A auditoria financeira tem o objetivo de prestar contas e aferir a veracidade dos dados da empresa. Com isso, o negócio garante segurança que todos os valores estão corretos e dentro do planejado. Entenda!
Para entender o que é auditoria financeira, a primeira coisa importante a saber é que, segundo o dicionário Michaelis, a palavra auditoria significa “Procedimento de análise, investigação e validação de um sistema, atividade ou informação”.
Quando se trata de auditoria de reembolso de despesas corporativas estamos, na verdade, olhando para uma subdivisão da auditoria financeira. O procedimento de auditoria de reembolso tem como objetivo realizar uma boa gestão de despesas e evitar e identificar fraudes e irregularidades no processo.
Neste post, procuramos esclarecer como funciona a auditoria financeira e como você pode realizar uma auditoria de reembolsos de despesas eficiente.
No final do post, disponibilizamos um modelo gratuito de checklist que desenvolvemos para facilitar o seu processo de auditoria. Confira!
O que é uma auditoria e para que serve?
Os procedimentos de auditoria financeira, que também é conhecida como auditoria contábil, podem ser de dois tipos:
- Interno, com objetivos exclusivos de atender a administração da empresa;
- Externo, cujo objetivo é de atestar ao público externo, ou seja, ao mercado, que a empresa respeita as boas práticas da governança corporativa.
A auditoria financeira na empresa pode ser útil das duas formas. Porém, esse procedimento costuma ser mais utilizado pela auditoria interna, a fim de verificar se os investimentos da sua empresa estão sendo corretamente aplicados.
Além disso, também é realizado para, atestar a segurançaseguridade dos processos internos em controlar fraudes e irregularidades.
A auditoria financeira deverá realizar exames e investigações minuciosas dentro do departamento financeiro da sua empresa, permitindo o levantamento de evidências.
Evidências são as informações que servem como base para os resultados e conclusões da auditoria. Para serem consideradas evidências, as informações devem ser suficientes, fidedignas, relevantes e úteis.
De maneira geral, a auditoria deve ser realizada em etapas que abrangem, fundamentalmente, mapeamentos, identificações e testes. As etapas devem, ainda, considerar os processos e controles particulares da sua empresa, uma vez que não existe um padrão normativo ao qual comparar seus resultados.
Para que uma auditoria seja bem sucedida, é preciso que você se assegure de:
- Ter estabelecido seus objetivos de forma clara;
- Possua um planejamento que inclua um cronograma, garanta que o processo seja válido, ou seja, que trabalhe a fim do objetivo e resultado proposto no seu planejamento;
- Gerencie as ações e as não conformidades de perto;
- Elabore relatórios que consigam responder questionamentos.
Além desses procedimentos, ter em mãos um checklist de auditoria é uma prática que facilita o trabalho e te mantém alinhado ao objetivo da auditoria durante todo o processo.
Em um tópico mais adiante, te guiaremos na construção de um checklist de auditoria de reembolso de despesas para que você consiga garantir a eficiência do seu próprio processo.
Por que realizar esse processo na empresa?
De acordo com o IBGE, quase metade das empresas brasileiras fecham em até três anos devido a má gestão financeira. Portanto, a auditoria é um processo extremamente importante nas empresas.
Realizar a auditoria contábil com frequência na empresa é algo extremamente necessário. Afinal, com esse processo, é possível compreender quais são os saldos registrados e se eles “batem” com os valores reais.
Em outras palavras, é possível verificar se os valores que estão nos bancos, nas aplicações ou em outros destinos estão de acordo com os registros feitos na empresa.
Entenda a seguir quais são as principais vantagens de realizar o processo nas organizações!
Vantagens
Melhores tomadas de decisões
Com uma boa gestão financeira, que inclui a auditoria financeira, você pode ter acesso a informações que são mais precisas e confiáveis. Consequentemente, também pode tomar melhores decisões que conseguem obter melhores resultados para a empresa.
Se mantém conforme as leis
Conforme um negócio cresce, mais riscos ele pode sofrer com problemas relacionados ao cumprimento de leis.
Por esse motivo, a auditoria beneficia a empresa ao testar processos de compliance financeiro e, com isso, identificamos falhas e até fraudes.
Redução de custos
Ao realizar a auditoria, é possível identificar se existem falhas administrativas ou outros tipos de problemas que podem gerar gastos desnecessários à empresa.
Isto é, o processo permite que problemas sejam reduzidos ou eliminados e o negócio opere de maneira mais eficiente e com menor burocracia.
Como é feita uma auditoria financeira?
No momento de colocar o processo em prática, muitas dúvidas podem surgir. Por esse motivo, a seguir, confira o passo a passo que preparamos para te ajudar a fazer uma auditoria financeira na sua empresa.
Primeiro passo: defina o objetivo
O primeiro passo é definir seu objetivo quanto a realização da sua auditoria. Ela é preventiva? Ou teria um cunho mais investigativo, a fim de encontrar o gargalo do processo?
Marque o objetivo da sua auditoria logo no começo da sua folha de checklist. Essa prática facilita manter-se no caminho certo ao elaborar suas perguntas. Também irá facilitar bastante na hora de elaborar seu relatório.
Segundo passo: identifique os aprovadores
O segundo passo é identificar os aprovadores responsáveis por cada funcionário ou departamento da sua empresa.
Isso será de suma importância para o quarto passo, e os ter identificado desde o começo facilitará a realização do procedimento.
Terceiro passo: divida o processo em categorias auditáveis
Dividir o processo em categorias torna o trabalho mais rápido e efetivo, pois facilita a elaboração de perguntas mais específicas e relevantes ao objetivo. Você pode fazer a divisão da seguinte maneira:
Despesas relativas a viagens
Normalmente, nessa seção da Política de Reembolso de Viagens estão previstas as despesas básicas de viagem. Isso inclui:
- Quais fornecedores são preferidos;
- Faixa de tarifas aceitáveis para a compra de passagens;
- Categoria (classe) da viagem;
- Quanto tempo antes a viagem deve ser agendada.
Existem outras observações que podem estar previstas nessa seção, listamos anteriormente apenas as mais comuns.
Aqui, você deve guiar suas perguntas principalmente no sentido do valor pago pelas passagens, quilometragem ou corridas de táxi.
Também cabem observações quanto à categoria da viagem, companhia aérea/rodoviária/ferroviária, o modo como foi feita a compra da passagem.
Despesas adicionais de viagem
Nessa seção devem estar previstas as despesas complementares às despesas de viagens, consideradas como reembolsáveis. Essas despesas podem ser: bagagem, vistos, estacionamento, taxa de câmbio de moedas estrangeiras, etc.
Essa parte é mais específica de cada empresa, assim, guie suas perguntas para considerar os limites previstos especificamente para cada item.
Analise se não houve nenhum desvio da faixa pré-autorizada para reembolso. Caso detecte uma desconformidade, pergunte o motivo ao responsável pela aprovação da despesa. Não se esqueça de deixá-lo registrado em seu relatório.
Despesas de hospedagem
Essa parte da Política de Reembolso de Despesas contém, basicamente, a listagem dos métodos de reserva e taxas de diárias autorizadas.
As perguntas importantes para auditar essa parte seguem, principalmente, a linha da investigação do modo que a reserva foi feita.
Por onde foi feita a reserva? Quanto tempo antes? Qual o motivo de ter escolhido esse hotel em específico? Seguiu as regras de preferências de reserva? O valor da diária está dentro da taxa autorizada na Política de Reembolso de Despesas?
Pode ser que a Política de Reembolso de Despesas tenha uma hierarquia de preferências para a escolha da hospedagem, ou seja, “critérios de desempate”. Por exemplo: prima-se pela proximidade ao local do trabalho a ser realizado, em segundo lugar pelo preço da diária, terceiro lugar pela classificação (estrelas) do hotel, etc.
Observar essas preferências é de suma importância para que você audite essa seção do processo de reembolso de despesas. Pode ser que aqui se encontrem as maiores brechas para a ocorrência de fraudes e irregularidades.
Despesas com alimentação e entretenimento (bleisure)
Essa é a seção da Política de Reembolso de Despesas que determinará os valores autorizados para refeições e, em alguns casos, para bleisure também.
Além disso, essa parte deve servir como um guia de quando reivindicar o reembolso de refeições, quais tipos de refeições são reembolsáveis e explicar qualquer outra ambiguidade que possa ocorrer sobre alimentação e entretenimento.
Qual a motivação da refeição? Almoço? Janta? Lanche? Havia bebida alcoólica na nota fiscal da refeição? O valor pago pela refeição é um valor autorizado? Por que a refeição foi realizada neste determinado restaurante?
Ter perguntas como essas no seu checklist te ajudam a ter uma visão mais analítica do processo. E claro, além dessas, faça outras perguntas que possam ser pertinentes ao seu objetivo.
Outros tipos de despesas
Assim como a seção “Despesas adicionais de viagens”, essa parte da Política de Reembolso de Despesas também é bastante particular de cada empresa. Porém, é altamente recomendável ter na sua política uma seção que predetermine o reembolso de gastos deste tipo.
Nessa seção ficam previstos os gastos complementares à atividade profissional. São eles: gasto com material de escritório, correios, taxa de afiliação profissional, etc.
Siga com as suas perguntas da maneira analítica como exemplificamos nas seções anteriores, considerando as particularidades desta seção adotadas na sua empresa.
Quarto passo: seja questionador
Após colher as informações de todas as partes do processo de reembolso na sua empresa, é hora de analisar, identificar conformidades, padrões e desvios.
Lembre-se de sempre questionar, principalmente, as partes mais frágeis da sua Política de Reembolso de Despesas.
Durante sua investigação, caso tenha constatado algum desvio da política da sua empresa, faça uma marca que deixe aquele lançamento em destaque para que você possa voltar nele agora, no momento da análise.
Ao identificar desvios da política, você deve questionar tanto os funcionários responsáveis pelas despesas, quanto os responsáveis pela aprovação da despesa. Esse questionamento é importante, pois nem sempre desvios significam irregularidades ou fraudes. Pode ser que tenha ocorrido uma situação extraordinária que justifique a despesa.
Porém, tenha atenção! Investigue se não há um padrão de comportamento ligado às despesas extraordinárias. Muitas vezes esses padrões podem ser fortes indicativos de ocorrência de fraudes e irregularidades.
Quem pode ser auditor financeiro?
Agora que você já sabe como funciona o processo de auditoria financeira, também é importante que compreenda quem pode ser um auditor financeiro nas empresas.
Para ocupar esse cargo, o ideal é que a pessoa tenha graduação em Ciências Contábeis. Além disso, deve obter o registro profissional no Conselho da área e ter experiência em auditoria.
Além dos conhecimentos em contabilidade, a pessoa auditora precisa saber trabalhar em equipe e ter visão estratégica. Outra característica muito importante para esse profissional é a busca constante por novos conhecimentos.
Caso queira realizar uma pós-graduação, existem diversas opções que atendem as necessidades de um auditor financeiro, como especializações em Contabilidade, Controladoria e Auditoria.
Qual é o critério de auditoria que devo seguir?
Geralmente, entende-se como critério de auditoria a norma a qual você irá averiguar a conformidade dos processos internos da sua empresa.
Entendem-se normas como conjuntos de boas práticas que já foram consolidadas em outras empresas e que são aceitas pelo mercado.
Como o processo de reembolso de despesas não é regido por uma norma padrão e comum a todas as empresas, as normas de auditoria para esse cenário são as Políticas de Reembolso de Despesas adotadas por cada organização.
Estude bem as Políticas de Reembolso de Despesas da sua empresa, marcando os pontos que você julga principais a serem auditados.
Atente-se se há brechas nas quais fraudes e irregularidades poderiam passar despercebidas.
Quando se sentir íntimo da sua Política de Reembolso de Despesas, é hora de começar sua auditoria financeira nos processos de reembolso da sua empresa.
Seu trabalho será investigar se sua empresa está seguindo as boas práticas previstas no seu critério de auditoria.
Agora que você já sabe como guiar sua auditoria financeira de reembolso de despesas, baixe nosso modelo gratuito de checklist para te servir de guia, e mãos à obra!