Entender como funciona o vale-combustível para funcionário é importante para decidir se o reembolso de despesas de viagens corporativas é mais vantajoso.
Vale-transporte, vale-combustível ou reembolso de gastos com combustível. Você já teve dúvidas de qual benefício oferecer para um funcionário? Ou saber qual o momento adequado para disponibilizar um ou outro?
Se a resposta for sim, pode ficar tranquilo. Essa é uma dúvida relativamente comum que podemos esclarecer de forma bem simples e rápida.
Mas, para isso, é fundamental compreender corretamente qual a diferença de vale-transporte, vale-combustível e reembolso de despesas.
Compreender com exatidão a diferença entre esses termos é crucial para o bom planejamento financeiro da empresa e, é claro, para a satisfação dos colaboradores que dependem do auxílio para executar suas funções.
Continue a leitura para entender mais sobre as implicações do vale-combustível, como funciona e quando é vantajoso ou não adotá-lo!
O que é vale-combustível?
O vale-combustível, ou auxílio combustível e auxílio gasolina, é um benefício oferecido ao funcionário que utiliza seu carro particular para realizar atividades à disposição da empresa. Ou seja, se locomover até a empresa, ou mesmo se locomover em viagens corporativas e atendimentos externos. Não importando, nesta última situação, se o deslocamento é feito em carro particular ou da empresa.
Normalmente, o vale-combustível para funcionários CLT é oferecido em forma de cartão pré-pago flexível, que a empresa carrega com determinado valor e o colaborador o utiliza para abastecer seu carro particular ou frota corporativa.
Por exemplo, a organização disponibiliza R$ 50 por dia para que o trabalhador gaste com as viagens que realiza em nome da empresa, para se deslocar do trabalho para casa e vice-versa.
Vale destacar, ainda, que o vale-transporte pode ser substituído pelo vale-combustível.
Assim, se o empregado desejar se deslocar para o trabalho com o seu veículo, a empresa pode escolher fornecer o vale-combustível como benefício de combustível no lugar do vale-transporte.
Lembrando que isso depende apenas de um acordo entre o funcionário e a companhia, caso ele expresse interesse na troca.
O que diz a CLT sobre o vale-combustível?
O vale-combustível não está previsto na CLT, ou seja, é um benefício corporativo opcional e que não integra o salário do funcionário. Por isso, o auxílio combustível não deve ser usado para o cálculo do 13º salário, FGTS, férias e outras obrigações trabalhistas previstas na CLT. Já o vale-transporte é um direito de todo trabalhador com carteira assinada.
Qual é a diferença entre vale-transporte e vale-combustível?
Ambos são benefícios concedidos pelas empresas, porém, com aplicações diferentes pela lei.
O vale-transporte é um direito obrigatório e estabelecido pela CLT para todos os funcionários que possuem carteira assinada. Está relacionado ao uso de meios de transporte públicos para a locomoção casa-trabalho e vice-versa.
De acordo com a lei, todo trabalhador que se enquadra nesse perfil tem direito ao vale-transporte e pode requisitá-lo, seja qual for a distância entre a sua casa e o local de trabalho.
E funciona assim: cada mês o empregador antecipa aos funcionários o valor correspondente a todas as passagens de transporte público daquele período. Tanto a ida quanto a volta.
O custo do vale-transporte é dividido entre empresa e funcionário. Sendo descontado do trabalhador, todo mês, 6% do seu salário fixo.
Entretanto, nem todos os funcionários utilizam transportes públicos para se deslocar. Por isso, algumas empresas buscam respeitar a individualidade de cada trabalhador, oferecendo a opção de substituir o auxílio-transporte pelo vale-combustível.
Além disso, o pagamento da ajuda de custo com combustível pode vir em forma de vale, cartão pré-pago flexível ou reembolso de despesas. Este último ocorrendo após apresentação da nota fiscal no momento da prestação de contas.
Quem tem direito ao auxílio combustível?
Ao dispor sobre o vale-combustível, a legislação diz que todo trabalhador que se desloca para o trabalho em veículo próprio e abdica do vale-transporte tem o direito de receber ajuda combustível pela CLT.
Porém, esse direito fica condicionado à empresa oferecer esse tipo de benefício e ser acordado entre as partes.
Também tem direito a receber o vale-combustível todo funcionário que se desloca, em carro próprio ou da empresa, para compromissos corporativos.
Qual é o valor de um vale-combustível?
O valor desse auxílio é relativo e depende de alguns fatores.
Quando substitui o vale-transporte, é comum que as empresas estipulem a mesma quantia para custear o vale-combustível.
Entretanto, quando o vale-combustível é oferecido para ser usado no exercício da atividade profissional, por exemplo, em uma visita a cliente ou viagem corporativa, o caso deve ser visto à parte.
Algumas empresas adotam a prática de oferecer a quantia do combustível de acordo com o “quilômetro rodado”.
Ou seja, é levado em conta apenas o combustível usado nos deslocamentos para fins comerciais.
Vale-combustível pode substituir o reembolso de despesas?
O custeio do combustível para funcionários que precisam se deslocar com veículo particular a trabalho pode ser realizado das duas maneiras. Tanto pela oferta do vale-combustível, quanto pelo reembolso de despesas.
Mas, existem algumas diferenças entre essas práticas:
- Vale-combustível: é um cartão com saldo pré-pago, oferecido pela empresa antes do deslocamento acontecer. E sempre que o funcionário precisa realizar deslocamentos para compromissos corporativos.
- É um benefício oferecido pela empresa quando substitui o vale-transporte.
- Reembolso: ocorre após o gasto ter ocorrido, com natureza indenizatória. Ou seja, o funcionário paga pelo combustível, guarda a nota fiscal e depois solicita o reembolso conforme a política de reembolso da empresa.
Nos dois casos não há cobrança de taxas trabalhistas sobre o valor (do vale ou do reembolso) e a quantia não é contabilizada nos direitos da CLT.
Dessa forma, e disposto tanto pelo art. 457 da CLT, quanto pelo art. 458, o reembolso e o vale-combustível não integram salário quando estão relacionados ao ressarcimento do funcionário. Uma vez que o objetivo é apenas fazer o pagamento de despesas que são de responsabilidade da própria empresa.
Auxílio combustível ou reembolso de despesas: qual o mais vantajoso?
A escolha entre auxílio combustível ou reembolso de despesas depende de fatores como: planejamento da empresa, acordo entre empregador e empregado ou de cada situação particular.
Se o auxílio combustível será oferecido em substituição ao vale-transporte, pode ser melhor manter a estratégia da oferta de vale-combustível mesmo.
Mas, se o pagamento do combustível é para cobrir deslocamentos com compromisso da própria empresa, a situação pode variar.
Se essa situação ocorre de forma esporádica e eventual, oferecer o vale ao funcionário até pode atender bem.
Porém, uma das vantagens do reembolso sobre o auxílio é o pagamento do valor exato relativo ao gasto, ajudando a diminuir as despesas do negócio.
E não podemos ignorar que, ligado a isso, está um controle mais efetivo de custos da empresa.
Agora, tratando-se de uma situação de demanda rotineira, o reembolso de despesas é a melhor opção.
Especialmente quando a empresa possui uma boa gestão do reembolso de despesas corporativas e consegue contar com um sistema de reembolso de quilometragem por GPS, como o VExpenses.
Contar com a tecnologia é sempre mais vantajoso na hora de fazer qualquer controle financeiro, afinal muitos erros manuais são evitados, sem falar no ganho de transparência nos processos.
Dentro do VExpenses, por exemplo, é possível contar com diversas funcionalidades para fazer a gestão do reembolso de despesas corporativas do seu negócio, como:
- visão dos gastos de sua equipe em tempo real;
- reembolso de quilometragem por GPS e mapa;
- leitura automática de recibos;
- verificação de políticas de reembolso;
- aprovação de despesas com mobilidade;
- gestão detalhada por relatórios.
Agora que você já sabe as diferenças legais e a implicação financeira do vale-transporte, vale-combustível e do reembolso de despesas para a sua empresa, é hora de decidir a melhor estratégia para o seu negócio!
Não se esqueça de contar com o VExpenses para potencializar o controle de gastos de funcionários da sua empresa!
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Em qual parte da CLT está escrito que todo trabalhador que se desloca para o trabalho em veículo próprio e abdica do vale transporte tem o direito de receber ajuda combustível? Não estou querendo questionar ao texto, mas em todo lugar onde pesquisei o assunto, inclusive na CLT, informa que a obrigação da empresa é pagar o VT no cartão do VT e que se o funcionário não usa o VT pode abrir mão do benefício.
Oi, Luciana!
O colaborador tem direito caso a empresa utilize desse benefício e tenha ele à disposição. Contudo, como é considerado um auxílio, a empresa não tem a obrigação de dispor desse benefício. Espero ter ajudado.