Investir na transformação digital é sinônimo de vantagem competitiva, eficiência e produtividade. No entanto, gerenciar o gasto de empresas com tecnologia é crucial para a saúde financeira do negócio. Afinal, é necessário conhecer os valores, identificar quais deles são desnecessários e quais podem ser otimizados.
Na prática, é preciso entender que o fluxo de trabalho nem sempre está maduro o suficiente. Esse é um processo de melhoria contínua e exige uma revisão constante das atividades realizadas.
Portanto, o setor de TI precisa estar alinhado ao financeiro para garantir que ambos andem na mesma direção. Assim, é possível conquistar objetivos estratégicos e fazer uma boa gestão de despesas com licenças e softwares, por exemplo. Para ajudar nessa empreitada, criamos este post com as principais dicas de como gerenciar gastos de empresas com tecnologia. Vamos lá?
Qual o impacto da tecnologia nas empresas?
O gasto de empresas com tecnologia aumenta de forma constante — nem poderia ser diferente. Isso acontece devido aos diferentes benefícios obtidos com a tecnologia. Dentre eles estão:
- Aumento da produtividade;
- Crescimento da motivação da equipe;
- Redução de custos;
- Eficiência na gestão;
- Agilidade no contato com clientes e fornecedores;
- Melhoria da projeção e da reputação no mercado devido à eficiência dos processos.
Por esses motivos, todas as áreas de negócio se beneficiam com o bom funcionamento da TI. Por exemplo, o marketing tem mais dados relevantes para utilizar no relacionamento com o cliente. Assim, tem uma chance maior de gerar leads — potenciais clientes — para a equipe de vendas.
Por sua vez, o atendimento consegue agilizar os processos. Por exemplo, um chatbot consegue resolver dúvidas mais simples dos clientes. Além disso, a aplicação da estratégia omnichannel permite ter vários canais de comunicação integrados, que otimiza os contatos.
Nesse cenário, ainda há a chamada indústria 4.0. A chamada 4ª Revolução Industrial abrange muita tecnologia de automação e troca de dados. Ainda, utiliza vários conceitos, como o de Internet das Coisas, computação em nuvem e sistemas ciberfísicos.
Para a sua empresa, tudo isso se reflete em vantagem competitiva. Sem esses investimentos, a empresa acaba ficando para trás e perde espaço no mercado. Ou seja, o seu desenvolvimento acaba sendo bloqueado.
Considerando todos esses fatores, fica claro que toda empresa precisa investir em TI. No entanto, os gastos das empresas com tecnologia precisam ser controlados, assim como acontece com qualquer outro setor. Esse é o ponto-chave da discussão.
Afinal, ao focar no custo-benefício, seu negócio se torna mais eficiente. Da mesma forma, a tecnologia pode ajudar sua empresa a controlar outros gastos corporativos. Assim, o trabalho entre os setores ocorre de forma alinhada e endereçada aos objetivos traçados.
Como a tecnologia ajuda uma empresa?
A tecnologia torna todos os processos mais eficientes. Com isso, são eliminados gastos desnecessários, erros e retrabalhos. O resultado é uma gestão mais acertada e capaz de tomar as melhores decisões, de acordo com os dados gerados pelo negócio.
Ao mesmo tempo, há redução do risco de fraudes e incoerências. Por exemplo, ao usar a tecnologia para controlar os reembolsos corporativos, o gestor garante a padronização dos processos e faz a alocação contábil correta.
A mesma regra é seguida para a assinatura de softwares e gastos com equipamentos, sistemas e infraestrutura, por exemplo. Em qualquer caso, a rotina empresarial é facilitada.
Além disso, a tecnologia traz mais oportunidades de desenvolvimento, capacitação e aprendizado. Dessa forma, há melhoria da performance, com a formação de uma equipe de alto desempenho em todos os setores.
Quanto uma empresa gasta com TI?
Os gastos de empresas com tecnologia crescem a cada ano. Em 2020, eles representaram 8,2% do faturamento das empresas. Já em 2021, a média chegou a 8,7%. Em 2022, a tendência também é de elevação.
Começando com 2020, os dados do Centro de Tecnologia de Informação Aplicada da Escola de Administração de Empresas de São Paulo da Fundação Getúlio Vargas (FGV-EAESP) mostraram um crescimento contínuo. Se em 1992 a média era de 2%, naquele ano foi de 8,2%.
No entanto, o principal foco foi a renovação da infraestrutura. Portanto, ainda foi verificada uma falha no apoio aos novos modelos de negócio.
Por sua vez, em 2021, a pesquisa da FGV-EAESP descobriu que a média de gastos havia chegado a 8,7%. Muito do crescimento ocorreu por conta da pandemia, que exigiu investimentos em ferramentas e novos modelos de comunicação.
Tanto é que a integração do físico com o digital foi uma prioridade. Isso fez com que os sistemas ERPs tivessem uma alta considerável.
Além disso, as empresas querem criar demandas a fim de agregarem valor. A tecnologia tem um papel crucial nesse cenário. Isso faz 66% das micro e pequenas empresas investirem em ferramentas para se adaptarem à transformação digital.
Ainda, há 68% que pretendem participar de programas de aceleração de maturidade digital. Afinal, todos já perceberam que esse é o caminho do sucesso.
Com todos esses detalhes, fica claro que o investimento das empresas em TI é cada vez maior. Em 2021, esses valores foram equivalentes a 1,65% do montante mundial. No entanto, o crescimento interno ficou acima da média global, ficando em 11% de alta.
Com esse resultado, o Brasil ficou no 10° lugar da lista de investimentos em tecnologia, com 45,7 bilhões de dólares. Quando se considera apenas a América Latina, o país está na 1ª colocação.
Por todos esses fatores, a gestão financeira é uma atividade obrigatória em todas as empresas e setores. Na área de TI, a regra é a mesma. Inclusive, porque os gastos podem ser bastante elevados — e devem ser eficientes para trazerem o retorno esperado.
Quanto fatura uma empresa de tecnologia?
O faturamento depende muito do segmento tecnológico em que a empresa atua e do seu desempenho. No entanto, o relatório Tech Report 2021, da Associação Catarinense de Tecnologia (Acate) identificou que o faturamento em 2020 chegou a R$ 426,9 bilhões.
Esse montante representa 5,6% do Produto Interno Bruto (PIB) do país. Além disso, registra uma alta de 5,4% em relação a 2019.
Do total faturado, 48,4% ficaram concentrados em São Paulo. Em seguida, vieram os seguintes estados:
- Rio de Janeiro: 10%;
- Minas Gerais: 6,3%;
- Rio Grande do Sul: 5,4%.
Quais custos devem ser considerados ao montar uma empresa de TI?
Qualquer negócio precisa fazer um bom controle de gastos para ter eficiência na gestão financeira. No caso de uma empresa de TI — ou mesmo um setor —, é necessário ter alguns cuidados com os seguintes custos:
- Infraestrutura, que inclui as máquinas, sua atualização, a estabilidade da prestação de serviço e mais;
- Serviços, que abrangem servidores, licenças, armazenamento, gastos com infraestrutura, largura da banda para acesso à internet;
- Manutenção, por exemplo, troca de peças e de equipamentos. Aqui, é importante destacar que esses gastos costumam ser pequenos. Ainda assim, precisam ser considerados, porque trazem um impacto significativo ao longo do tempo;
- Equipe, que é um dos maiores gastos do negócio. Aqui, estão incluídos pagamento de salários, resolução de erros, cursos de capacitação e outras burocracias.
Como gerenciar gastos de empresas com tecnologia?
Para o gerenciamento de gastos de empresas com tecnologia, o ideal é focar o custo-benefício. Ou seja, de nada adianta investir nas melhores ferramentas e sistemas, se o uso for inadequado ou não for possível alcançar os objetivos estratégicos.
Portanto, todo o trabalho de gestão de gastos deve ser alinhado ao planejamento estratégico. Nesse sentido, é importante fazer mudanças nos processos internos e usar algumas tecnologias e ferramentas para auxiliar no processo.
Além disso, é importante adotar algumas boas práticas. Dentre elas, estão:
Reavalie a infraestrutura atual
Liste todos os gastos e lembre-se de custos que vão além da compra de hardwares e equipamentos. Para isso, faça um inventário completo, que envolva todos os ativos. Inclua, por exemplo:
- Licenciamentos;
- Atualizações de sistemas;
- Mão de obra;
- Suporte técnico;
- Treinamentos;
- Indisponibilidades;
- Falhas recorrentes;
- Backups;
- Plano de contingência;
- Desastres;
- Quedas.
Prepare a equipe
A equipe de uma empresa de tecnologia não é formada apenas por pessoas da TI. No entanto, boa parte dela é. Por isso, é necessário que todos estejam bem treinados para que os investimentos sejam bem-sucedidos.
Invista em automação
A automação faz parte das empresas de tecnologia. Ainda assim, é importante avaliar os gargalos e os contratempos devido ao uso de plataformas distintas e sem integração. Isso gera mais gastos.
O ideal é centralizar e automatizar todas as atualizações de software. Além disso, vale a pena aumentar o uso da capacidade ociosa de hardware ou rede. Assim, é possível entregar melhores resultados, economizar recursos e melhorar o desempenho dos sistemas.
Reavalie os contratos com fornecedores
Faça auditorias periódicas e avalie os contratos de parceria firmados. O foco é um relacionamento de longo prazo. Porém, é importante fazer revisões para garantir a continuidade das vantagens para a empresa.
Use as ferramentas adequadas
Por fim, avalie as ferramentas usadas pela empresa. Veja se elas estão atualizadas e se realmente contribuem para a produtividade e o desempenho dos colaboradores. Se estiverem obsoletas, tendem a causar prejuízos para o negócio. Por isso, é necessário fazer uma boa análise.
Quais despesas podem ser reduzidas?
Além dos gastos citados, é importante reduzir algumas despesas. Dentre os gastos de empresas com tecnologia que podem ser diminuídos, estão os que listamos a seguir. Confira!
Jornada de trabalho
Avalie a carga horária dos colaboradores. Quando elas são muito longas, tendem a prejudicar a produtividade dos colaboradores. Vale a pena testar jornadas de trabalho mais curtas, porque elas tendem a otimizar os custos e aumentar a produção.
Ainda que você discorde dessa alternativa, crie instrumentos para o rendimento e o incentivo dos colaboradores. Algumas delas são horários flexíveis, trabalho em home office, etc. Isso ajuda a reduzir gastos com água, energia, telefonia, entre outros.
Armazenamento de documentos online
Os arquivos devem ser digitalizados. Utilize a computação em nuvem para o armazenamento. Além de reduzir os gastos, também diminui a chance de perdas e evita gastos excessivos com servidores físicos. Ainda há redução de custos com toner, papel, tinta de impressora e eletricidade.
Automação de processos
Várias atividades podem ser automatizadas e isso reduz os gastos de empresas com tecnologia de forma significativa. Algumas das possibilidades são monitoramento de rede, backups e atualização de softwares.
Terceirização de serviços
Algumas atividades podem ser terceirizadas. O ideal é focar a atividade-fim da empresa. Assim, é possível ter mais eficiência e evitar gastos elevados com folha de pagamento, contratação, demissão, treinamento e mais.
Qual software usar para gerenciar os gastos?
Todos os gastos de uma empresa com tecnologia precisam ser bem gerenciados. No entanto, o setor de TI tem demandas específicas. Por isso, é importante utilizar um software de gestão empresarial integrado ao ERP, que tenha ferramentas que auxiliem na gestão, como o Cartão PJ do VExpenses.
Esse cartão corporativo funciona como um meio de pagamento e é uma excelente opção para facilitar a centralização de gastos. Por isso, ajuda a gerenciar as assinaturas de softwares e ferramentas necessárias ao bom funcionamento da empresa.
Ele garante autonomia para o setor, mas mantém a segurança com o cadastro de políticas de gastos, antifraude e alertas. Ao mesmo tempo, o financeiro mantém o controle de gastos, faz a alocação correta, confere o que foi orçado com o que foi realizado e mais.
Isso é possível devido à integração com a plataforma de gestão de despesas. Assim, toda a parte administrativa e financeira desses gastos é realizada antes mesmo de enviar para o ERP.
Essa conciliação de despesas é importante para que o financeiro tenha mais tempo e qualidade de vida no fim do mês. Isso porque a plataforma cuida de várias atividades, como:
- Conciliar os gastos do cartão de forma automática;
- Contrapor os gastos com os limites definidos pela política de despesas;
- Alocar os valores nas contas contábeis corretas e enviar para o ERP;
- Atribuir aos centros de custos corretos;
- Disponibilizar o comprovante de despesas associado ao lançamento, com armazenamento em nuvem para consulta fácil e rápida.
Tudo isso ajudará os gastos de empresas com tecnologia a serem otimizados e reduzidos. Por isso, vale a pena seguir as dicas que passamos ao longo deste post para obter melhores resultados, qualquer que seja a realidade da sua empresa. Então, que tal conhecer o Cartão PJ? Experimente a nova solução do VExpenses e faça uma gestão de despesas corporativas mais inteligente e eficiente.
