Saiba o que é um RDV e qual a sua importância

RDV é a sigla para relatório de despesas de viagem, que reúne e registra todas as despesas feitas por um colaborador durante uma viagem
5 de setembro de 2023
10 min de leitura

A sua empresa já utiliza o RDV para as viagens corporativas? Este documento é usado para fazer o registro de despesas de viagens dos colaboradores, no intuito de facilitar a prestação de contas dos gastos realizados em uma viagem de trabalho. 

Esse documento possibilita maior controle e eficiência no gerenciamento financeiro, proporcionando uma visão mais clara dos custos relacionados às viagens de negócios.

Com isso, é possível fazer análise de orçamentos mais precisos, identificar áreas de otimização de gastos e aqueles departamentos que não estão em conformidade com políticas internas e regulamentos fiscais. 

Quer entender o que é RDV, como esse relatório funciona, sua real importância e como utilizá-lo no seu negócio? Confira o nosso artigo!

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O que é um RDV?

RDV é a sigla para Relatório de Despesas de Viagem, um documento que reúne e registra todas as despesas feitas por um colaborador durante uma viagem a trabalho.

Este relatório possibilita que os ressarcimentos dos gastos durante a viagem sejam pagos de maneira adequada e dentro das políticas de viagens estabelecidas pela companhia, evitando gastos em excesso, garantindo maior controle de despesas e otimização de processos. 

Para que serve o RDV?

Como já foi falado, o RDV (Relatório de Despesas de Viagem) é essencial para uma prestação de contas e controle das despesas de viagens eficiente e preciso. 

Isso porque no documento constam os detalhes de todos os gastos realizados durante a viagem corporativa, como alimentação, transportes, hospedagens e outros custos. 

Dessa forma, as empresas conseguem ter maior controle e dados mais precisos, garantindo que tudo seja documentado de maneira adequada para futuras auditorias, processos de reembolso e planejamento de futuras viagens. 

Além disso, com o RDV considerando essa maiorcompreensão dos gastos gerais, é possível que a empresa localize pontos de melhoria e faça ajustes necessários nas próximas viagens.  

Quais os benefícios e vantagens do RDV?

Utilizar o RDV pode trazer muitos benefícios para a sua empresa, além destes que já mencionamos ao longo do artigo.

Confira todas as vantagens em adotar o Relatório de Despesas de Viagem no seu negócio:

Redução das fraudes

O RDV (Relatório de Despesas de Viagem) auxilia na redução de fraudes em gastos de viagens. 

Isso porque, ao exigir a apresentação de comprovantes e detalhes de cada despesa, o documento faz um registro confiável e verificável das transações financeiras, dificultando a manipulação ou falsificação de dados.

Adequação de políticas

Outra vantagem é a adequação de políticas, já que esse processo permite que todas as despesas estejam em conformidade com as regras estabelecidas pela empresa. 

A empresa pode definir valores máximos para cada tipo de gasto ou valores máximos por dia, e com o acompanhamento do relatório, fica fácil acompanhar essas métricas.

Sendo assim, o RDV garante que os colaboradores estejam alinhados com as políticas internas da organização.

Agilidade nos processos

O Relatório de Despesas de Viagem contribui também para a agilidade nos processos, pois ele automatiza e simplifica a elaboração e avaliação das despesas de viagem, principalmente em casos de uso de um sistema de gestão

Ao contar com essa tecnologia, os colaboradores podem inserir dados de forma mais rápida e precisa, realizando cálculos automáticos e anexando comprovantes digitalizados, o que contribui na redução do tempo gasto em tarefas manuais.

Comprovação de gastos conforme projeção

A comprovação de gastos conforme projeção também é uma das vantagens do RDV, pois o relatório permite comparar os gastos feitos durante a viagem com o planejamento prévio. 

Com toda a documentação correta, o relatório oferece uma visão clara de como os recursos foram utilizados em relação às projeções, o que possibilita uma avaliação precisa das estimativas de gastos.

Fortalecimento do compliance

Utilizar o RDV na sua empresa também contribui no fortalecimento do compliance, já que a documentação detalhada e a conformidade com as políticas internas e regulamentos externos asseguram que as atividades de viagem estejam alinhadas com os padrões éticos e legais da empresa

Como os RDVs ajudam na gestão?

Uma das formas de o Relatório de Despesas de Viagem ajudar na gestão é assegurando o cumprimento de políticas de reembolso e limites de gastos, garantindo que os colaboradores sigam as regras e evitando inconsistência nas prestações de contas. 

Outro ponto que vale destacar é que os Relatórios de Despesas de Viagem auxiliam na análise e planejamento de futuras viagens corporativas. 

Isso porque, ao registrar de maneira detalhada todos os gastos relacionados às viagens anteriores, os RDVs geram um histórico de gastos que pode ser usado para avaliar a eficácia do orçamento disponibilizado.

Essa análise permite que as organizações façam ajustes de orçamentos de viagens de forma ainda mais precisa e saudável, já que você tem conhecimento das despesas reais incorridas, o que proporciona projeções muito mais realistas para as próximas viagens corporativas. 

Não podemos deixar de mencionar que o RDV também serve como uma fonte de informações para uma gestão de viagens mais estratégica.

Ao analisar os dados de relatório anteriores, é possível identificar padrões de despesas, preferências por estilos de acomodação, tipos de transportes mais vantajosos e outras tendências relevantes. 

Também é possível que a gestão avalie mais facilmente o desempenho dos parceiros (hotéis, restaurantes, companhias aéreas e rodoviárias) usados nas viagens e encontrar pontos de melhoria.

Com isso, sua empresa consegue fazer um planejamento mais direcionado para tomar decisões estratégicas que otimizem recursos e melhorem a experiência dos colaboradores durante as viagens a trabalho.

O que um RDV deve conter?

O RDV deve conter os dados do viajante, como cargo na empresa, período da viagem, além da descrição de todas as despesas.

O documento precisa reunir ainda a data e o local de cada despesa, a categoria (hospedagem, alimentação e transporte), comprovantes de pagamentos ou recebidos, assinatura do viajante e a aprovação da gestão ou responsável pelo departamento.

Como montar um RDV?

Para elaborar um RDV (Relatório de Despesas de Viagem), é preciso levar em consideração uma série de aspectos, a fim de garantir que nenhum detalhe seja esquecido.

O primeiro passo é fazer a coleta de informações, ou seja, é preciso que todas as despesas de viagem sejam registradas neste documento. 

Além disso, o colaborador precisará reunir todos os comprovantes de pagamento, que podem ser recibos ou notas fiscais. Você pode digitalizar ou fotografar esses documentos.  

Para montar um relatório adequado, o ideal é categorizar todas as despesas, como transporte, hospedagem e alimentação. É preciso listar cada despesa, apontando data, valor, local e descrição. 

Você pode utilizar planilhas, como o Excel, aplicativos ou uma plataforma automatizada de gestão de despesas, como o VExpenses, para fazer o controle dos gastos. 

Depois, é necessário fazer o cálculo total de despesas para cada categoria e o total geral. Por fim, o colaborador deve revisar o documento, garantindo que todas as informações estejam corretas e completas antes de enviá-lo para aprovação. 

Qual a importância da política de viagens para a definição do RDV?

Ter uma política de viagens na sua empresa é essencial para a definição do RDV (Relatório de Despesas de Viagem). Isso porque ela estabelece regras claras sobre como os gastos relacionados a viagens corporativas devem ser tratados. 

A política de viagem determina ainda limites de despesas aceitáveis, categorias de gastos permitidas e os procedimentos para a apresentação dos comprovantes de gastos que resultam no reembolso de despesas.

A política de viagem assegura ainda que os colaboradores tenham conhecimento sobre o que pode ser incluído no RDV, como fazer a documentação das despesas e quais são os limites de gastos durante as viagens. 

Tudo isso gera uma maior transparência e conformidade nos processos de gestão de despesas e reembolso, contribuindo para que a empresa possa fazer um controle efetivo de todos os custos.

Como usar um RDV?

Para usar o RDV (Relatório de Despesas de Viagem) corretamente, é preciso estabelecer um processo organizado e adequado para fazer o registro e a documentação de todas as despesas de viagens corporativas. 

Para isso, o colaborador em viagem precisa reunir todos os recibos e comprovantes de pagamento. Quando ele retornar de viagem, é necessário criar o documento sempre respeitando as regras da política de viagens da sua empresa. 

Esse documento pode ser padronizado, o que permite que o colaborador não esqueça de nenhum detalhe. Você pode usar planilhas ou sistemas de gestão de despesas, facilitando ainda mais a prestação de contas. 

Por que automatizar o RDV da sua empresa? 

Automatizar o RDV (Relatório de Despesas de Viagem) pode agilizar todo o processo, que inclui desde a coleta de dados até a aprovação do documento, reduzindo falhas humanas.

Com isso, sua empresa consegue ter maior eficiência e economia de tempo na gestão de despesas. 

Sem contar que a automação do RDV possibilita a conformidade com as políticas de viagens da empresa, já que esses sistemas podem aplicar regras automáticas e validar o seu cumprimento em tempo real. 

A boa notícia é que, atualmente, há plataformas especializadas nessa operação, que oferecem soluções eficientes que auxiliam e simplificam a coleta, o registro e também a classificação de despesas, eliminando a necessidade da realização das tarefas manuais.

Inclusive, muitas soluções permitem que o colaborador lance despesas de onde estiver, assim que elas acontecerem, evitando o acúmulo de notinhas e de trabalho pendente, garantindo muito mais mobilidade na prestação de contas.

A vantagem é que a gestão de despesas corporativas automatizada é feita de ponta a ponta, desde a comprovação do gasto até a análise de adequação às políticas de despesas e lançamento contábil.

Somado a isso, essas soluções reúnem dados completos e proporcionam uma visão em tempo real dos gastos, oferecem análises mais detalhadas de tendências de gastos e facilitam a identificação de áreas que precisam rever o orçamento destinado a viagens. 

Conclusão

Com as nossas dicas, você já pode começar a adotar o RDV na gestão de viagens corporativas da sua empresa. 

Quer otimizar esse processo? Então conheça o VExpenses, um software de gestão de despesas corporativas, que oferece a combinação ideal de gestão de gastos e reembolsos com cartões corporativos flexíveis que servem para agilizar compras e pagamentos. 

Acesse o nosso site para saber mais detalhes!

Tarina Lemmi
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