o uso de planilhas manuais e de documentos em papel, por exemplo.
No geral, a principal função do app de prestação de contas é traduzir a complexidade operacional. Isso ocorre porque ele transforma o processo tradicional — que, muitas vezes, é manual e descentralizado — em uma jornada automatizada, com regras pré-definidas, validações em tempo real e registros organizados.
O uso do app também facilita a conexão entre colaboradores, lideranças e o time financeiro. Isso dá origem a um fluxo integrado para o gerenciamento de despesas, em vez de envolver o acúmulo de recibos, o preenchimento de planilhas e a necessidade de aguardar aprovação por e-mail.
Dessa forma, eliminam-se gargalos como perda de comprovantes, atraso na aprovação e inconsistências nos relatórios. Em contrapartida, o negócio passa a ter um processo mais fluido, rastreável e seguro, desde o lançamento da despesa até o reembolso, se aplicável.
7 principais funcionalidades de um aplicativo de prestação de contas
Uma gestão estratégica exige um app de prestação de contas que vá além do básico. Com funcionalidades realmente úteis, é possível simplificar o dia a dia e manter o controle total sobre gastos corporativos.
A seguir, você confere 7 funcionalidades que devem estar presentes na solução ideal para o seu negócio!
1. Gestão de adiantamentos, reembolsos, cartões corporativos e viagens
Um bom aplicativo de prestação de contas deve ser capaz de centralizar toda a gestão de adiantamentos, reembolsos, cartões corporativos e despesas de viagens. Com todas as informações em um só lugar, os processos se tornam mais fluidos e o esforço do operacional do time financeiro passa a ser menor.
No geral, essa integração e centralização também é responsável por garantir mais visibilidade e controle sobre cada etapa do fluxo de despesas. Assim, há um controle mais efetivo e com menos gargalos.
Funcionalidades como definição de políticas de gastos, limites personalizados e regras de aprovação por valor ou centro de custo permitem padronizar os processos e manter a conformidade com as diretrizes internas.
Além disso, a integração dos cartões corporativos permite fazer a conciliação automática das transações, o que elimina os riscos de erros e gastos fora de controle.
No contexto das viagens, os relatórios são enviados com facilidade e em poucos minutos, com as despesas classificadas com agilidade. Assim, a experiência se torna mais produtiva tanto para quem viaja quanto para quem aprova.
2. Digitalização de comprovantes
Outra funcionalidade estratégica de um app de prestação de contas é a digitalização de comprovantes. Com ela, os colaboradores registram em tempo real os gastos usando apenas a câmera do celular. Em vez de acumular papeis ou correr o risco de extravio das notas fiscais, a inclusão das informações é feita em segundos.
Um bom sistema é capaz de reconhecer automaticamente os dados do cupom fiscal, como valor, CNPJ, data e descrição. Em seguida, ocorre o preenchimento no relatório de despesas, o que também elimina a necessidade de digitação manual.
Esse é um recurso que reduz consideravelmente o tempo de lançamento e aumenta a precisão de informações, evitando valores incorretos ou notas repetidas. Para o dia a dia, isso significa que tanto o colaborador quanto o financeiro têm mais agilidade, menos retrabalho e mais segurança em todo o processo.
3. Automatização das políticas de reembolso
A automatização das políticas de reembolso também é essencial, já que ajuda a garantir conformidade, reduzir fraudes e otimizar o tempo de conferência. Um bom aplicativo permite configurar regras claras, como:
- limites de valor por tipo de despesa;
- categorias permitidas;
- formas de pagamento aceitas;
- políticas específicas para quilometragem e combustível.
O ideal é que essas e outras regras sejam aplicadas no momento do lançamento da despesa, alertando o colaborador em caso de inconsistências e até bloqueando o envio de gastos fora da política.
O sistema também pode gerar alertas personalizados e aplicar tags restritivas, reforçando o compliance sem burocracia.
Essa é uma funcionalidade determinante para reduzir o retrabalho do time financeiro e trazer mais clareza ao colaborador sobre o que é ou não permitido. O resultado é um processo mais seguro, padronizado e escalável, o que permite unir eficiência e governança.
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4. Fluxo de aprovação personalizado
Ter um fluxo de aprovação personalizado permite que a empresa configure diferentes etapas de validação conforme sua estrutura, hierarquia e regras internas.
Isso significa que é possível definir níveis de aprovação por valor, centro de custo, projeto ou área, por exemplo. Desse modo, cada despesa passa exatamente pelos responsáveis certos antes de ser reembolsada.
Outro ponto relevante é que o processo se torna mais ágil quando conta com notificações automáticas por e-mail e push, sinalizando pendências e mantendo todos os envolvidos atualizados.
Ainda, vale destacar que cada etapa do fluxo fica registrada em uma linha do tempo visível, tanto para quem lança quanto para quem aprova. Essa é uma característica que aumenta tanto a transparência quanto a rastreabilidade.
No geral, essa funcionalidade reduz gargalos, evita esquecimentos e acaba com o vai-e-vém típico de aprovações manuais. Como consequência, há menos retrabalho e mais confiabilidade na prestação de contas.
5. Integração com ERPs e sistemas financeiros
A integração com ERPs e sistemas financeiros é mais uma das funcionalidades essenciais para um aplicativo de prestação de contas. Com essa conexão, há um fluxo de dados otimizado e automático entre as plataformas, o que elimina lançamentos manuais, reduz os erros e acelera processos de fechamento contábil e conciliação bancária.
A padronização promovida por essa integração também é acompanhada pela preservação das condições de reembolso, cartões, centros de custo e políticas em todo o fluxo.
Também é relevante destacar que existe a possibilidade de configurar APIs e importar arquivos para adaptar a integração à realidade e às necessidades de diferentes sistemas.
O objetivo é aumentar a agilidade na apuração dos resultados, melhorar o compliance e garantir mais governança sobre os dados contábeis.
6. Dashboards e relatórios em tempo real
O uso de um app de prestação de contas também pode gerar uma fonte estratégica de dados para o financeiro. Isso é possível a partir do uso de dashboards e relatórios em tempo real na gestão de despesas.
Esses recursos permitem acompanhar os gastos por tipo, colaborador, centro de custo, moeda ou status. Com uma visualização clara, dinâmica e atualizada automaticamente, fica mais fácil obter informações relevantes.
Esses relatórios também ajudam a identificar padrões e prever desvios, acelerando a tomada de decisão embasada. Ainda, existe a possibilidade de exportar os dados e integrá-los a outros recursos de análise, o que ajuda a ter uma visão aprofundada.
Mais que apenas monitorar o orçamento, esse tipo de recurso permite que o financeiro antecipe oportunidades de economia e tenha mais precisão em seu planejamento.
7. Alertas de irregularidades e compliance
Por fim, outra funcionalidade que não pode ser ignorada envolve os alertas de irregularidades e compliance. Com esse recurso no app, a prestação de contas é feita de forma alinhada às regras internas, evitando fraudes e mantendo a integridade financeira da empresa.
Isso é possível, por exemplo, quando o sistema analisa automaticamente os lançamentos e sinaliza desvios como comprovantes duplicados, itens proibidos ou valores fora da política. Com a tecnologia de auditoria inteligente, todo o processo ocorre em tempo real.
Os alertas permitem que o time financeiro aja de forma preventiva, evitando reembolsos indevidos e diminuindo o risco de fraudes. Na prática, o controle pode se tornar mais rigoroso sem que a agilidade do processo seja comprometida.
A transparência também é favorecida quando as irregularidades ficam documentadas em relatórios gerenciais. As auditorias internas se tornam mais fáceis e todo o ciclo de prestação de contas se torna mais seguro e alinhado às práticas de governança.
Como escolher o melhor aplicativo de prestação de contas para sua empresa?
Escolher o aplicativo de prestação de contas adequado pode ser o ponto de virada para a eficiência financeira do negócio. Entre tantas opções disponíveis, o segredo está em entender o que realmente faz diferença no dia a dia.
A seguir, você confere os principais critérios para guiar essa escolha!
Necessidades da sua equipe
Compreender as necessidades da sua equipe é o primeiro passo para escolher um app de prestação de contas que realmente funcione. Cada empresa tem uma dinâmica diferente, já que algumas lidam com muitas viagens e outras com equipes externas ou centros de custos diversos, por exemplo.
O aplicativo ideal é aquele que se adapta à realidade do negócio, oferecendo soluções específicas para os desafios do time.
Por isso, comece analisando se os colaboradores precisam de mais mobilidade, se os gestores aprovam despesas com frequência ou se o time financeiro lida com um grande volume de reembolsos, por exemplo.
Verifique, ainda, se é preciso definir políticas distintas por departamento, regras de abastecimento ou integrações com cartões corporativos, por exemplo. Quanto maior for a capacidade do aplicativo em refletir e se adaptar à estrutura da sua operação, melhor tende a ser o processo de prestação de contas.
Custo-benefício da plataforma
A análise do custo-benefício do aplicativo de prestação de contas vai muito além do preço. Em vez disso, é necessário considerar o valor que a ferramenta entrega para o dia a dia e para os objetivos do negócio.
É o caso de analisar os impactos na economia de tempo, redução de erros, aumento no controle e eficiência dos processos, por exemplo. A ideia é encontrar a solução mais efetiva para mexer no ponteiro dos indicadores que realmente importam.
Uma solução que automatiza tarefas, evita fraudes e acelera o fechamento do mês, por exemplo, tem mais impacto no caixa e na performance da equipe — mesmo se o custo for aparentemente maior, por exemplo.
Também é preciso avaliar os recursos incluídos, como dashboards gerenciais, integração com ERPs, digitalização de comprovantes, controle de cartões e auditoria automatizada, apenas para citar alguns.
O mais comum é que plataformas completas entreguem mais resultados por colaborador, além de escalar com o crescimento da empresa e evitar custos ocultos. Assim, é mais fácil transformar o investimento em inteligência financeira e resultados concretos para a empresa.
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Confiabilidade e reputação no mercado do parceiro
Evoluir a gestão de despesas com segurança e eficiência também depende da confiabilidade do parceiro escolhido.
Opte por uma plataforma consolidada, com atuação validada e presença em diferentes segmentos e portes de negócio. Essas características são especialmente relevantes porque demonstram maturidade operacional e capacidade de adaptação a cenários complexos.
Também é interessante verificar se o aplicativo de prestação de contas tem cases de sucesso que comprovem os ganhos em eficiência, economia e segurança.
Ainda, é necessário avaliar o compromisso com a segurança de dados e a conformidade com padrões internacionais e boas práticas. Assim, as informações ficam devidamente seguras e a experiência se torna mais eficiente e positiva.
Usabilidade da ferramenta
A usabilidade é um dos pilares para o sucesso na adoção de qualquer ferramenta de gestão e isso não é diferente na hora de selecionar o melhor app para prestação de contas. Afinal, se a plataforma não foi intuitiva, prática e acessível, há o risco de os colaboradores evitarem seu uso ou cometerem erros durante o processo.
Na hora de analisar esse critério, considere a existência de recursos como a digitalização automática de comprovantes, envio de relatórios em poucos passos, notificações em tempo real e acompanhamento do status das aprovações.
A experiência de uso também deve ser pensada para diferentes perfis, desde quem lança até quem aprova a despesa ou analisa os dados. Quanto mais fluido for o fluxo e mais simples e eficiente for o uso da plataforma, mais o processo de prestação de contas se torna ágil, eficiente e consistente.
Suporte e atendimento
A qualidade do suporte e atendimento é mais um critério que você deve considerar sobre o aplicativo. A ferramenta pode até ser completa, mas um atendimento confuso, demorado ou indisponível gera gargalos diante de dúvidas ou mesmo na implantação.
O ideal é contar com um parceiro que ofereça atendimento humanizado, com diversidade de canais ágeis e com uma equipe especializada. Inclusive, o ideal é ter suporte em tempo real, bem como materiais educativos, base de conhecimento e até uma consultoria para aproveitar ao máximo a solução.
Dar atenção a esse ponto ajuda a garantir uma adoção mais tranquila e favorece a evolução contínua do processo de prestação de contas. Assim, é possível ter um retorno melhor com essa solução.
Diferenciais competitivos
Por fim, é válido identificar se a plataforma oferece além das funções básicas para realmente gerar valor estratégico. Nesse contexto, você deve analisar os diferenciais competitivos da solução, como auditoria inteligente, conciliação automática de cartões, controle de combustível por GPS e dashboards inteligentes.
Outra dica é verificar a possibilidade de personalizar políticas por filial, cadastrar fluxos de aprovação distintos e gerenciar grupos de cartões por projeto ou área. Para ter ainda mais eficiência, busque recursos como alocação de valores em tempo real, integração com outros sistemas via API e reconhecimento automático de comprovantes.
Na prática, esses são diferenciais competitivos que tornam a ferramenta mais adaptável e estratégica para os processos do seu negócio, atendendo melhor às suas necessidades.
O aplicativo de prestação de contas da VExpenses tem o que você precisa
Como você aprendeu, escolher um aplicativo e prestação de contas impacta diretamente a eficiência operacional, o controle orçamentário e a tomada de decisões na empresa. Mais que automatizar tarefas, a ferramenta escolhida precisa entregar inteligência, segurança e flexibilidade para acompanhar seu negócio.
Para acertar na escolha, conte com a VExpenses, a maior plataforma de despesas corporativas da América Latina. Oferecemos uma solução completa para transformar os gastos operacionais em estratégia, centralizando o controle de:
- reembolsos;
- adiantamentos;
- cartões corporativos;
- viagens;
- abastecimentos.
Tudo é feito com auditoria inteligente via IA, fluxos personalizados, conciliação automática e dashboards integrados. A nossa plataforma também oferece configurações personalizadas por filial, integrações em ERPs via API e suporte especializado.
Para ter mais governança, agilidade e clareza, a VExpenses é a parceira ideal para ir além do controle e ser realmente estratégico.
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