Apesar de não terem relação direta com a produção do produto ou serviço vendido pela sua empresa, as despesas comerciais e administrativas, classificadas como despesas operacionais, possuem um impacto significativo na gestão financeira do negócio.
Essas despesas incluem folha de pagamento, materiais de escritório, publicidade, impostos, entre outras. E só as despesas com pessoal, por exemplo, podem ser responsáveis por 70% dos gastos de sua empresa.
Dessa maneira, traçar a melhor estratégia de pagamento e gestão dessas despesas é essencial para garantir a saúde financeira da empresa nos próximos anos.
Para te auxiliar com esse assunto, preparamos este material sobre os tipos de despesas comerciais e administrativas, além de algumas das melhores formas de custeá-las e geri-las em sua empresa. Confira!
O que são despesas administrativas e comerciais?
Basicamente, as despesas administrativas e comerciais são despesas operacionais da empresa.
E as despesas operacionais, por sua vez, são todas aquelas que se referem aos elementos essenciais para o funcionamento do negócio, mas que não estão diretamente relacionadas com a produção em si, ou com o resultado financeiro, IR e CSLL. As despesas operacionais podem ser: impostos, aluguel, salários, internet, etc.
Dentre os subtipos de despesas operacionais, destacam-se as administrativas e comerciais.
As despesas comerciais são todas aquelas relacionadas aos processos de vendas — e isso inclui despesas com marketing e publicidade —, como comissões, salários, propagandas, seguros, entregas e fretes.
As despesas administrativas, entretanto, estão relacionadas com a direção e gestão da empresa para o seu funcionamento, como os salários, impostos, luz e contabilidade, por exemplo.
As demais despesas são todas aquelas que não se enquadram em uma das duas categorias acima e que, geralmente, são específicas para cada tipo de empresa e serviço prestado, por exemplo, na área de pesquisa e desenvolvimento.
Qual a diferença entre despesas operacionais e administrativas?
É bastante comum ocorrer confusão entre esses dois conceitos. Mesmo os profissionais da área financeira ainda podem se confundir, e por isso é sempre bom revisá-lo.
Como explicado anteriormente, as despesas comerciais e administrativas são um subtipo das despesas classificadas como operacionais, que contempla todos os gastos necessários para o funcionamento e para que todas as operações de uma empresa sejam concretizadas.
Dessa forma, a despesa administrativa é uma despesa operacional, abarcando custos necessários para que a empresa funcione, mas que não possuem ligação direta com a operação em si.
O que são as despesas comerciais?
As despesas comerciais caracterizam-se pelos mais variados tipos de gastos e recursos demandados pelo processo de impulsionamento das vendas, seja de um produto ou de um serviço.
Trata-se, portanto, de uma despesa necessária para o aumento da receita de uma empresa, visto que as vendas e os lucros serão impulsionados através dela. Alguns exemplos de despesas comerciais, são:
- Investimentos em ações de marketing, campanhas publicitárias e propagandas;
- Veículos de entrega;
- Comissão de vendedores;
- Gastos com serviços de frete.
Esse tipo de despesa pode ser classificada ainda em dois tipos: fixas e variáveis.
As despesas fixas, como o próprio nome sugere, são aquelas pagas de maneira recorrente como salários, energia, água, aluguel, internet, materiais de escritório, dentre outros.
As despesas variáveis, entretanto, estão relacionadas à parte comercial e costumam variar em frequência e valor, como comissão dos vendedores, valores de frete, entre outros.
Um exemplo de despesa comercial seriam os gastos com campanhas de marketing de mídia paga.
Vamos imaginar que sua empresa trabalhe com marketing digital e faça anúncios usando as plataformas do Facebook Ads e Google Ads. Para viabilizar a veiculação dos anúncios, é preciso realizar um investimento nessas plataformas que, normalmente, são feitos através de cobranças em cartões corporativos pré-pagos.
Neste caso, seu investimento não ocorre de forma direta na elaboração do produto ou serviço que você vende, mas na sua comercialização, caracterizando uma despesa comercial.
Outros tipos de despesas comerciais ainda abrangem gastos com viagens de prospecção e visita a clientes, quilometragem, hospedagem, etc.
Como gerir despesas comerciais e administrativas?
Uma pesquisa sobre visibilidade de dados financeiros na gestão de negócios constatou que 27% dos executivos de alto escalão (C-levels) tomam decisões com base em um quadro incompleto da saúde financeira da organização.
Isso porque a precisão dos dados é prejudicada pela dependência de planilhas e processos desatualizados que deixam os membros da equipe de finanças e contabilidade no escuro até o final do mês.
Entretanto, para que as decisões sejam tomadas de maneira correta, é fundamental acompanhar o fluxo de caixa frequentemente, identificando os gastos necessários e supérfluos, identificando os fatores que podem estar impactando na produtividade e qualidade dos serviços prestados.
De acordo com um estudo do U.S. Bank, 82% das falências de negócios são devido à má gestão de caixa.
Em uma situação ideal, esse acompanhamento deve ser feito em tempo real. Assim, evita-se qualquer surpresa ao final do mês.
Para isso, considere trocar as ferramentas manuais tradicionais — e que até mesmo podem estar obsoletas — por ferramentas mais modernas e que utilizem tecnologia de ponta, como as plataformas de gestão de despesas corporativas.
O VExpenses, por exemplo, te permite gerir as despesas de equipes e funcionários de forma muito mais fácil e segura. Você se torna capaz de acompanhar as despesas de toda a empresa em tempo real através do dashboard de gestão e, além disso, a inteligência da plataforma previne fraudes e irregularidades emitindo alertas de segurança.
Quando se trata das melhores práticas que te ajudarão a manter seu negócio competitivo nos próximos anos, as tecnologias que permitem melhor gerenciamento e visibilidade dos dados financeiros têm um papel fundamental a desempenhar.
Na mesma pesquisa que citamos anteriormente, pouco mais de um terço (34%) dos profissionais entrevistados disseram que investir nos recursos de análise de dados de sua empresa ajudará a manter uma vantagem competitiva e o mesmo número está considerando implementar ou dimensionar soluções de automação para ajudar a aumentar a precisão e confiabilidade dos dados financeiros de sua organização.
Além disso, uma outra dica para melhorar a gestão de despesas comerciais e administrativas na empresa é fazer uso de um cartão corporativo ou um cartão PJ.
O cartão corporativo é um dos meios de pagamento que mais simplificam o controle de despesas nas organizações. Além disso, com a evolução das soluções financeiras para empresas, como as oferecidas pelo VExpenses, o cartão corporativo passou a ter uma função estratégica de gestão e controle.
O Cartão VExpenses, por exemplo, além de possuir limites inteligentes que te permitem modificar o teto de gastos sempre que precisar, ele também é nativamente integrado à plataforma de prestação de contas e faz a conciliação automática das despesas.
Aliás, você sabia que o tempo médio para realizar a conciliação manual de todas as despesas de viagens de negócios de uma empresa chega a 40h por mês?
Esse é um processo que, sem uso de tecnologia, não só dificulta o trabalho dos profissionais do departamento financeiro, como pode aumentar os riscos de não identificar irregularidades e fraudes a tempo.
Se voltarmos ao exemplo do Cartão VExpenses para analisarmos as vantagens desse tipo de ferramenta, podemos identificar tanto tecnologias antifraudes que conferem mais segurança na gestão de despesas comerciais e administrativas, quanto tecnologias de otimização e gestão de processos, conferindo transparência e eficiência ao processo.
Por que centralizar pagamentos e gestão em uma única ferramenta é a melhor escolha?
Até aqui ficou claro que as despesas operacionais constituem os gastos rotineiros de um negócio e que devem ser analisadas com muita atenção pelo gerenciador.
Os custos com marketing ou folha de pagamento, por exemplo, podem estar intimamente relacionados com a deterioração ou aumento dos lucros da companhia e, por isso, podem impactar positivamente ou negativamente o retorno dos investidores e clientes.
Diante da necessidade de acompanhamento das entradas e saídas e de ferramentas que permitam o controle da gestão orçamentária, a integração dessas informações e dos sistemas utilizados permitiria a economia de tempo e dinheiro durante esse processo. Além disso, uma gestão centralizada garante outros benefícios, como:
- Facilidade na localização e cruzamento de informações
- Maximização da segurança de dados
- Redução de custos com a utilização de um mesmo sistema
- Maior velocidade nos processos de pagamento e gestão com automatização.
A integração, então, pode ser feita entre sistemas, softwares, equipamentos e, também, aplicativos, permitindo um melhor controle dos processos e despesas, reduzindo os custos e otimizando os processos envolvidos, além de reduzir as chances de fraudes, falhas ou irregularidades.
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