Planilha de produtividade: como elaborar uma de maneira eficiente?

Confira como construir uma planilha de produtividade para análise de desempenho e melhore os resultados da sua empresa agora mesmo!
27 de janeiro de 2021
10 min de leitura

Uma planilha de produtividade, apesar de parecer algo relativamente simples, é uma ferramenta bastante eficaz para auxiliar na hora de realizar as análises de performance do seu time.

Isso porque utilizando essa planilha, você é capaz de quantizar, registrar e transformar em KPIs as mais diversas ações que impactam no desempenho da sua equipe.

Afinal, só com uma ótima performance e excelente desempenho dos funcionários, uma empresa consegue alavancar os negócios e crescer cada vez mais!

A planilha de produtividade eficiente permite que você consiga analisar cenários como:

  • Prever alguns problemas e evitar que eles aconteçam;
  • Corrigir adversidades na equipe e sanar a situação antes de transtornos;
  • Evitar prejuízos para a empresa e para os seus clientes;
  • Fazer do local de trabalho um ambiente tranquilo e motivador.

Em resumo, uma planilha de produtividade te ajudará a agir com segurança a partir de dados reais e não apenas movido por “achismos” ou por sua intuição.

Para te ajudar com esse tema, neste artigo você verá tudo sobre a importância dos indicadores de produtividade, além de aprender como utilizá-los em suas análises

Leia até o fim para entender mais sobre o assunto e ainda tirar suas dúvidas sobre análise de performance em viagens corporativas!

Boa leitura!

O que é um indicador de produtividade?

Em síntese, um indicador de produtividade demonstra de forma clara o quanto um colaborador produziu (deu retorno) para a empresa em um determinado espaço de tempo, e o quanto ele utilizou de recursos para atingir tais resultados.

Por isso, os indicadores são considerados medidas essenciais para que a empresa consiga identificar e melhorar a performance e desempenho dos seus funcionários.

Os indicadores de produtividade podem ser utilizados para avaliar:

  • Um único colaborador em determinado período;
  • Uma equipe ou uma área específica da empresa (time de vendas, equipe de marketing, etc.);
  • Processos em geral.

Por fim, utilizar os indicadores de performance na gestão de produtividade é especialmente importante por permitir que sejam tomadas decisões mais data-driven. Ou seja, decisões baseadas e guiadas em dados reais e não apenas na intuição ou “feeling” do gestor.

E o que são KPIs de produtividade?

KPI é uma sigla inglesa para “Key Performance Indicator” ou Indicador chave de desempenho

De maneira resumida e direta, os KPIs são padrões de medidas estratégicas de algumas atividades do negócio.

Ou seja, trata-se dos números mais fundamentais de algumas áreas e processos do negócio, que permitem diagnosticar cenários e assim, possibilitam maior controle.

A diferença entre a medição de KPIs e a intuição dos gestores, se dá justamente pela possibilidade de mensurar a produção e/ou execução de atividades em determinado período de tempo. 

Os exemplos mais comuns de KPIs são:

1. KPIs para Setor Financeiro

Saiba mais sobre quais métricas financeiras utilizar na sua empresa no nosso artigo sobre KPIs financeiros.

2. KPIs para Gestão Interna de Processos

  • Custo de produção;
  • Quantidade x tempo gasto em produção;
  • Entregas de produtos (tempo x custo).

3. KPIs para Gestão Organizacional

Quais as vantagens de fazer uma gestão por indicadores de produtividade?

Agora que você já entendeu o que são os KPIs de produtividade e como eles podem otimizar os processos na sua empresa, veja quais as vantagens em gerir a organização a partir desses indicadores e como utilizá-los.

Vale ressaltar que a principal vantagem dos indicadores de produtividade é conseguir entender, melhorar e otimizar processos, tornando-os mensuráveis. Ou seja, possíveis de medir e visualizar com clareza. 

Confira!

1. Melhoria da qualidade

A gestão de produtividade é essencial para garantir a qualidade do produto e/ou serviço oferecido ao consumidor. 

Nesse sentido, ao utilizar uma planilha de produtividade você conseguirá saber que a qualidade que seu público (ou o mercado) exige estão sendo cumpridas.

Assim, se os seus objetivos forem alcançados, significa que você está no caminho certo. Todavia, sempre esteja atento à sua margem de erro. 

Por exemplo, se a meta da sua empresa é fechar 95% de contratos com os potenciais compradores prospectados, mesmo que atinja essa meta, entenda o porquê de o 5% restante terem desistido do negócio.

2. Aumento da lucratividade

Basicamente, aumentar a produtividade significa também gerar mais lucratividade

Desse modo, é importante que você averigue com cautela o lucro líquido da companhia.

Se o lucro líquido é maior que a utilização de recursos, significa que a empresa vai bem. 

Entretanto, se os projetos, viagens corporativas e investimentos não estão gerando lucro, é hora de tirar (ou adequar) essas ações vigentes até então.

Acesse nosso curso online gratuito de Análise de Indicadores Financeiros para relembrar, ou até mesmo aprender, como realizar esses diagnósticos corretamente.

3. Queda de turnover

O turnover é um dos indicadores mais importantes de uma organização. Afinal, é ele que mostra qual é o grau de rotatividade de funcionários. 

Ou seja, ele mede quantos colaboradores entraram e saíram em um dado período de tempo, oferecendo um diagnóstico sobre a saúde do ambiente de trabalho da sua empresa.

Lembre-se que os funcionários são a peça chave para o bom funcionamento e crescimento de uma empresa. 

Dessa forma, se a sua empresa tem um alto nível de turnover, dificilmente conseguirá um alto padrão de qualidade e produção de produtos ou serviços.

Em síntese, esteja atento(a) a esse indicador e previna alta taxa de rotatividade com:

  • Uma gestão positiva e com ênfase no bem-estar da equipe;
  • Fortalecimento do compliance;
  • Ambiente de trabalho favorável ao diálogo;
  • Feedbacks com colaboradores desmotivados e busca por soluções em conjunto para tais adversidades.

4. Análises mais certeiras

Além dos benefícios que citamos anteriormente, ao determinar indicadores de performance para sua equipe, a análise de desempenho fica mais facilitada e certeira.

Ao elaborar um sistema de avaliação para o seu negócio, ou seja, uma planilha de produtividade, você ainda contará com outras vantagens como:

  • Possuir visão ampla de tudo o que ocorre na empresa;
  • Obter informações precisas;
  • Tomar boas decisões e em menor tempo;
  • Melhorar a qualidade de serviços da sua organização.

Como fazer análise de produtividade?

Para realizar uma análise de produtividade de maneira correta, é necessário elencar dados estatísticos e estabelecer um período de tempo para análise

Desse modo, é possível com a ajuda dos indicadores chave de desempenho (KPIs) visualizar como está sendo a produtividade de um colaborador, setor ou equipe.

Ou seja, é essencial ver se a quantidade de serviços e ou produtos produzidos têm sido maiores que os custos para a sua realização.

Em síntese: boa produtividade = produção e lucro > recursos despendidos.

Para esse tipo de análise, há algumas diretrizes básicas a serem seguidas, tais como:

  • Acessar os dados factuais de um determinado período de tempo;
  • Dialogar com a equipe, colaborador ou setor que está sendo avaliado e expor a situação;
  • Elencar um índice numérico para servir de parâmetro para tais análises.

Porém, é preciso estar atento, pois nem sempre as atividades de um colaborador tem influência direta na produção e lucro do negócio, como é o caso clássico dos profissionais do setor administrativo.

Por isso, antes de tudo, é preciso entender como as diferentes atividades de cada membro da equipe impactam nos resultados da empresa

Além disso, também é preciso fazer uma triagem no panorama geral da empresa e identificar as atividades que mais influenciam os resultados mercadológicos.

Assim, você consegue realizar uma análise de produtividade mais justa e menos enviesada. Afinal, é possível que um colaborador tenha alta produtividade, mas que, mesmo assim, a produção e lucro da empresa não vá tão bem.

É justamente neste momento que contar com uma planilha de produtividade, ou mesmo um sistema de avaliação, torna-se uma prática de destaque.

Com a utilização de uma planilha de produtividade você pode:

  • Otimizar processos para que haja melhoria e aumento da prestação de serviço sem queda na qualidade, nem sobrecarga de funcionários;
  • Reajustar a performance de colaboradores que não têm produzido o necessário para a empresa;
  • Realização de feedbacks mais assertivos e com dados reais, transparentes e verídicos. 

Como montar uma planilha de produtividade?

Com vistas a essas análises, uma planilha de produtividade pode ser a chave para te ajudar na medição. 

De forma básica, você pode montar a sua ferramenta da seguinte forma:

Tenha uma Aba de acompanhamento para:

  • Visualizar as tarefas em andamento e tarefas que ainda serão iniciadas;
  • Insira o nome do colaborador ou equipe responsável pelas tarefas sempre estipule um prazo para o fim da atividade;
  • Além disso, é importante medir os valores gastos x faturamento nas tarefas que serão medidas.

Tenha uma outra Aba para inserção de dados, que deve constar:

  • Tarefas;
  • Preenchimento manual para nomes das atividades, status de realização, etc.;
  • Coloque sempre dados como saída de férias, feriados e folgas de funcionários;
  • Distribua os tipos de tarefas, parcerias e projetos e anote todos os valores, prazos e possíveis mudanças que irão ocorrer no desenvolvimento das atividades.

Sempre lembre de ter seus KPIs e objetivos anotados na planilha de produtividade para conseguir ir medindo, em tempo real, como está o desenvolvimento da sua equipe.

Assim, você conseguirá fazer intervenções mais rápidas e obter melhores resultados do que esperar para intervir depois de um longo período de tempo.

A metodologia ágil de gestão pode ser um grande aliado nesses momentos. Acesse nosso artigo sobre o tema e saiba mais sobre como é possível garantir vantagem competitiva para sua empresa! 

Como medir a produtividade de uma viagem corporativa?

Em viagens corporativas, a planilha de produtividade também pode ser útil. Lembre-se que os principais indicadores serão:

  • O ROI (Retorno sobre investimento) precisa ser positivo. Ou seja, o contrato assinado ou valor fechado da venda tem que ser maior que os gastos da equipe;
  • Os reembolsos de valores gastos não podem ser acima do orçamento de viagem planejado pelo gestor ou pelo financeiro;
  • É péssimo que haja uma viagem corporativa e que não haja um aceno positivo do cliente, como assinatura de contrato ou compra de produto/serviço.

 Assim, para que a empresa saiba se o deslocamento de uma equipe realmente valeu a pena, é necessário levar em consideração as informações supracitadas. 

Além disso, é importante deixar claro que os descontos em negociações precisam ser previamente estipulados.

Afinal, se houver um desconto acima do esperado pelo Financeiro, a viagem poderá ter sido danosa financeiramente para a organização.

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Tarina Lemmi
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