Como conservar nota fiscal: riscos e dicas de armazenamento!

Saiba como conservar nota fiscal agora mesmo! Confira a importância de arquivá-las, o que diz a lei e as melhores formas de armazenamento!
16 de julho de 2021
9 min de leitura

Veja tudo sobre armazenamento de nota fiscal! 

Quanto tempo guardar o cupom fiscal original? Como guardá-lo? Uma cópia vale? Quais os riscos de não arquivar notas fiscais?

Acompanhe a seguir todas as nossas dicas e aprenda a importância e como conservar nota fiscal!

Quais são os riscos de não arquivar notas fiscais?

Se você está preocupado em como conservar nota fiscal, provavelmente sabe que é importante arquivá-las por certo tempo

É importante armazenar cupons fiscais para evitar determinados riscos – desde cobranças indevidas a multas. 

O Art. 1, da lei n° 8137, que define crimes contra a ordem tributária, afirma que é crime: Negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação”, sob pena de reclusão de 2 a 5 anos, e multa.

Também este artigo define como crimes “omitir informação, ou prestar declaração falsa às autoridades fazendárias” e “fraudar a fiscalização tributária, inserindo elementos inexatos, ou omitindo operação de qualquer natureza, em documento ou livro exigido pela lei fiscal” – e também outras ações como falsificação de documentos fiscais. 

Ou seja, caso haja autuação e necessidade de apresentação de documentos, é necessário ter os documentos fiscais comprobatórios. 

Por isso, é importante guardar as notas fiscais emitidas e recebidas.

Em relação a serviços e produtos consumidos, há também riscos de cobranças indevidas – como algumas cobranças indevidas de telefone, internet, água, luz, tributos de imposto de renda e outras. Nesse caso, vemos como conservar nota fiscal é importante. 

Em relação a bens adquiridos, a nota fiscal também é importante em casos de revenda. 

No caso de pessoas físicas, as notas fiscais são essenciais para a declaração de imposto de renda de pessoa física. Além disso, as notas fiscais são importantes para receber reembolso por despesas corporativas. 

Veja abaixo mais detalhes sobre quanto tempo a empresa tem que guardar notas fiscais e sobre como conservar nota fiscal. 

Quanto tempo preciso guardar documentos fiscais?

O tempo de arquivamento de documentos varia conforme seu tipo.

No geral, o tempo mais comum é a guarda de cupom fiscal por 5 anos – que é quando ocorre prescrição de dívidas. 

Guarde por 5 anos: 

  • Comprovantes de pagamento de faturas de cartões de crédito
  • Comprovantes de pagamentos de água, luz, telefone, internet e gás
  • Comprovantes de pagamentos de tributos em geral, por exemplo IPTU, IR, CSLL, Cofins, Simples Nacional
  • Comprovantes de lançamentos
  • Livros fiscais e contábeis
  • Declarações como DIPJ, DCTF, DIRF e declaração de ajuste anual

Guarde por 3 anos: 

  • Quitação de aluguel e outros comprovantes de pessoa física

Em relação a produtos duráveis, guarde a nota fiscal por 90 dias (3 meses)

No entanto, em caso de defeito de fábrica fora da garantia, poderá precisar da nota fiscal para solicitar troca ou conserto. 

Comprovantes de financiamento de imóveis e veículos devem ser guardados até o fim do pagamento ou registro da escritura passando o bem para o seu nome. 

Leia também: Por quanto tempo devo guardar documentos da empresa?

O que a lei diz sobre a guarda dos documentos e notinhas fiscais?

Conforme o Art. 37 da Lei n° 9430/1996, a guarda de documentos fiscais é obrigatória até que  se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios. 

Segundo o Art. 195 da Lei 5172/1966, os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados devem ser conservados até a prescrição dos créditos tributários dessas operações. 

O que a lei diz sobre a apresentação dos documentos?

Durante muitos anos, as empresas armazenaram os comprovantes físicos e originais em vista da falta de determinação sobre a apresentação dos documentos na legislação – que é relativamente antiga. 

No entanto, há um movimento forte para a modernização da apresentação de documentos – demonstrando como conservar nota fiscal é importante, mas também pode ser feito de maneira digital. 

Na legislação sobre o tema, as principais mudanças ocorreram no Decreto n° 70235/72 e na Portaria n° 1674/2016. 

Com tais mudanças, os documentos armazenados eletronicamente passaram a ter o mesmo valor que os documentos digitais. Na edição da Portaria pela Receita Federal, foi permitido também que os fiscais descartem documentos físicos que forem apresentados também de forma eletrônica. 

Dessa forma, para entender como conservar nota fiscal, é preciso lembrar que ela pode ser armazenada eletronicamente – a maneira mais segura de conservá-la. 

O que a lei diz sobre a durabilidade dos documentos?

Devido ao desgaste natural dos comprovantes impressos em papéis termossensíveis, a lei entende que a manutenção de comprovantes originais é inviável e que o contribuinte não pode ser prejudicado por não ter o documento fiscal físico. 

Por isso, como conservar nota fiscal tornou-se um desafio mais simples. Não é necessário guardar o documento físico original. 

É possível até usar foto de nota fiscal como comprovante. 

No caso de despesas corporativas de viagens, por exemplo, caso a foto seja invalidada em fiscalização, o histórico e contexto da viagem servem como prova. 

Por isso, nas empresas, o ideal é utilizar uma ferramenta completa para a prestação de contas que possua armazenamento em nuvem de notas de despesas corporativas, como o VExpenses. 

Como recuperar a nota fiscal?

Atualmente, a emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e) é muito comum. Se perdeu alguma nota fiscal, primeiro dê uma olhada em seu email – muitas empresas costumam enviá-las por e-mail

Se não funcionou, é possível recuperar uma nota fiscal pelo portal de NF-e. Veja o passo a passo de como recuperar nota fiscal e quais outros documentos pode usar para comprovar despesas!

Lembre-se que a digitalização de nota fiscal também é válida.

Se você tirou uma foto ou usou um app de prestação de contas de despesas corporativas, como o VExpenses, não precisará recuperar a nota original. 

Veja a seguir dicas sobre como conservar nota fiscal!

Como conservar nota fiscal: 3 métodos de arquivamento de documentos fiscais

Veja os principais métodos de como conservar nota fiscal!

1. Armazenamento físico

Mesmo que não seja obrigatório, caso opte pelo armazenamento físico, veja como conservar nota fiscal:

  • Evite contato da nota fiscal com calor excessivo, água, solventes e óleos.
  • Evite armazenamento em pastas e arquivos de plástico – use envelopes de papel
  • Evite exposição a luz fluorescente
  • Não esqueça comprovantes na carteira ou no carro

Como conservar nota fiscal também inclui não perdê-las. Por isso, ao organizá-las em envelopes de papel, ordene por tipos e datas. 

Nas empresas, saber como conservar nota fiscal é muito importante, por isso é recomendado nomear um responsável pela guarda e organização. 

As próximas dicas são mais importantes, promovem a redução de papéis e aumentam a segurança em como conservar nota fiscal!

2. Armazenamento em computadores e HDs

Outra maneira de como conservar nota fiscal física é transformando ela em nota fiscal digitalizada. 

Nesse caso, a nota fiscal digitalizada pode ser armazenada em computadores e HDs na empresa ou em nuvem e servidores, como veremos a seguir. 

Para armazená-las digitalmente em computadores e HDs, também é essencial organizá-las por tipos e datas. 

A digitalização de notas fiscais oferece inúmeros benefícios. Embora uma foto de nota fiscal possa valer como documento comprobatório, existem alguns cuidados essenciais para digitalizá-la corretamente. 

Veja o nosso artigo nota fiscal digitalizada: tudo o que você precisa saber! e entenda as vantagens da nota fiscal digitalizada, dicas para digitalizá-la corretamente e mais!

3. Armazenamento em nuvem/servidores

A melhor dica sobre como conservar nota fiscal é o armazenamento em nuvem!

O armazenamento em nuvem é a maneira mais segura de arquivar documentos importantes. Veja 8 benefícios do armazenamento em nuvem para sua empresa!

O armazenamento em nuvem de nota fiscal pode ser feito através de:

  • Apps de armazenamento em nuvem como Google Drive e Dropbox
  • Servidor da empresa (há servidores que garantem também armazenamento em cloud)
  • Sistema de cloud da empresa
  • Sistemas de gestão de notas fiscais (os quais puxam as notas recebidas e emitidas pelo sistema da Receita Federal através do CNPJ da empresa) e sistemas de emissão de notas fiscais
  • Apps de gestão de despesas corporativas

Para conservar notas de despesas de viagens corporativas, o ideal é contar com um app de gestão de despesas, como o VExpenses – que utiliza o armazenamento de dados em nuvem para melhor segurança. 

O VExpenses permite digitalizar notas fiscais, e com tecnologia OCR faz a leitura dos dados da nota e preenche automaticamente relatórios de despesas. 

Também é capaz de verificar automaticamente se as despesas estão dentro das políticas de reembolso. 

Ou seja, além de digitalizar notas fiscais, automatiza o processo de prestação de contas. 

Novamente, os métodos de como conservar nota fiscal inclui não perdê-las. Por isso, caso você opte por gerenciar as notas fiscais digitalizadas e salvar cópias XML das notas fiscais, é importante organizá-las!

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Marcela Rucireta
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