Para que o seu negócio obtenha sucesso, é fundamental que a gestão dos recursos seja feita de forma eficiente. Uma das medidas mais usadas para isso é a contenção de gastos, que, dentre outras coisas, possibilita uma saúde financeira sólida para a empresa.
Dessa forma, ao fazer o controle de gastos desnecessários e direcionar os recursos de maneira eficaz, é possível preservar seu capital e ter uma base financeira segura para enfrentar situações adversas, como uma instabilidade econômica, por exemplo.
Quer aprender como fazer uma contenção de gastos do jeito certo? Então continue lendo o nosso artigo e entenda o que é contenção de gastos, suas vantagens e quais são as medidas essenciais para diminuir despesas sem afetar a operação do seu negócio.
O que é considerado despesa nas empresas?
Despesas são gastos realizados na comercialização de um produto ou serviço e na administração ou manutenção de ativos para obter receita. Ex.: salário das equipes de administração, de vendas, material de escritório, entre outros.
Isso quer dizer que a despesa é diferente do custo que está relacionado com o valor monetário para a aquisição de um produto, serviço ou a produção de algo. Vamos usar o exemplo de uma fábrica de colchões:
O preço do tecido, da espuma, da mola, da mão de obra, do transporte, dos equipamentos de produção e manutenção são considerados custos.
Já o valor do aluguel, a internet, computadores, a área de marketing, materiais de escritório, café e impostos, são consideradas despesas.
O que é a Contenção de Gastos em empresas?
A contenção de gastos em uma empresa refere-se à adoção de estratégias para promover a redução de gastos administrativos, sejam eles fixos ou variáveis.
Sendo assim, essas ações podem envolver a identificação e eliminação de desperdícios, a renegociação de contratos, a diminuição de custos em processos internos, os investimentos mais estratégicos, entre outros.
Vale ressaltar que a contenção de gastos não está relacionada apenas com o corte de despesas de forma indiscriminada, mas sim com a adoção de estratégias coerentes, planejadas e equilibradas para diminuir os gastos de uma companhia.
A proposta de uma estratégia de contenção de gastos é aumentar a margem de lucro, garantir maior eficiência operacional e, consequentemente, preservar a saúde financeira do negócio, permitindo que a empresa esteja preparada para quaisquer desafios.
Por que fazer Contenção de Gastos?
A contenção de gastos é uma medida importante pelos mais variados motivos. Uma delas, sem dúvida, é a possibilidade da empresa conseguir manter sua saúde financeira a curto, médio e longo prazos, evitando, inclusive, o endividamento excessivo.
Ao adotar uma rotina de contenção de gastos, é possível direcionar de forma mais eficiente os recursos, preservando o capital da sua empresa e mantendo uma base financeira sólida para enfrentar diferentes cenários econômicos.
A contenção de gastos desempenha um papel crucial também na alocação de recursos de maneira estratégica para áreas de maior necessidade, o que contribuiu para um crescimento sustentável do negócio frente à competitividade no mercado.
Além disso, ao evitar desperdícios, as empresas também conseguem melhorar a eficiência operacional e aumentar gradativamente os seus lucros.
Quais são os tipos de despesas de uma empresa?
As despesas de uma empresa se dividem em duas categorias: fixas e variáveis. Vale lembrar que, dependendo do tipo de negócio, essas categorias podem sofrer algumas variações.
Mas, aqui, vamos dar um panorama de cada uma dessas modalidades. As despesas fixas são aquelas em que há previsibilidade e que não se alteram conforme a subida ou queda das vendas.
Isso quer dizer que as despesas fixas não mudam independente do produto ou serviço ter sido mais ou menos comercializado durante aquele período, ou de ter ocorrido algum problema na produção ou até mesmo dos insumos terem aumentado de preço.
Assim, entre as despesas fixas podemos listar:
- Aluguel;
- Taxa de banco;
- Pacote de internet;
- Conta de água, gás, energia;
- Taxas de bancos;
- IPTU;
- Contabilidade;
- Serviços terceirizados contratados;
- Salário dos funcionários;
- Entre outros.
Já as despesas variáveis estão ligadas diretamente à produção e operacionalização do negócio. Ou seja, todos os itens que têm uma alteração de preço, conforme o número de vendas, se encaixam nessa categoria.
São despesas variáveis:
- Hora extra de funcionários da produção;
- Manutenção;
- Custos de frete;
- Fornecedores de matéria-prima;
- Comissões de vendedores;
- Entre outros.
6 dicas de como enxugar os gastos da empresa e fazer a contenção
Provavelmente você já sabe qual é o lucro da sua empresa, mas se ainda não tem conhecimento, basta analisar o fluxo de caixa.
Nesse momento, você saberá quanto dinheiro entra e quanto sai, podendo, então, partir para as melhorias necessárias, como fazer uma contenção de gastos, aumentar o preço de venda ou as duas coisas em conjunto.
No entanto, para fazer a contenção de gastos em uma empresa é necessário que haja um planejamento feito com cautela. A resposta nem sempre é tão óbvia quanto demissão em massa e cortar o cafezinho. Inclusive, isso pode ser ainda mais prejudicial.
Para que esse procedimento seja bem feito, é preciso organização e realizar a implementação de algumas ferramentas. Confira:
Detalhamento de gastos
Para que a contenção de gastos em uma empresa seja bem sucedida é fundamental que haja um detalhamento de todo o dinheiro que sai do caixa. Depois, você pode separar por equipes, áreas ou setores.
Faça para a si a seguinte pergunta: o que está sendo investido em cada setor, está trazendo o resultado esperado?
É importante saber o quanto e onde o gasto está sendo feito, se for necessário, segmente os pagamentos em essenciais e secundários.
Por exemplo: a matéria-prima é essencial e a decoração da copa de funcionários pode ser considerada secundária. Esse é o momento de definir prioridades.
Campanhas para redução de insumos
É importante demonstrar aos funcionários o que é primordial para empresa e para o ambiente, de forma que os recursos da empresa sejam usados com responsabilidade.
Simples ações como fechar a torneira enquanto escova os dentes, imprimir somente documentos que realmente precisem ser impressos – para reduzir o consumo de papel -, utilizar canecas ao invés de descartáveis, separar o lixo e desligar as luzes de ambientes desocupados, tudo isso pode ajudar a reduzir as contas no final do mês e tornar o ambiente de trabalho mais sustentável.
Use a criatividade para incentivar os funcionários a colaborarem, pois, assim, a adesão é muito maior. Ser punitivista nesse momento pode não ser a melhor estratégia.
Revisão de processos
Tempo é dinheiro! Gastar esse recurso com burocracias desnecessárias pode fazer com que seu empreendimento tenha mais despesas do que o necessário.
Por isso, rever os processos internos e de interação entre as diferentes áreas é uma maneira de fazer a contenção de gastos em uma empresa.
Algumas perguntas-chave para se fazer, são:
- Quem toma as decisões?
- Quem reporta a quem?
- Onde o fluxo de informações está sendo barrado e por quê?
- Como é feita a comunicação entre áreas e gestores?
Tecnologia
Utilize a tecnologia e softwares de controle de despesas a seu favor. Recomende que os seus funcionários também utilizem essas ferramentas.
Há diversos sistemas especializados em gestão orçamentária que podem poupar muito o seu tempo, ainda mais se você tem uma empresa grande.
Negociação com fornecedores
Alguns contratos antigos podem estar com preços desatualizados ou muito acima do praticado pela concorrência. Refaça orçamentos de todos os insumos que puder, sem esquecer de prezar pela qualidade do produto.
Negocie pagamentos à vista, principalmente se houver a possibilidade de algum desconto ou condição especial. Lembre-se também de rever as empresas de telefonia e internet, que geralmente têm preços melhores para novos clientes.
É mais barato ter um setor de marketing com funcionários contratados ou terceirizar esse serviço para uma agência?
Contratar um profissional de limpeza ou uma empresa que preste esse serviço? Nesse tópico, não tem resposta certa, tudo varia de acordo as necessidades e o modelo do seu negócio.
Gestão de equipe e jornada
Assim como a demissão impensada de um funcionário é prejudicial, não avaliar o trabalho feito e a produtividade de cada um, também é.
Em último caso e em um momento de contenção de gastos em uma empresa, é preciso avaliar se cada colaborador tem um papel bem definido e se ele está sendo desempenhado conforme o esperado. Além disso, esse é um excelente indicador para medir a qualidade da gestão de jornada!
É preciso imergir na gestão de tarefas de cada pessoa e nas entregas de cada equipe para averiguar se o investimento feito traz o retorno desejado.
Como fazer um plano de Contenção de Gastos?
Para fazer um plano de contenção de gastos eficiente, é preciso levar em consideração ainda outros aspectos que listamos logo abaixo. Confira:
Analisar o histórico financeiro
Analisar o histórico financeiro é essencial ao criar um plano de contenção de gastos, principalmente porque essa estratégia oferece insights valiosos sobre os padrões de despesas de uma companhia, sobre as áreas com maiores gastos e em relação a aquelas que merecem investimentos.
Além disso, esse plano também permite uma maior compreensão das tendências de gastos, evitando, inclusive, cortes inadequados que podem comprometer as operações.
Acompanhar indicadores
Para fazer um plano de contenção de gastos eficiente, não deixe de acompanhar os indicadores financeiros, pois esse cuidado permite uma visão mais ampla e direcionada dos impactos promovidos pelas medidas de redução de despesas.
Isso acontece porque essas métricas permitem um monitoramento em tempo real, contribuindo para tomadas de decisões mais rápidas.
Comparar dados
Mantenha também uma rotina de comparação de dados, já que essa ação proporciona um entendimento mais minucioso das informações financeiras.
Ao adotar essa estratégia, você consegue identificar com mais rapidez e eficiência as tendências, padrões e oportunidades de redução de gastos.
Fazer um alinhamento geral
Para adotar uma estratégia de contenção de gastos coerente, faça também um alinhamento geral com as equipes, garantindo que todos os envolvidos estejam comprometidos com os objetivos e ações para a redução de gastos.
Isso é importante para assegurar que as metas financeiras estejam alinhadas, evitando conflitos e garantindo a implantação de medidas eficazes e seguras.
Criar políticas de Contenção de Gastos
É importante ainda que você crie políticas de contenção de gastos para determinar diretrizes claras e consistentes, que nortearão todas as ações de redução de despesas.
Essa política deve estabelecer, por exemplo, os limites, procedimentos e regras para tomadas de decisões ligadas aos cortes de despesas, garantindo que elas estejam equilibradas e alinhadas com os objetivos da empresa.
Elaborar planejamento financeiro
Elabore também um planejamento financeiro para obter uma visão mais clara e abrangente das metas financeiras, do dinheiro disponível em caixa e das ações para atingir um equilíbrio entre despesas e receitas.
Com isso, você poderá identificar os principais responsáveis pelo aumento dos custos e criar um cronograma para a adoção das medidas de contenção.
Manter equipes informadas
Manter as equipes informadas é importantíssimo ao implementar um plano de contenção de gastos, já que isso promoverá uma maior compreensão e engajamento de todos os envolvidos no processo de redução de despesas.
Por isso, comunique os colaboradores de forma transparente, apresentando os objetivos financeiros e as estratégias adotadas.
Promover treinamentos
Nesse sentido, promova também treinamentos com o objetivo de otimizar processos, identificar desperdícios e utilizar corretamente os recursos.
Esse cuidado possibilita que todos compreendam a importância das medidas adotadas e sejam capazes de contribuir com a implementação das ações de contenção da melhor forma.
Evite o desperdício
Evitar o desperdício é essencial ao elaborar um plano de contenção de gastos, pois você consegue preservar diretamente os recursos financeiros e operacionais.
Ao identificar e eliminar os desperdícios, é possível otimizar os recursos disponíveis e garantir a sustentabilidade em toda a empresa.
Diferencie custos e despesas
Ao criar um plano de contenção de gastos, diferencie custos e despesas, pois, assim, é possível ter uma análise mais precisa e direcionada das áreas que precisam reduzir os gastos.
Ao identificar cada um deles, sua empresa poderá focar na redução de despesas sem prejudicar a operação ou a qualidade dos produtos ou serviços ofertados.
Identifique e elimine gargalos de produção
Identifique e elimine também os gargalos de produção, pois, assim, é possível obter uma maior eficiência operacional, reduzindo custos desnecessários com insumos ou com manutenções, por exemplo.
Ao identificá-los, sua empresa pode também otimizar processos e reduzir o tempo de produção.
Quando é o momento certo de reduzir custos?
A necessidade de redução de custos pode surgir em diferentes situações como, por exemplo, momentos de mudanças econômicas, flutuações do mercado, aumento da concorrência ou em situações de dificuldades financeiras internas.
Você também pode adotar medidas de contenção de gastos quando os indicadores financeiros sugerem margens de lucro decrescentes, fluxo de caixa apertado ou queda nas vendas.
Esses são alguns dos momentos em que a contenção de gastos é indicada. No entanto, é sempre importante ficar de olho na situação financeira da sua empresa, pois dessa forma você terá respostas mais claras sobre os momentos em que há a necessidade da adoção de medidas de redução.
Conclusão
Agora que você já sabe como implementar um plano de contenção de gastos, não deixe de seguir as nossas dicas para reduzir despesas de forma eficiente, coerente e transparente.
Se você se interessa por esse e outros assuntos do universo financeiro empresarial, continue acompanhando o nosso blog, pois trazemos conteúdos relevantes sobre o setor semanalmente.