Em empresas onde os colaboradores fazem viagens corporativas com frequência, é crucial que exista uma boa gestão dos custos. Por esse motivo, uma planilha de despesas de viagem a trabalho é algo essencial no mundo dos negócios.
Quando existe a padronização da prestação de contas de custos com viagens, é possível ter um maior controle da utilização do recurso financeiro dedicado para esse tipo de despesa corporativa.
Afinal de contas, todos os custos gerados durante as viagens devem ser reembolsados aos funcionários. Logo, esse processo deve ser feito da maneira mais transparente e eficiente possível, para evitar possíveis falhas e até mesmo fraudes.
Pensando nisso, neste artigo, daremos algumas dicas sobre como montar uma planilha de despesas de viagem de negócios. Confira a seguir!
O que são despesas de viagem?
As despesas de viagem podem ser reembolsadas para os colaboradores de empresas que realizam viagens corporativas. Porém, nem todos os custos podem estar incluídos na política de reembolso de uma empresa.
Leia também: Política de viagem corporativa: entenda como criar a sua
Por esse motivo, os departamentos de recursos humanos e financeiro geralmente precisam analisar diversas solicitações de reembolso para garantir que as mesmas são válidas.
Alguns exemplos de despesas válidas para reembolso, são:
- Hospedagem;
- Alimentação;
- Meio de transporte para locomoção.
Já alguns exemplos de despesas que geralmente não são reembolsáveis – dependendo da empresa – são:
- Entretenimento;
- Atrações turísticas – que não estão relacionadas a viagem de negócio.
É comum que essas despesas ocorram no cartão de crédito ou débito pessoal, ou com dinheiro próprio dos colaboradores. Depois que retornam das viagens, eles fazem a solicitação para o setor responsável, para receberem o reembolso.
Leia também: Como fazer classificação de despesas de reembolso de funcionários?
Uma alternativa é utilizar um cartão corporativo para fazer a gestão de despesas de viagens dos funcionários. Esse tipo de cartão pode ter seu limite pré-estabelecido, com o objetivo de evitar gastos excessivos com despesas reembolsáveis.
Porém, não importa se a sua empresa utiliza ou não um cartão corporativo, ela precisa fazer um bom controle de custos com viagens.
Para que serve uma planilha de despesas de viagem?
Sem uma planilha de despesas de viagem, uma empresa pode ter dificuldade em acompanhar os gastos que estão ocorrendo com suas viagens corporativas. As consequências de não fazer essa gestão de forma precisa pode resultar em gastos exorbitantes.
Além disso, a probabilidade de fraude também é maior quando as despesas com viagens não são rastreadas meticulosamente. Afinal, infelizmente, pode acontecer que algum colaborador solicite o reembolso de um custo que não ocorreu ou utilizar um recibo falso, por exemplo.
Mas, além dessas questões, empresas que não têm uma planilha para fazer esse tipo de controle podem ter um maior nível de insatisfação dos funcionários. Isso porque os reembolsos – que são válidos – podem demorar muito para acontecer.
Portanto, ao criar uma planilha de despesas para viagens, a sua empresa pode ter um processo muito mais organizado e eficiente de reembolsos.
Como fazer uma planilha de despesas de viagens? 5 dicas
Agora que você já sabe a importância de criar e utilizar uma planilha de despesas de viagem, aqui estão algumas dicas para você criar uma para a sua empresa!
1. Crie o arquivo ou escolha um modelo pronto
A primeira coisa que você precisa fazer é criar uma planilha. Sim, essa dica pode parecer óbvia, mas é comum que muitas pessoas tenham dúvidas sobre por onde devem começar.
Você pode iniciar com um modelo básico, e pode usar tanto o Excel quanto as planilhas do Google. Além disso, você também pode encontrar alguns modelos prontos de planilhas para despesas disponíveis na internet.
2. Edite as colunas
Crie as colunas na planilha de acordo com a necessidade do seu negócio. Algumas opções que você pode considerar incluir são:
- Data de quando ocorreu a despesa;
- Nome do colaborador;
- Qual foi a despesa;
- Qual foi a viagem;
- Data da solicitação de reembolso;
- Valor.
Essas são apenas algumas sugestões das colunas que podem fazer parte de uma planilha de despesas de viagem. Porém, tenha em mente que precisa personalizá-la de acordo com as despesas comuns na sua companhia e com os dados necessários para fazer o reembolso.
3. Descreva com detalhes as despesas
Para cada despesa, é muito importante deixar uma linha para colocar o máximo de informações possíveis sobre ela.
Também é importante colocar as despesas em ordem cronológica para que a mais recente esteja no final da planilha.
4. Anexe os recibos
A solicitação de reembolso para gastos decorrentes de viagens deve ser feita com a apresentação de recibos dos mesmos. Você pode incluir esses recibos em uma aba da planilha, ou em outra parte, no caso de uma ferramenta específica para esse tipo de controle.
Outra opção é anexar os arquivos no relatório impresso – caso opte por imprimi-lo. Se fizer isso, é importante fazer uma cópia do recibo para que seja anexado ao relatório e guardar o original em outro lugar.
5. Atualize sempre que necessário
Criar o relatório é apenas o passo inicial para fazer uma boa gestão dos custos com viagens corporativas. É essencial que a planilha seja atualizada sempre que necessário. Ou seja, sempre que ocorrer alguma viagem a trabalho e o colaborador solicitar reembolso.
Além disso, também é importante atualizá-la quando os reembolsos forem feitos, para ter um controle do que já foi pago e o que ainda precisa ser analisado e efetuado o reembolso.
O que não pode faltar na sua planilha de despesas de viagens?
Você ainda está com dúvidas sobre quais informações deve incluir na sua planilha de despesas de viagens? Para te ajudar, aqui está uma lista com o que não pode deixar de fora.
Dados pessoais
A sua planilha precisa ter as informações da pessoa que realizou as despesas. Logo, alguns dados pessoais que podem ser incluídos, são:
- Nome completo;
- Cargo do colaborador;
- Departamento de atuação;
- Dados bancários para o reembolso.
Informações sobre as viagens
As informações sobre as viagens também devem ser detalhadas na planilha. Portanto, você pode incluir:
- Data da viagem – partida e retorno;
- Local da viagem (destino);
- Motivo para a realização da viagem.
Quais foram os gastos
Para que a visualização dos gastos seja o mais eficiente possível, é importante compreender tudo sobre a viagem. Então, defina categorias para os gastos, como:
- Hospedagem;
- Transporte;
- Alimentação.
Adiantamentos, se existirem
Em algumas empresas, os colaboradores recebem um adiantamento para os custos com a viagem. Caso exista essa prática na sua companhia, é importante colocar essa informação na planilha de despesas de viagem.
Infelizmente, pode acontecer de algum colaborador receber o adiantamento, receber o valor como ressarcimento e não avisar ao seu gestor ou setor responsável. Com isso, a empresa perde dinheiro.
Todos os detalhes possíveis sobre as despesas
Quanto mais informações você tiver sobre as despesas das viagens, melhor! Por esse motivo, peça para que os colaboradores descrevam detalhadamente cada gasto.
Algumas informações importantes são:
- Datas em que ocorreram cada despesa;
- Qualquer informação relacionada ao gasto;
- Local onde ocorreu a despesa (estabelecimento);
- Recibo ou nota fiscal;
- Valor do gasto.
Soluções de gestão financeira para controle de despesas com viagem
Você já sabe o que não pode faltar na sua planilha de despesas de viagem, mas, para finalizar, temos mais uma dica muito importante: conte com uma solução de gestão financeira!
Uma planilha é muito boa para fazer o controle de custos com viagens, mas não é a única solução possível.
Além de ferramentas específicas para gestão financeira e controle de reembolsos, você também pode contar com um cartão de crédito corporativo e empresarial – como já citado.
Por exemplo, com o cartão de crédito PJ do VExpenses você pode concentrar todos os gastos da empresa em só um lugar. Dessa maneira, fica muito mais fácil fazer o controle de despesas não somente de viagens, mas também de outras questões relacionadas ao negócio.
Ainda, a solução do VExpenses permite fazer a gestão de reembolsos de forma muito mais simples, uma vez que o aplicativo calcula o reembolso de km rodado via GPS, permite que o colaborador preencha os dados necessários para solicitação de reembolso com facilidade e escaneie e anexe as notas em poucos cliques.
Quer saber mais sobre como a solução pode ajudar com o controle de despesas de viagens da sua empresa? Acesse o site do VExpenses e confira os detalhes!