Quando se trata de viagens corporativas, um dos assuntos que mais surtem dúvidas é em relação ao cálculo do valor do km rodado para reembolso. Um dos métodos mais certeiros de realizar esse cálculo envolve a utilização do medidor de km (odômetro) como ferramenta de otimização do processo.
Afinal, para que seja realizado um pagamento justo dos valores gastos com gasolina pelo colaborador é necessário ter números exatos.
Por esse motivo, calcular o valor do km de maneira correta é essencial, o que pode se tornar bem mais fácil através de ferramentas digitais.
Neste artigo nós trouxemos algumas dicas para você aprender a medir quilometragem de maneira bem rápida e prática.
Confira mais sobre o medidor de km e saiba como utilizá-lo!
O que é reembolso de km?
Em linhas gerais, chamamos de reembolso a devolução de determinado valor para o colaborador.
Ou seja, o ressarcimento de possíveis gastos que ele teve enquanto estava à disposição da empresa, principalmente durante viagens corporativas.
Nesse sentido, o reembolso por km significa a devolução do custo que a realização da viagem representou para o funcionário.
E deve ocorrer sempre que o profissional utiliza seu próprio carro para a locomoção.
Porém, é preciso ficar atento, o reembolso de km não deve considerar apenas o combustível gasto durante a viagem.
Isso porque o colaborador que usa seu próprio veículo para a viagem está exposto não somente ao desgaste natural que o deslocamento provoca no veículo, como o carro pode sofrer danos e avarias.
Possíveis acidentes ou estragos no motor, assim como o simples consumo de óleo, possuem custos para o funcionário. Nesse caso, esse valor também deve ser reembolsado, para que o profissional não fique no prejuízo.
Sendo assim, o reembolso por km engloba a gasolina gasta durante a viagem e também o desgaste do carro, independentemente do quão grande ele for.
Em outro cenário, quando a viagem é feita com o carro da empresa e o funcionário arca com o abastecimento da gasolina, realiza-se apenas o reembolso do valor do combustível.
Por isso, saber como fazer o cálculo do valor que precisa ser devolvido é muito importante. Afinal, caso contrário, o colaborador acabará pagando sua locomoção para a realização do trabalho, o que além de ser bem injusto, vai contra as normas da CLT e pode gerar processos trabalhistas.
Como calcular o valor do km rodado para reembolso?
Para calcular o valor do km rodado para reembolso o primeiro passo é ficar de olho no marcador de km.
Afinal, é ele que indicará qual foi a distância percorrida durante a viagem.
Além disso, também é sempre importante ter em mente o valor pago pelo litro de combustível.
Desse modo, a partir de uma série de cálculos, obtém-se a média gasta pelo colaborador a partir do contador de km.
Tudo isso pode parecer bem difícil em um primeiro momento, porém, existem algumas formas bem simples de obter o número exato para fazer o reembolso ao funcionário.
Atualmente, algumas ferramentas digitais oferecem um resultado automático, eliminando completamente a necessidade de fazer o cálculo manualmente.
Além disso, é sempre importante dizer que com ferramentas pode-se agilizar o processo e diminuir bastante o risco de erros no cálculo. Assim, garante-se maior transparência para os colaboradores, que podem acompanhar o valor que receberão ao final da viagem.
Aqui no nosso blog temos um artigo completo ensinando como marcar quilometragem, onde explicamos passo a passo as melhores formas de realizar esse processo. Acompanhe neste link: Custo do km rodado: aprenda a calcular o valor do reembolso por km.
Como fazer cálculo de quilometragem?
Para te ajudar a descobrir a melhor forma de marcar quilometragem para fazer o reembolso dos funcionários da sua empresa, separamos aqui os 3 formatos mais utilizados atualmente. Confira e facilite o processo de medir quilometragem!
1. Método do medidor de km (odômetro)
O método do medidor de km é um dos mais comuns e utilizados no dia a dia da maioria das pessoas. Ele funciona com base no odômetro, o medidor de quilometragem que fica localizado no painel dos veículos.
Para medir o valor do reembolso dentro desse formato é preciso ter algumas informações em mãos:
- Valor pago pelo litro de combustível;
- Quantidade de litros de combustível colocados no veículo;
- Quilometragem do veículo antes de iniciar a viagem;
- Quilometragem do veículo após encerrar a viagem.
Com esses dados em mãos, basta fazer um cálculo baseado na regra de 3. Depois disso, já sabe-se qual a média de combustível que o veículo consumiu durante a viagem.
Porém, vale lembrar que esses valores podem variar entre percursos realizados em rodovias e em dentro da cidade. Sendo assim, o cálculo não deve ser feito apenas uma vez e depois ser usado como medida para todas as outras viagens.
2. Google Maps e similares
Como citamos anteriormente, utilizar ferramentas digitais é um ótimo meio de garantir contas mais exatas e um reembolso mais justo para os funcionários.
Nesse sentido, calcular quilometragem através do Google Maps e de outros aplicativos de GPS pode ser uma ótima opção.
Nesse formato é preciso seguir um passo a passo bem simples:
- Baixar o aplicativo de GPS (existem vários disponíveis para sistema Android e iOS);
- Dentro do aplicativo, selecionar o ponto de saída;
- Selecionar o ponto de chegada;
- Calcular a rota.
Depois disso o app já exibirá qual será a quilometragem exata percorrida pelo colaborador. Sendo assim, basta fazer o cálculo com base nos litros de combustível e no valor gasto para o abastecimento do veículo.
3. Aplicativos para calcular viagens
Assim como o Google Maps, existem muitos outros aplicativos com medidor de km que podem ser utilizados para fazer o reembolso de viagens corporativas.
Eles fazem o acompanhamento não somente dos gastos com combustível, mas também de outros custos que o funcionário pode ter durante o compromisso, como alimentação e aquisição de ferramentas de trabalho.
Um bom exemplo disso é o VExpenses, que tem como objetivo oferecer uma gestão de despesas mais exata e otimizar todo o processo de prestação de contas.
Desse modo, ele beneficia tanto a empresa, quanto os colaboradores para que desfrutem de mais agilidade e transparência no reembolso de despesas, após encerrar o compromisso.
E aí, você já conhecia esses três formatos de medir a quilometragem em viagens corporativas? Já fez uso de algum deles em sua empresa?
Se sim, deixa a sua resposta aqui nos comentários junto com a sua sugestão do melhor método!
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