Gestão de notas fiscais de despesas corporativas: como fazer?

Aprenda como otimizar a gestão de notas fiscais na sua empresa com estratégias eficientes e soluções tecnológicas!
15 de julho de 2024
12 min de leitura

Sua empresa faz a gestão de notas fiscais de maneira eficiente?

A gestão de notas fiscais de despesas corporativas é uma atividade cotidiana para todas as empresas que buscam manter um controle financeiro atualizado e transparente.

As notas fiscais servem como comprovantes oficiais das transações realizadas, permitindo que as empresas justifiquem e documentem suas despesas. 

Uma gestão de notas fiscais bem estruturada contribui para assegurar a conformidade com as exigências fiscais, além de facilitar a auditoria financeira e o reembolso de despesas, pontos importantes para garantir a credibilidade de suas operações.

Continue a leitura para se aprofundar no tema e aumentar a eficiência da sua empresa na gestão de notas fiscais!

O que é a gestão de notas fiscais?

A gestão de notas fiscais é o processo de organização, controle e arquivamento de todas as notas fiscais recebidas e emitidas por uma empresa. Esse processo, além de um facilitador na comprovação de despesas, é central para garantir a conformidade com as obrigações fiscais. 

A gestão de notas fiscais envolve desde a coleta dos documentos, passando pela verificação de sua validade e exatidão, até o armazenamento seguro e acessível dessas informações.

Isso pode ser feito manualmente, utilizando planilhas e arquivos físicos, ou de maneira automatizada, com a ajuda de sistemas e softwares de gestão de notas fiscais. 

A adoção de uma boa gestão de notas fiscais traz maior eficiência, reduzindo erros humanos e facilitando o acesso instantâneo às informações necessárias para auditorias e reembolso de despesas. 

Além disso, um sistema de gestão de notas fiscais bem implementado ajuda na organização das despesas corporativas, gerando uma visão mais clara e detalhada dos gastos da empresa.

Qual é a importância da nota fiscal na comprovação de despesas corporativas?

As notas fiscais desempenham uma função significativa na comprovação de despesas corporativas, sendo parte fundamental para a legalidade, o controle financeiro e os processos de reembolsos corporativos. 

A documentação e validação dos gastos ajudam a assegurar a conformidade com as exigências fiscais e fortalecem a gestão financeira ao proporcionar maior transparência e precisão nos registros contábeis.

Legalidade e conformidade

Uma das principais razões para a importância das notas fiscais é a necessidade de cumprir com a legalidade e conformidade fiscal. 

Durante auditorias financeiras, as empresas precisam apresentar comprovantes detalhados de todas as suas transações, e a ausência de notas fiscais adequadas pode resultar em penalidades e complicações legais. 

Registro e controle financeiro

As notas fiscais também são relevantes para o registro e controle financeiro da empresa. Elas permitem uma melhor gestão de custos e ajudam no planejamento do orçamento empresarial. 

Com um sistema de gestão de notas fiscais, é possível categorizar e analisar despesas de maneira detalhada. 

Esse controle mais rigoroso facilita a elaboração de relatórios financeiros precisos e contribui positivamente para decisões mais informadas por parte dos gestores.

Reembolsos e prestação de contas

Outro aspecto importante das notas fiscais é o seu papel nos processos de reembolso de despesas e prestação de contas. 

Funcionários que utilizam cartões corporativos ou que precisam ser reembolsados por despesas de viagem, por exemplo, devem apresentar notas fiscais como comprovantes válidos. 

Isso assegura que os reembolsos sejam feitos de forma justa e transparente, evitando fraudes e garantindo que os gastos sejam devidamente documentados. 

Além disso, o processo facilita a auditoria desses reembolsos, proporcionando maior segurança e confiança tanto para os empregados quanto para os gestores da empresa.

Como funciona a gestão de notas fiscais de diferentes métodos de pagamento?

A gestão de notas fiscais pode variar significativamente dependendo do método de pagamento utilizado pela empresa. 

Cada método tem suas particularidades, exigindo abordagens específicas para garantir que as despesas sejam corretamente registradas e comprovadas. 

A seguir, analisamos como funciona a gestão de notas fiscais para diferentes métodos de pagamento. Confira!

Reembolsos

Nos processos de reembolso, os funcionários pagam as despesas corporativas com seus próprios recursos e, posteriormente, solicitam o ressarcimento. Para que o reembolso seja aprovado, os colaboradores devem apresentar notas fiscais válidas como comprovante dos gastos. 

A gestão de notas fiscais nesse contexto envolve a verificação da autenticidade e conformidade dos documentos apresentados, garantindo que correspondam às políticas da empresa e aos valores declarados. 

Adiantamentos

Adiantamentos são valores fornecidos pela empresa aos funcionários antes da realização de determinadas despesas. Posteriormente, os empregados devem prestar contas dos gastos realizados, apresentando as respectivas notas fiscais. 

A gestão de notas fiscais para adiantamentos requer um controle minucioso para assegurar que os valores adiantados foram utilizados corretamente e que as despesas estão devidamente documentadas. 

Cartões corporativos

O uso de cartões corporativos facilita a realização de despesas corporativas diretamente com recursos da empresa.

A gestão de notas fiscais associadas a cartões corporativos exige uma atenção especial para garantir que todas as transações estejam devidamente documentadas. 

Implementar um sistema de gestão de notas fiscais integrado com a solução de cartões corporativos pode simplificar esse processo, permitindo um controle eficiente e instantâneo, além de aderente às políticas internas.

Outros métodos de pagamento

Além dos métodos mais comuns, as empresas podem utilizar outros meios de pagamento, como transferências bancárias e pagamentos digitais, como o Pix. 

Cada um desses métodos requer um acompanhamento específico das notas fiscais emitidas e recebidas. 

Por exemplo, pagamentos digitais frequentemente geram recibos eletrônicos que precisam ser integrados ao sistema de gestão de notas fiscais. 

É interessante para a empresa garantir a centralização e a acessibilidade de todos esses documentos para uma gestão financeira empresarial eficiente.

Com uma política estruturada, bem como o uso de softwares de gestão de notas fiscais, as empresas podem otimizar a coleta, verificação e armazenamento desses documentos, independentemente do método de pagamento utilizado.

Quais são os desafios da gestão de notas fiscais no contexto das despesas corporativas?

A gestão de notas fiscais é uma tarefa complexa que enfrenta diversos desafios. Desde a coleta e organização dos documentos até a garantia de conformidade fiscal, as empresas precisam lidar com vários obstáculos para manter um controle preciso das suas finanças. 

A seguir, discutimos os principais desafios enfrentados nesse processo.

1. Coleta e organização

Um dos maiores desafios é a coleta e organização das notas fiscais. As empresas frequentemente lidam com um grande volume de notas fiscais provenientes de diferentes fontes, como fornecedores, funcionários e serviços terceirizados. 

Manter esses documentos organizados de forma que possam ser facilmente acessados e verificados exige um bom sistema e uma abordagem disciplinada. 

A falta de um método eficiente de organização pode levar a perdas de documentos importantes e complicações na hora de prestar contas ou realizar auditorias financeiras.

2. Conformidade fiscal

Garantir a conformidade fiscal é outro desafio crítico na gestão de notas fiscais. 

As empresas devem assegurar que todas as suas transações estejam devidamente documentadas e que as notas fiscais atendam às exigências legais — partindo da verificação da validade dos documentos, passando pela a correção dos dados, e chegando até o cumprimento dos prazos para registro e arquivamento. 

Falhas na conformidade fiscal podem resultar em multas e outras penalidades, além de comprometer a credibilidade da empresa diante das autoridades fiscais.

3. Variedade de fontes e métodos de pagamento

A diversidade de fontes e métodos de pagamento adiciona mais uma camada de complexidade à gestão de notas fiscais. 

As despesas podem ser realizadas por meio de reembolsos, adiantamentos e cartões corporativos, cada um com suas particularidades e requisitos de documentação. 

Gerenciar as notas fiscais associadas a cada um desses métodos pede uma abordagem integrada, capaz de lidar com diferentes tipos de comprovantes e processos de verificação.

4. Tempo e eficiência

O tempo necessário para coletar, verificar e arquivar notas fiscais pode se tornar muito grande, especialmente para empresas de maior porte. 

Essa atividade, se não for bem gerenciada, se torna demorada e suscetível a erros, afetando a eficiência operacional da empresa. 

Automatizar parte dessas tarefas com soluções tecnológicas ajuda a reduzir o tempo gasto e aumentar a precisão do processo.

5. Custos e controle de despesas

Manter controle dos custos e despesas é essencial para a saúde financeira de qualquer empresa. No entanto, sem uma gestão adequada das notas fiscais, pode ser difícil monitorar os gastos e identificar áreas em que podem estar ocorrendo excessos ou fraudes. 

Implementar um sistema de gestão de notas fiscais permite um acompanhamento detalhado e atualizado das despesas, ajudando a empresa a manter os custos sob controle e a tomar decisões mais informadas.

6. Desafios tecnológicos

Adotar sistemas tecnológicos na gestão de notas fiscais traz seus próprios desafios, como a integração de sistemas, a segurança dos dados e a adaptação dos colaboradores às novas ferramentas. 

Por outro lado, superar esses desafios pode trazer benefícios em termos de eficiência e precisão. 

No próximo tópico, vamos mostrar como as soluções da VExpenses podem ajudar as empresas a enfrentar esses desafios, oferecendo ferramentas para uma gestão de notas fiscais mais inteligente e prática no contexto das despesas corporativas.

Como otimizar a gestão de notas fiscais com a VExpenses?

Como vimos, a gestão de notas fiscais apresenta alguns desafios, que vão desde a coleta e organização dos documentos até a conformidade fiscal e a integração tecnológica. 

Se você enfrenta esses e outros problemas ao gerenciar as despesas corporativas, saiba que a VExpenses oferece soluções práticas e inovadoras que vão trazer eficiência e redução de custos para o seu negócio. 

Confira a seguir!

Coleta e organização com o Intelliscan

A tecnologia do Intelliscan da VExpenses facilita a coleta e organização das notas fiscais ao reconhecer automaticamente as informações do cupom fiscal. 

Isso garante dados precisos e reduz significativamente o tempo necessário para o lançamento de despesas.

Com essa ferramenta, os usuários da plataforma podem lançar as notas fiscais utilizando a câmera do celular, de onde estiverem e quando precisarem, tornando o processo ágil e simples.

Relatórios de despesas simplificados

A criação de relatórios de despesas é outro desafio no processo de gestão de notas fiscais. Com a VExpenses, você gera relatórios detalhados de forma rápida e simples, com envio para aprovação em apenas dois cliques. 

A plataforma faz a leitura das notas fiscais e identifica automaticamente as principais informações, dispensando o preenchimento manual e proporcionando cerca de 75% de redução no tempo gasto na prestação de contas.

Segurança com o Hórus

Ciente da importância da segurança nas conferências e aprovações de despesas como forma de evitar erros e fraudes, a VExpenses traz, dentro da nossa plataforma, o Hórus, uma inteligência artificial que identifica irregularidades nos lançamentos de despesas automaticamente.

Com o Hórus é possível:

  • receber alertas quando houver duplicidade de comprovantes em despesas diferentes: o Hórus emite alertas quando detecta a duplicidade de comprovantes em diferentes lançamentos de despesas, garantindo que cada transação seja única e devidamente registrada. 
  • receber alertas quando itens proibidos forem detectados nas notas fiscais: além disso, o Hórus verifica se há itens proibidos nas notas fiscais, conforme as políticas de reembolso da empresa. 

Personalização de tags restritivas

A plataforma VExpenses permite a personalização de tags restritivas de acordo com as políticas de reembolso da sua empresa. 

Isso assegura que cada despesa esteja categorizada corretamente e em conformidade com as diretrizes corporativas, facilitando a auditoria financeira e o controle de gastos.

Acesse a nossa calculadora gratuita de economia e descubra quanto você poderá economizar utilizando as soluções da VExpenses!

Tenha a gestão de notas fiscais como parte da cultura da sua empresa

A gestão de notas fiscais é um componente importante para o controle financeiro em qualquer empresa. 

Desde a coleta e organização dos documentos até a garantia de conformidade fiscal, cada etapa do processo apresenta seus próprios desafios. A diversidade de fontes e métodos de pagamento exige uma abordagem bem estruturada e integrada. 

Sem um sistema efetivo, as empresas correm o risco de enfrentar problemas como perda de documentos, erros na prestação de contas e penalizações durante auditorias financeiras.

A tecnologia traz uma alternativa eficiente na superação desses desafios, proporcionando soluções que aumentam a precisão.

Ao automatizar a coleta de dados, identificar potenciais irregularidades e criar relatórios de despesas instantâneos, você reduz o tempo e o esforço necessários, além de garantir conformidade e segurança financeira.

Para empresas que desejam modernizar e otimizar a gestão de notas fiscais das despesas corporativas, a VExpenses oferece uma plataforma completa e efetiva, com soluções avançadas de registro de dados, criação simplificada de relatórios e alertas automáticos para irregularidades.

Assista a uma demonstração para entender como a VExpenses funciona na prática, desde a prestação de contas até a gestão dos cartões corporativos!

Tarina Lemmi
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