A gestão de reembolso de despesas tem a atribuição de receber, validar e fazer pagamentos referentes aos gastos corporativos que os colaboradores podem ter. Esse tipo de tarefa é mais comum em empresas que costumam ter viagens a trabalho na rotina.
A gestão de reembolso de despesas é fundamental em qualquer negócio. Por um lado, mantém a transparência com os colaboradores. Por outro, garante uma política justa e aplicável a todos.
Essa prática se responsabiliza pelo processo completo de recebimento, validação e realização de pagamentos dos gastos corporativos efetuados. Portanto, o controle de reembolso de despesas é uma etapa importante, que evita custos desnecessários e implicações no faturamento organizacional.
É bem possível que você saiba a relevância de gerenciar o reembolso de despesas corporativas. A questão é: como efetuá-lo? Neste post, vamos trazer algumas dicas e o conceito que estamos abordando. Continue lendo!
O que é um reembolso de despesas?
O reembolso de despesas corporativas consiste no ressarcimento de valores gastos pelos colaboradores em viagens corporativas. Esse processo abrange o setor financeiro e requer alto controle, a fim de garantir que o desembolso feito pelo contratado seja justificado. Além disso, ele deve estar de acordo com a política de reembolso da empresa.
Dentre as possibilidades que levam ao reembolso, estão:
- Alimentação;
- Hospedagem;
- Acesso à internet;
- Transporte;
- Recursos de comunicação.
O que é gestão de reembolso de despesas?
A gestão de reembolso de despesas é o processo sistematizado de ressarcimento dos gastos corporativos realizados pelo colaborador. Ele implica a verificação da política adotada pela empresa e, de preferência, a automação da atividade. Assim, o retorno é mais rápido e menos suscetível a erros.
Um ponto crucial é a definição da classificação de despesas de reembolso. A elaboração da política de reembolso tem justamente essa finalidade, já que deixa claro quais são as diretrizes a serem seguidas.
Dessa forma, vários benefícios são conquistados. Dentre os principais, estão:
- Sustentabilidade financeira;
- Redução de gastos;
- Diminuição de fraudes;
- Garantia de compliance e governança corporativa.
Como controlar a gestão de reembolso de despesas corporativas?
O contrato de reembolso de despesas — também chamado de política — é o documento essencial nessa relação. No entanto, ele é apenas um dos instrumentos disponíveis para fazer o reembolso da forma correta. Veja o que deve ser feito para alcançar um bom resultado.
Delimite o que é reembolsável
Comece deixando claro o que pode ser ressarcido. Além de facilitar o processo, é uma forma de evitar pedidos inesperados e que geram conflito com os colaboradores. O ideal é ter uma lista completa e ainda categorizada.
Colete os comprovantes
Reúna todos os comprovantes das despesas a restituir. O objetivo é comprovar a realização dos gastos e a categoria em que se enquadram. Essa medida traz vários benefícios. Por exemplo:
- Segurança;
- Confiabilidade;
- Aumento do controle financeiro;
- Definição do local de aplicação dos recursos.
Todos os comprovantes devem ser armazenados. Isso evita a ocorrência de passivos trabalhistas. Ou seja, a empresa se precavê contra problemas relativos à legislação.
Para isso, o VExpenses pode te ajudar. Com um sistema inteligente, basta que o colaborador tire uma foto do comprovante para facilitar o processo. A partir da imagem captada, o setor financeiro pode fazer a validação e dar sequência no processo. Ainda, os comprovantes podem ser armazenados para consultas sempre que necessário.
Insira as despesas no sistema
Faça o lançamento de todas as despesas no sistema assim que o recolhimento dos comprovantes for finalizado. Isso ajuda a manter um fluxo de caixa correto e aumenta o controle sobre o que foi reembolsado.
Para verificar os gastos de maneira mais ampla, crie categorias. Isso ajuda a visualizar quais delas são as principais e criar estratégias para reduzi-las. Aqui, também vale entrar no processo de digitalização. Além de melhorar o armazenamento, garante a proteção e a agilidade nas buscas.
Elabore recibos
O recibo de reembolso é parte importante do processo. Ele deve conter a assinatura do colaborador que o solicitou, a fim de assegurar controle e segurança jurídica. Afinal, comprova que o valor gasto foi devolvido.
Foque na transparência
Todo o processo de reembolso de despesas para funcionários precisa ficar bastante claro. É importante que as informações fiquem claras e acessíveis. Por isso, crie a política e peça a ciência de todos os colaboradores, inclusive dos mais antigos. Assim, há uma chance menor de conflitos.
Quais são os erros cometidos na gestão?
Agora que você entendeu a importância do reembolso de despesas e da gestão desse processo, é importante conhecer os erros cometidos. Essa é a melhor forma de evitar sua ocorrência.
Por isso, listamos os 7 principais para você saber evitá-los. Confira!
1. Não ter uma política de reembolso
Sem esse documento, os colaboradores não sabem quais são os limites e podem ultrapassá-los. Afinal, nunca se pode contar com o bom senso.
Nesse cenário, é essencial alinhar uma política de viagens corporativas. Assim, todos os limites e as regras de gastos ficam predeterminadas. Para isso, é necessário que o documento conte com os seguintes aspectos:
- Categorias de gastos reembolsáveis, como passagens, quilometragem, combustível, alimentação, acomodação, etc.;
- Tetos de gastos, ou seja, o máximo que pode ser reembolsado em cada categoria;
- Requisitos mínimos de comprovação, por exemplo, a apresentação de notas fiscais;
- Prazos para envio das notas fiscais;
- Pessoas responsáveis por receber as informações e validar e enviar os comprovantes de pagamento;
- Gastos considerados pessoais, como compras em lojas de departamento.
2. Ignorar a padronização de processos e relatórios
Essa situação costuma ser gerada pela falta de uma política de reembolso. Sem regras predefinidas, não existe um monitoramento mais efetivo e eficiente. Até mesmo porque os colaboradores preenchem os relatórios de despesas de forma inadequada e individual.
Dessa forma, há dificuldade na automação do processo. Ao mesmo tempo, há mais espaço para desperdícios e erros. Ao padronizar a atividade, todos farão o mesmo procedimento, o que evita retrabalho.
3. Deixar de estabelecer prazos
Sem definir períodos para envio dos comprovantes e dos relatórios de reembolso, o colaborador pode deixar passar muito tempo. Assim, pode enviar dados ilegíveis e até perder notas fiscais.
Ao estabelecer prazos claros, a empresa já indica que espera receber aquele retorno naquele período. Caso o funcionário deixe de cumpri-lo, terá que arcar com a consequência.
4. Não justificar as despesas
Muitas empresas deixavam a categoria “Outros” disponível para os colaboradores antigamente. Atualmente, tudo precisa ficar muito bem categorizado.
Além disso, é importante definir limites pré-estabelecidos para evitar gastos exorbitantes. Por exemplo, um almoço em um restaurante mais caro do que o esperado.
Dessa forma, você deixa de autorizar solicitações não justificadas. Especialmente, aquelas que não estão enquadradas nas especificações do negócio. Ainda, é importante avaliar cada caso, porque existem exceções. No entanto, elas não podem ser comuns.
5. Deixar de exigir comprovantes
Solicitar as notas fiscais é a única segurança de que o colaborador realmente teve aquele gasto. Essa não é uma questão de desconfiança, mas sim de padronização de processos.
Afinal, quando eles são solicitados para todos, qualquer possibilidade de questionamento acaba sendo reduzida. Além da exigência de comprovante, é importante destacar que comprovantes ilegíveis não serão aceitos.
6. Não analisar os relatórios com frequência
As empresas nem sempre sabem como os reembolsos são realizados, na prática, nem o percentual de profissionais que violam as políticas internas. Isso gera problemas, porque você não efetiva uma análise detalhada da operação.
Portanto, torna-se impossível encontrar gargalos, identificar potenciais melhorias e otimizar os fluxos internos. Isso também leva a prejuízos financeiros para a organização. Assim, vale a pena identificar vulnerabilidades e violações e criar medidas preventivas. Dessa forma, os riscos são reduzidos.
7. Não investir em tecnologia
Deixar de investir em tecnologia prejudica a competitividade do negócio e gera gargalos e erros para acompanhar a operação. O ideal é ter um software robusto e com várias funcionalidades que atendam às necessidades da sua empresa.
Assim, é possível otimizar a gestão de reembolso de despesas e obter melhores resultados. Além de garantir mais eficiência nos processos, também é uma forma de alinhar todas as informações com os colaboradores.
Como evitar esses erros?
Existem duas formas de fazer a gestão de reembolso de despesa: processo manual e automatizado. Para evitar os erros citados antes, é importante investir na tecnologia.
Com um software especializado, os potenciais erros e vulnerabilidades são reduzidos. Isso porque o sistema torna a operação segura, simplificada e ágil. Além disso, o gestor consegue acessar todos os dados em tempo real e gerar relatórios atualizados.
Outro detalhe é que um sistema completo também cuida de outros aspectos. Por exemplo, adiantamentos, cartões corporativos e conciliação de cartão corporativo.
Qual a melhor maneira de gerenciar os reembolsos?
Para lidar com todos os reembolsos e comprovantes de gastos, é importante contar com o sistema certo. O software do VExpenses cuida de todos os detalhes e gera visibilidade para os processos.
Isso facilita a capacidade de controle e a prestação de contas. Além disso, outros benefícios são conquistados. Por exemplo:
- Geração de relatórios de despesas simplificados;
- Reembolso de quilometragem por GPS;
- Conciliação do cartão corporativo;
- Alertas de segurança;
- Fluxos de aprovação;
- Despesas por projetos ou centro de custos;
- Integração com ERPs.
Assim, você vai garantir que as políticas de gastos sejam cumpridas. Além disso, evitará todos os erros citados neste post e terá uma gestão de reembolso de despesas mais eficiente e que traga bons resultados para o negócio. Então, quer saber mais sobre esse assunto? Continue sua aprendizagem lendo tudo sobre o reembolso de despesas corporativas.