Toda empresa tem suas necessidades quando se pensa em alcançar os objetivos estratégicos. Um bom software de gestão empresarial faz toda a diferença. Isso porque eles são, basicamente, sistemas em tempo real voltados para a gestão de negócios.
Mais do que um passo em busca da transformação digital, essas soluções ajudam a automatizar atividades. Além disso, trazem precisão aos dados coletados e garantem mais produtividade para a equipe.
Por todos esses fatores, é fundamental contar com um software de gestão de empresas. Assim, é possível trazer mais eficiência aos fluxos de trabalho. Porém, tudo isso depende da escolha mais acertada da solução.
Neste post, vamos explicar melhor o que é esse sistema, quais são os mais usados, como escolher o seu e qual é o melhor para o seu negócio. Continue lendo!
O que é um software de gestão empresarial?
O software de gestão empresarial é uma solução que simplifica a realização de atividades e centraliza os dados do negócio. Assim, todas as informações estão à sua disposição em um dashboard único, o que facilita o processo de tomada de decisão.
Portanto, todo sistema de gestão traz praticidade para o dia a dia. Além disso, ele é voltado para a integração de atividades. Assim, é possível atribuir tarefas, gerenciar recursos e colaboradores, controlar cronogramas e orçamento, gerenciar o tempo e mais.
Quais são os softwares de gestão?
Existem dois tipos de sistemas de gestão empresarial. O primeiro é o ERP, que centraliza os dados de diferentes setores. Ainda, tem o CRM, que foca a gestão do relacionamento com o cliente. Entenda melhor as duas alternativas.
ERP
O Enterprise Resource Planning, ou sistema de planejamento de recursos empresariais, traz facilidade aos processos corporativos e melhora o uso do tempo dos colaboradores e dos recursos financeiros do negócio.
Basicamente, o ERP centraliza e organiza todos os dados de negócio. Por exemplo, do comercial, do financeiro, da contabilidade, do cadastro de clientes, etc. Assim, diferentes funcionalidades essenciais estão contidas em um único sistema. Algumas delas são:
- Centralização dos dados da empresa;
- Divisão das funções em módulos;
- Automação das tarefas;
- Controle do processo de vendas;
- Controle do estoque;
- Gestão do relacionamento com o cliente;
- Gestão das finanças;
- Gerenciamento de recursos humanos;
- Emissão de relatórios com dados atualizados para tomar decisões.
CRM
É o Customer Relationship Management, ou gestão de relacionamento com o cliente. Ele ajuda a gerenciar todos os pontos de contato da empresa com os consumidores. O objetivo é fazê-los se tornarem clientes e, então, fidelizá-los.
Para isso, todos os dados dos clientes são organizados e cada um deles tem seu histórico armazenado no CRM. Assim, a equipe monitora quão perto está de fechar negócio e traça estratégias que ajudem o consumidor a tomar sua decisão de compra.
Como escolher o software de gestão empresarial?
O primeiro aspecto relevante a analisar é a demanda da sua empresa. O sistema de gestão precisa estar adequado às necessidades e ter funcionalidades que realmente façam a diferença no dia a dia.
Para isso, avalie os gargalos e as dificuldades atuais, assim como quais processos e tarefas podem ser aprimorados. A partir disso, verifique se o software de gestão empresarial oferece essas opções.
Após fazer essa análise, outras recomendações devem ser aplicadas. Veja quais são elas.
Análise da estrutura necessária para o funcionamento do sistema
Verifique se o sistema está adequado à infraestrutura atual da sua empresa ou se será preciso fazer adequações. Nesse cenário, um sistema em nuvem pode ser a solução. Isso porque ele é acessado pela internet, armazena todas as informações de edição e pode ser acessado por várias pessoas ao mesmo tempo. Tudo feito a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet.
Avalie a escalabilidade do software
A escalabilidade é o termo usado para indicar a capacidade de uma solução ou empresa se adequar à demanda. No caso de um sistema, isso é importante para evitar gastos desnecessários.
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Assim, se a sua empresa tiver menos necessidade de recursos, pode mudar o plano e pagar menos. Por sua vez, se precisar aumentar, tem a chance de fazer isso a qualquer momento. Desse modo, é possível otimizar os processos de maneira contínua. Ainda, há escala operacional maior.
Considere as possibilidades de integração
Veja como o sistema integra os dados e de que forma interage com outras ferramentas. Por exemplo, um ERP que ofereça integração com uma solução de gestão de reembolsos, adiantamentos e cartões corporativos e empresariais oferecerá mais vantagens para o negócio.
Dessa forma, a comunicação entre os setores se torna mais eficiente. Além disso, os processos de negócio são mais ágeis. Assim, você tem uma visão completa dos fluxos de trabalho.
Confira se o sistema tem atualização em tempo real
O software de gestão de empresas precisa oferecer atualização em tempo real. Os dados constantemente revisados permitem que os gestores tenham uma visão completa do negócio. Isso também ajuda a evitar informações duplicadas ou divergentes.
Saiba como funciona o suporte da solução
O atendimento da plataforma deve ser eficiente. Isso evita que sua empresa fique sem o bom funcionamento do sistema em caso de falha ou dúvida. Ainda, verifique se o sistema é intuitivo e/ou de fácil aprendizagem.
Avalie o custo-benefício
Por fim, sempre observe o custo-benefício. Ou seja, a plataforma que oferece mais funcionalidades pelo menor preço possível. Perceba que, aqui, o valor não é o único fator a ser analisado. Por isso, é preciso compará-lo aos recursos oferecidos.
Quais são os softwares mais usados nas empresas?
Apesar de o software de gestão empresarial ser abrangente, cada área pode usar o seu sistema específico. Dentro desse contexto, existem algumas possibilidades. Confira quais são elas.
Software de gestão financeira
Controla toda a movimentação de entrada e saída de dinheiro da empresa. Ainda, tem outras funções, como a emissão de nota fiscal eletrônica. A grande vantagem do sistema de gestão financeira é fazer uma previsão de valores e capacidade de honrar os compromissos de curto, médio e longo prazo.
Software de controle de estoque
Controla a movimentação de mercadorias em estoque e avisa o setor de compras quando for necessário adquirir algum produto. Além disso, evita a perda de itens devido à expiração do prazo de validade.
Software de gestão de projetos
Permite que os gestores e as equipes planejem, documentem e executem todas as atividades planejadas em um projeto. O benefício é oferecer a visualização dos fluxos de trabalho, com a possibilidade de acompanhar os responsáveis pelas etapas e como está o andamento das tarefas.
Software de gestão de marketing
Automatiza as ações de captação de leads, ou seja, potenciais clientes. Ainda, favorece a coleta de dados, que permitirá tomar decisões mais acertadas. Essa solução voltada para as ações de marketing é essencial para gerar contatos para a equipe de vendas.
Software de gestão de vendas e relacionamento com o cliente
Foca a área de vendas e traz suporte às atividades do funil de vendas. Ainda, contribui para a prospecção de clientes, análise do comportamento do consumidor, inteligência de mercado e jornada de compra.
Qual é o melhor sistema de gestão empresarial?
O melhor sistema de gestão empresarial é aquele que oferece todos os recursos que seu negócio precisa. Além disso, ele deve ter integração a outras ferramentas que complementam o bom gerenciamento das atividades.
Assim, você consegue encontrar um parceiro capaz de oferecer soluções personalizadas. É o caso do VExpenses, que realiza toda a gestão de reembolsos, adiantamentos e cartões corporativos.
Com esse sistema, sua empresa automatiza a prestação de contas. Ainda, garante mais produtividade para as equipes. Isso porque oferece:
- Relatórios de despesas simplificados;
- Reembolso de km por GPS;
- Conciliação do cartão corporativo;
- Alertas de segurança;
- Fluxo de aprovação;
- Despesas por projetos;
- Integração com ERPs.
Além disso, existe o Cartão Controle Corporativo do VExpenses. Ele é um cartão com bandeira Mastercard, que serve para trazer autonomia aos departamentos na hora de fazer as despesas necessárias. Ao mesmo tempo, mantém a segurança com o cadastro de políticas de gastos, antifraude e alertas.
Isso acontece porque fica mais fácil fazer o controle de gastos e a alocação nas contas contábeis corretas. Além disso, o Cartão Controle VExpenses faz a conciliação de todos os gastos automaticamente, facilitando na hora de prestar contas: basta associar o comprovante fiscal à despesa e atribuí-la a um relatório de gastos dentro do próprio app. Por tudo isso, pode ser usado por vários setores, como:
- Administrativo e financeiro;
- Compras;
- TI;
- Engenharia civil e arquitetura.
Agora, é só você escolher o software de gestão empresarial mais adequado à realidade da sua empresa. Dessa forma, há uma chance maior de fazer o controle correto dos dados e tomar as melhores decisões.
Então, que tal aproveitar para encontrar a melhor solução e um sistema parceiro para gerenciar reembolsos? Conheça o VExpenses e entenda como todas as funcionalidades podem te ajudar a fazer uma boa gestão de despesas com licenças e softwares.