Administrar uma empresa não é tarefa fácil, tampouco mantê-la em crescimento acelerado. Sendo assim, para que sua companhia prospere de forma sustentável, é importante adotar métodos que ajudem a gerenciar onegócio, como, por exemplo, o centro de custo.
Esse conceito é bem simples e faz parte do dia a dia de quem trabalha na área contábil. Contudo, é fundamental que empresários e gestores de outras áreas também estejam familiarizados com a metodologia e saibam aplicá-la corretamente.
Neste artigo, você vai entender o que é centro de custo financeiro e como apurá-lo de maneira correta.
Continue a leitura e aprenda como implantar centro de custo na empresa. Boa leitura!
O que é Centro de Custo?
O centro de custo é uma forma de divisão interna que cria unidades independentes em relação à apuração de despesas e receitas. Essa divisão associa custos e pagamentos a cada um dos projetos, departamentos da empresa ou filiais da companhia.
Ou seja, essa separação garante uma gestão de custos e despesas mais eficaz, permitindo que gestores possam tomar decisões estratégicas, baseadas em dados financeiros sólidos.
Além disso, uma das dicas ao considerar a adoção de um software de gestão financeira para a empresa é justamente olhar se ele permite que sejam feitas as atribuições por centro de custos.
Existem no mercado softwares, como o VExpenses, que permitem não apenas a atribuição por centro de custo, mas também a atribuição por projeto, tornando o controle das despesas ainda mais organizado.
Confira agora alguns exemplos de centro de custo:
- Departamento Administrativo
- Recursos Humanos (RH)
- Departamento de Vendas
- Marketing e Comunicação
- Desenvolvimento de Produto
- Suporte
Somado a isso, o centro de custo pode ser divido em produtivo e não produtivo, uma abordagem que permite que as empresas analisem e controlem os gastos de maneira mais eficiente.
Nos tópicos abaixo, explicaremos as características de cada centro de custo. Confira:
Centro de Custo produtivo
Os centros de custo produtivo são unidades organizacionais que possuem papel importantíssimo na geração de receita, já que estão associados às atividades operacionais da organização, tendo ligação direta com a produção de bens ou serviços.
Os centros de custo produtivo incluem, por exemplo, times de vendas, linhas de produção, áreas de pesquisa e desenvolvimento e outros setores.
Por estarem ligados a geração de receita, esses centros de custo ajudam os gestores a analisar como cada área está contribuindo com os resultados financeiros da empresa.
Com isso, é possível tomar decisões mais assertivas em relação a alocação de recursos e até mesmo identificar possíveis ineficiências.
Centro de Custo não produtivo
Já os centros de custos não produtivos estão associados com as áreas administrativas e de suporte da companhia, como o departamento financeiro, de recursos humanos, de TI, contabilidade, marketing, etc.
Mesmo não tendo ligação direta com as operações produtivas, esse tipo de centro de custo é essencial para garantir o funcionamento interno de uma empresa e para o alcance das estratégias globais da companhia.
Por exemplo, o departamento de recursos humanos é responsável por escolher bons talentos para a empresa e esses talentos contribuirão para a geração de capital.
Qual a importância do Centro de Custo?
Os centros de custos também são importantes para a realização do planejamento orçamentário eficiente de cada área, além de contribuir para uma alocação de recursos mais adequada.
Isso porque, ao fazer uma análise detalhada de cada centro de custo, você consegue ter uma visão mais completa dos números de cada departamento e da realidade financeira do negócio.
Com isso, é possível descobrir quais setores gastam mais, quais usam recursos de maneira mais eficiente, quais são os mais ou menos rentáveis, etc.
Quais os benefícios de adotar o uso de Centro de Custo na empresa?
Já comentamos que a gestão eficiente de custos e despesas é uma das vantagens que o centro de custo proporciona. Mas essa não é a única!
Confira outros benefícios que esta abordagem pode oferecer para o seu negócio:
Melhora o processo produtivo
Uma das principais vantagens de adotar o centro de custos na sua empresa, sem dúvidas, é a melhoria do processo produtivo e a maior efetividade no alcance das metas.
Isso acontece porque essa análise possibilita uma melhor identificação das atividades e processos que consomem mais recursos da companhia, permitindo a adoção de estratégias para reduzir custos de maneira eficiente e segura.
Diminui despesas
Outra vantagem em adotar o centro de custo é a diminuição de despesas, já que é possível fazer uma análise detalhada dos gastos em diferentes áreas da empresa, o que possibilita uma maior identificação das oportunidades para a redução de gastos, sem que haja impactos negativos na qualidade ou na eficácia das operações.
Faz com que as metas sejam alcançadas
A análise do centro de custos possibilita uma avaliação mais precisa sobre como os gastos estão sendo distribuídos em diferentes departamentos.
Isso é importante para estabelecer uma relação clara com as metas financeiras da organização em um determinado período, já que você consegue identificar desvios e variações significativas por meio dessas análises.
Responsabilidade compartilhada
Uma das principais vantagens de analisar o centro de custo é que os profissionais conseguem ter maior clareza sobre os seus objetivos e sobre o orçamento disponível para o seu setor.
Ao terem acesso às informações sobre recursos e metas financeiras, eles se sentem mais empoderados e responsáveis pelo desempenho financeiro do departamento, criando, assim, um ambiente mais colaborativo e propício para novas ideias.
Além disso, a responsabilidade compartilhada promove também um maior envolvimento dos colaboradores, o que pode contribuir para um melhor desempenho da organização.
Melhor análise de resultados e tomada de decisões
O uso do centro de custo também auxilia na tomada de decisão mais assertiva e eficiente, tanto na compra de equipamentos, como no gerenciamento de mão de obra e capacitação.
Isso porque, ao fazer uma análise mais detalhada dos custos em cada fase da produção, os gestores podem tomar decisões mais embasadas sobre onde distribuir recursos de maneira eficiente, onde fazer investimentos e onde implementar medidas de redução de gastos.
A partir disso, as empresas conseguem otimizar suas operações, o que pode resultar em uma maior eficiência e competitividade no mercado.
Caso prático: como funcionam os Centros de Custos
Vamos considerar, como exemplo, o caso de uma empresa de consultoria cuja atividade fim a obriga a realizar visitas frequentes aos clientes, gerando despesas de trabalho. Essas despesas, por sua vez, são consideradas como parte do custo do serviço de consultoria.
Por causa disso, esse tipo de negócio requer um processo de reembolso de despesas bem estruturado e organizado, evitando a ocorrência de falhas e irregularidades que possam impactar o caixa da empresa.
Dessa forma, a empresa configura dentro de uma ferramenta de reembolso de despesas, como, por exemplo o VExpenses, os centros de custos representativos de cada cliente.
Assim, toda vez que uma despesa for gerada durante a visita a um cliente, ela poderá ser imediatamente atribuída ao centro de custo referente àquele cliente específico.
Por meio dos dados gerenciais disponibilizados no dashboard do VExpenses, os gestores da empresa de consultoria são capazes de identificar qual cliente tem maior custo para eles e, assim, tomar decisões mais certeiras quanto a essa demanda financeira.
Ou seja, por meio dos centros de custos financeiros, os gestores conseguem manter um controle mais organizado e transparente tanto do processo de reembolso de despesas, quanto do caixa da empresa.
Como implantar Centros de Custo?
Na realidade não existe um passo a passo concreto para implantar o centro de custos dentro da empresa. Isso acontece porque o processo depende diretamente do tamanho, dos sistemas e dos objetivos de cada organização.
Contudo, apesar de parecer ser um processo meticuloso e particular, existem alguns passos comuns que são fundamentais, principalmente para identificar onde o dinheiro está sendo gasto e qual é o retorno que ele proporciona.
1. Identificar os Centros de Custo
O primeiro passo é avaliar quais as áreas da empresa e quais processos podem ser enquadradas como centros de custo. A partir daí, é possível separar a empresa em unidades.
Uma dica relevante é, antes de tudo, categorizar os gastos da empresa como um todo. Podemos imaginar o setor comercial como um centro de custo exemplo em uma empresa de prestação de serviços.
Dentro desse centro de custo ficarão agregados todos os esforços de vendas para a aquisição do cliente como, por exemplo, os gastos com km rodado gerados no deslocamento de visita aos clientes.
Além disso, é o perfil da sua organização quem irá determinar quais centros de custos serão criados e o quanto cada um será abrangente.
2. Classificar os tipos de custos de cada centro
Como vimos anteriormente, os centros de custos são divididos em custos produtivos e custos não produtivos. Portanto, depois de definir os centros de custos é fundamental classificá-los dentro de um dos dois tipos, de acordo com os critérios que ensinamos anteriormente.
Seguindo esse passo, ficará mais fácil visualizar a forma como o dinheiro está sendo gasto.
3. Compreender a relação entre cada Centro de Custo, centro de lucro e o funcionamento do negócio
Centros de custos e de lucro são grandes facilitadores da gestão financeira nas empresas enão devem ser criados e depois esquecidos. É fundamental compreender a ligação desses centros e como eles refletem na gestão financeira da organização como um todo.
Acompanhar de perto os gastos de cada setor ou operação permite que os gestores tenham maior controle sobre as despesas totais, garantindo que os recursos possam ser alocados de forma mais estratégica, além de permitir o cálculo dos lucros em cada unidade. Isso também permite que o empreendedor faça previsões das receitas para meses futuros.
Como se dá a apuração dos custos por Centro de Custos?
A apuração dos custos por centro de custos é um processo que permite que a sua empresa analise e contabilize os gastos de maneira específica para cada setor, proporcionando uma visão mais detalhada dos recursos alocados.
Sendo assim, o primeiro passo é identificar o centro de custo, o que envolve a divisão da empresa em unidades como departamento de vendas, produção, marketing, TI, recursos humanos, etc.
A partir dessa divisão, é preciso separar os centros de custos direto, que são aqueles relacionados à produção, e também os centros de custos indiretos, que estão ligados com as despesas gerais da companhia.
Lembre-se que, para cada centro de custo, é preciso coletar informações financeiras relevantes, como receitas, despesas e investimentos.
Os dados levantados em cada unidade devem ser analisados e contabilizados. Por isso, o ideal é elaborar um relatório com um detalhamento maior de cada centro de custo, incluindo informações sobre o desempenho financeiro, variações em relação ao orçamento e a identificação de áreas que necessitam de ajustes.
Com os relatórios em mãos, é possível tomar decisões mais bem embasadas sobre como gerenciar os recursos de cada centro de custo de forma eficiente.
Vale ressaltar que o processo de apuração de custos por centro de custo deve ser contínuo, pois, assim, você consegue acompanhar o desempenho financeiro, garantindo que os objetivos da companhia sejam atingidos.
Como escolher os Centros de Custos para a sua empresa?
Para escolher os centros de custos para a sua empresa, é preciso levar em consideração diversos aspectos, como a estrutura da organização, por exemplo.
Isso é importante para identificar os departamentos que podem ser classificados como centros de custos. Defina também os objetivos principais ao adotar essa análise, que podem ser os mais variados, como alocação eficiente de recursos, melhoria do controle de custos, etc.
Leve em consideração o tamanho da companhia. Isso porque as empresas maiores podem ter mais departamentos e áreas funcionais, resultando em uma estrutura mais detalhada. Por outro lado, empresas menores podem agrupar algumas funções ou departamentos em um único centro de custo, simplificando o processo.
Além disso, é importante fazer revisões e ajustes na estrutura dos centros de custos à medida em que a empresa cresce. Invista também em sistemas de gestão financeira, já que essas ferramentas auxiliam na manutenção dos centros de custos.
Conclusão
Depois de ler o nosso artigo, ficou claro como o centro de custo é importante para todas as empresas, independente do segmento e do porte.
Se você quer tornar esse processo mais eficiente, conte com uma boa ferramenta para te ajudar a tornar suas ações mais otimizadas e transparentes.
Solicite contato com um de nossos especialistas e entenda como o VExpenses pode facilitar sua vida na gestão de reembolso de despesas corporativas.
Excelente! Obrigado pela cooperação ao compartilhar, aprimorando meus conhecimentos, pois tenho muita ambição em aprender cada vez mais.
Lúcio, que bom que gostou!
Obrigado pela leitura e pelo comentário.
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Abraço!