A política de viagem corporativa é um conjunto de normas estabelecidas por uma empresa para regularizar as viagens corporativas feitas por seus colaboradores. O objetivo é uma maior orientação para os viajantes corporativos, em relação a limites, restrições e até otimizar custos.
Diante disso, a política de viagem corporativa é um dos pilares para uma gestão eficiente; afinal, o foco é a redução de custos, ao mesmo tempo em que a cultura da empresa é seguida.
Se você é gestor de viagens ou trabalha na área de compras com esse foco, sabe muito bem do que estamos falando.
Partindo dessa afirmação, aí vai uma pergunta: você tem o costume de copiar e colar a política de viagens de outras empresas que encontra no Google ou em grupos de gestores de viagem?
Se a sua resposta foi sim, tenha cuidado. Um copy and paste não é o melhor caminho para uma boa gestão de viagens corporativas. Cabe ainda citar que, se você tem adotado essa prática, sua política dificilmente será funcional e eficiente.
Isso porque, ela não seguirá os processos que sua empresa precisa de fato, assim como não estará adequada com a cultura empresarial.
Pensando nisso, preparamos esse artigo com tudo que você precisa saber sobre o assunto. Continue a leitura!
O que é uma viagem corporativa?
Uma viagem corporativa é aquela cuja finalidade do deslocamento é o trabalho. Assim, o colaborador vai para outro local com o objetivo de resolver problemas da empresa, atuando como um representante do negócio.
Devido a esses fatores, o profissional não escolhe o local de destino e dificilmente pode levar sua família. Ele também não define em qual hotel ficará nem a quais serviços terá acesso.
Essa modalidade de viagem é bem diferente de uma viagem comum, cujo objetivo é o lazer. Inclusive, a empresa até pode oferecer esse tipo de passeio aos colaboradores. Por exemplo, quando um retreat será realizado.
Ainda existe a chamada bleisure, um novo estilo de viagem, que combina questões empresariais e alguns benefícios, como a possibilidade de ir a lugares turísticos.
O que é a Política de Viagens Corporativas?
A política de viagem corporativa é um documento que apresenta as informações, as regras e as especificações para todas as viagens de trabalho. Por isso, esses detalhes devem ser seguidos por gestores e colaboradores.
Para ser eficiente, esse documento deve trazer várias informações. Dentre as principais, está a política de despesas de viagens corporativas, que deve contemplar diferentes aspectos como, por exemplo:
- Passagens aéreas;
- Deslocamentos;
- Transportes;
- Alimentação;
- Hospedagens.
Esse documento deve trazer ainda as regras para reembolso de despesas de viagem, emissão de relatórios, prestação de contas e pagamentos de diárias de viagem. Perceba que todas essas informações são fundamentais para garantir o compliance.
Além disso, a política de viagem corporativa visa a um bom controle de custos, evitando erros e retrabalhos, além de gastos excessivos por falta de conhecimento dos colaboradores.
Quais os objetivos de criar uma Política de Viagens Corporativas?
Se você ainda tem dúvidas sobre a importância de criar uma política de viagem corporativa, confira alguns dos principais objetivos de adotar essa medida na sua empresa:
Transparência na comunicação
Um dos principais objetivos da criação de uma política de viagem corporativa é possibilitar uma comunicação muito mais transparente na prestação de contas.
Isso porque esse documento traz as regras e procedimentos de maneira clara, estabelecendo, por exemplo, os limites de gastos, os tipos de despesas que podem ser reembolsados, os documentos aceitos como comprovantes de gastos, etc.
Dessa forma, sua empresa garante que todos os funcionários tenham acesso às regras e estejam alinhados em relação às expectativas das viagens, evitando mal-entendidos e ressentimentos.
Redução de gastos desnecessários
Outro objetivo, sem dúvida, é a redução dos gastos desnecessários, já que a política de viagem corporativa estabelece diretrizes de controle e otimização de custos associados às viagens de negócios.
Por exemplo: esse documento pode trazer regras sobre reservas de voos, hospedagem, alimentação e outras despesas relacionadas, evitando que o colaborador gaste de maneira excessiva.
Dessa maneira, a política de viagem corporativa também contribui para a saúde financeira e alocação de recursos de forma correta.
Maior eficiência
Garantir maior eficiência também é um dos objetivos ao criar uma política de viagens corporativas, já que ela visa a otimização de investimentos, economia de tempo e maior produtividade dos colaboradores.
Ao ter regras claras para as viagens a trabalho, a companhia possibilita que os funcionários façam escolhas sensatas e econômicas, além de prestar contas de maneira mais ágil, precisa e correta.
Como criar uma política de viagem?
Existem várias etapas importantes para criar uma política de viagens corporativas eficiente. A seguir, apresentamos todos os passos. Confira!
Primeiro passo: inspire-se
Como é possível ter sucesso na política de viagens da empresa? A resposta é simples: não copie, inspire-se.
Melhorar o desempenho do negócio é um desafio constante. Assim, é necessário fazer uma reflexão sobre a empresa, as suas viagens e a visão estratégica do negócio.
Busque conferir como funciona a política de viagens de outras empresas para entender quais situações podem fazer sentido com o negócio que você atua. A partir disso, crie um rascunho de possíveis regras que façam sentido estar na sua nova política.
Segundo passo: monte um comitê
Todos os envolvidos no processo de viagens corporativas devem ser ouvidos, principalmente, sua Travel Management Company (TMC).
Ela vai trazer dados estatísticos para a definição do perfil e valores. Se a sua TMC não presta esse tipo de consultoria, talvez seja necessário repensar o fornecedor.
Em seguida, ouça o viajante para entender a sua necessidade; afinal, é ele quem costuma fazer os deslocamentos e seguir os processos; por isso, é possível que ele tenha diversas ideias para melhorias dos processos.
Além disso, existem outras dicas que fazem a diferença. Veja quais são elas:
- Converse com o seu financeiro para expor suas dificuldades e entender as necessidades dos viajantes;
- Tenha o RH como um dos pontos principais para a criação da política de viagens. Isso porque, esse departamento deve analisar e equalizar o estresse de viajar em comparação com a produtividade do colaborador;
- Entreviste os solicitantes das viagens;
- Os aprovadores devem ser os primeiros a dar o exemplo quando o assunto é cumprir a política de viagens para mostrar que ela é válida;
- O gestor de viagens deve equilibrar os anseios e as dificuldades de todas as áreas. Dessa forma, canaliza as ações para melhores práticas e resultados. Pense no gestor de viagens como um gestor de pessoas.
Terceiro passo: defina o perfil de trabalho
Não adianta você estipular uma antecedência de 10 dias por ser a melhor prática no mercado, se sua empresa trabalha com assistência técnica. É preciso verificar o que realmente faz sentido para o seu negócio.
Por isso, veja qual é o perfil de trabalho para descobrir o que precisa ser feito. Aqui, pense quais são os objetivos comerciais e qual é a finalidade da viagem. Isso ajuda a:
- Identificar as necessidades da empresa;
- Delimitar os itens básicos da viagem;
- Assegurar o atendimento das demandas dos colaboradores.
Lembre-se, ainda, de que alguns grupos de viajantes da empresa tendem a receber benefícios diferenciados. Por exemplo: a diretoria.
Por mais que você queira lidar com esses casos como sendo exceções, a verdade é que ela não é; afinal, algo que acontece de forma recorrente leva à perda do controle.
Então, como verificar o perfil dos viajantes de trabalho? Construa a política com base nos seguintes critérios:
- Setor;
- Cargo ou função;
- Benefícios específicos.
Além disso, atualmente, a tendência é criar uma política de viagens diferente para homens e mulheres. Isso ajuda a evitar situações desconfortáveis e que coloquem o sexo feminino em risco.
Quarto passo: escolha colaboradores com perfil adequado
Para criar uma política de viagens corporativas eficaz, é essencial escolher colaboradores com o perfil adequado, principalmente, porque ao representar a empresa, eles devem ter um entendimento sólido sobre as necessidades da companhia, conhecer o mercado e também os produtos ou serviços comercializados pela empresa.
Além disso, ao desenvolver esse documento, envolva também colaboradores e stakeholders, como o CEO, CFO, gerentes de viagens, recursos humanos e outros líderes de departamentos relevantes.
Isso porque esses profissionais poderão fornecer uma visão estratégica e insights práticos sobre as necessidades e outras questões que envolvem uma viagem de negócios.
Com isso, sua empresa terá uma política abrangente, alinhada com os objetivos e interesses da empresa.
Quinto passo: separe as diretrizes de processo
Cuidado com os excessos. Seja objetivo na política de viagem corporativa. Se o documento tiver mais de 5 páginas, pode desestimular a leitura. Portanto, evite essa situação, já que acabará se refletindo no futuro.
Para evitar problemas, ainda, coloque o “como fazer” em anexo. Assim, eles ficam organizados e mais facilmente encontrados.
Sexto passo: faça a atualização constante
Sempre estude o perfil da empresa e se relaciona aos acontecimentos do mercado. Por exemplo: não adianta estipular uma diária de R$ 150,00 na cidade de São Paulo, que pode ser mais cara.
Em uma situação dessas, a política de viagens corporativas nunca será seguida e perderá sua credibilidade. Pense sempre no preço final, e não na tarifa. Esse valor deve englobar segurança, mobilidade e benefícios.
Sétimo passo: realize a divulgação constante
Deixe sempre a versão atualizada da política de viagem corporativa disponível na intranet. Realize também workshops e colete assinaturas de participação por meio de um formulário na internet.
Evite imprimir centenas de cópias para colher a assinatura. Isso também despertará o espírito de mudança em busca de economia e respeito ao meio ambiente.
Outra boa ação é divulgar os resultados com a política por meio de indicadores de viagens corporativas. Isso traz a sensação de pertencimento e permite que todos entendam a importância de seguirem as regras.
Por fim, motive os passageiros e os gestores com palestras de sensibilização. A medida permite que todos estejam alinhados e percebam a importância de suas ações para o contexto geral do negócio.
Oitavo passo: use a tecnologia a seu favor
Ter um Online Booking Tool que permite parametrizar as políticas online também ajudará a facilitar os processos.
Assim, a prestação de contas é automatizada e a equipe economiza horas de trabalho. Ao mesmo tempo, o controle é mais eficiente. Afinal, é possível ter acesso a:
- Relatórios de despesas simplificados;
- Reembolso de quilômetros por GPS;
- Conciliação do cartão corporativo;
- Alertas de segurança;
- Fluxos de aprovação;
- Despesas por projetos ou centro de custos;
- Integração com softwares de gestão empresarial (ERPs).
Nono passo: considere os limites financeiros da sua empresa
Na hora de criar uma política de viagens corporativas, considere os limites financeiros da sua companhia, já que o mundo corporativo tem muitas oscilações, exigindo, portanto, adaptação.
Lembre-se que uma política muito rígida pode comprometer a produtividade e a satisfação dos colaboradores, principalmente em situações excepcionais.
Ao ter essa flexibilidade, você consegue lidar com gastos inesperados ou oportunidades de economia.
Além disso, também é importante estabelecer limites para controlar melhor os custos, mas sem deixar de atender às necessidades legítimas da empresa e do colaborador.
Décimo passo: crie regras de segurança
Estabeleça também regras de segurança, pois a proteção dos colaboradores durante a viagem deve ser uma prioridade para as empresas.
Sendo assim, defina normas de segurança, como contratação de seguros, destinos permitidos, medidas de precaução em áreas de risco, relato de incidentes e comunicação de emergência, etc.
Garantir a segurança do colaborador permite que as viagens corporativas sejam feitas com responsabilidade e proteção.
Exemplos de políticas de viagens corporativas
Para que você possa entender melhor como criar uma política de viagens corporativas, confira dois exemplos:
Política de viagens simples
Normalmente, uma política de viagens mais simples se aplica de maneira uniforme para todos os níveis de funcionários, incluindo consultores, promotores, analistas, supervisores, coordenadores, gerentes e diretores.
Dessa forma, você pode categorizar as viagens em três tipos: à trabalho, para treinamentos ou com o objetivo de representação, classificando-a também entre curtas (menos de 15 dias) e longas (15 dias ou mais).
Além disso, neste tipo de política, é possível determinar outros aspectos, como restringir a categoria de classe econômica do voo, reembolsar integralmente o transporte coletivo e estabelecer a recomendação para o uso apenas de táxis, por exemplo.
Somado a isso, é possível também definir valores de diárias, tipo de acomodação permitidas, etc.
Política de viagens detalhada
Neste tipo de viagem corporativa, o documento deve ser rico em detalhes, incluindo minuciosamente cada aspecto que o colaborador pode vivenciar durante as viagens a negócios, como despesas com táxi, vistos, passaportes, diárias para viagens nacionais e internacionais.
Além disso, uma política detalhada também abrange outros procedimentos, como reservas de voos, fluxos de aprovação, prazos de retorno para viagens urgentes e não urgentes, uso de lavandaria, viagens com familiares, limites de diárias para refeições, reembolsos limitados, etc.
Lembre-se que, neste formato, todos os aspectos relacionados às viagens de negócios devem ser detalhadas.
Como organizar uma viagem corporativa?
Além da política de viagem corporativa, é importante saber organizar o deslocamento em si. Algumas etapas ajudam a alcançar a eficiência. Confira abaixo.
Pesquisa
Verifique se o deslocamento é realmente necessário e se os gastos serão compensados pelo investimento feito. Se a resposta for positiva, pesquise.
Aproveite para verificar possíveis fornecedores e seus preços, e as melhores estratégias e condições para economizar. Isso vai variar de acordo com o destino.
No entanto, conforme as viagens forem feitas várias vezes para um mesmo local, ficará mais fácil.; afinal, é possível fazer uma lista que será consultada sempre que necessário.
Planejamento
Essa etapa vai garantir que a viagem fique dentro do orçamento e dos parâmetros estipulados. Por isso, verifique quanto de dinheiro está disponível, quantos funcionários participarão, quando a viagem ocorrerá, etc.
Tudo isso ajudará a evitar gastos desnecessários. Por exemplo: se a empresa perceber que o destino terá um evento específico que aumentará o custo das diárias, vale a pena pensar em uma data alternativa, se for possível.
Organização
Planeje etapa por etapa de forma coordenada e organizada. Aqui, a política de viagens corporativas é fundamental, já que informará tudo o que pode ser feito. Além disso, uma boa equipe de gestão fará a diferença.
Mais do que isso, conscientizar os colaboradores sobre o objetivo do deslocamento. Ao fazer isso, mostra que ele não está indo ao lugar para passear e que ele precisa prestar contas de tudo o que faz.
Qual ferramenta pode auxiliar a criar uma Política de Viagens Corporativas?
Agora que você viu todos esses aspectos, fica a dúvida: “existe alguma ferramenta que pode ajudar minha empresa?”. A resposta é sim.
Com o VExpenses, você ganha mais visibilidade nos processos de reembolsos e adiantamentos. Assim, evita surpresas desagradáveis e ainda garante o máximo controle.
Além disso, todo o processo de envio dos dados é automático. O colaborador precisa apenas tirar a foto das notas fiscais e o sistema faz o resto.
Assim, há menos gasto de tempo com tarefas operacionais, inclusive porque é possível integrar o VExpenses ao ERP para evitar erros e retrabalhos.
Então, gestor de viagem, seja um case de sucesso em sua empresa. Mostre que, com regras bem definidas, a empresa ficará feliz com os custos controlados e os novos negócios.
Isso passa por uma política de viagem corporativa eficiente. Ela também deixa o seu passageiro satisfeito em viajar com segurança e confortável dentro das regras da empresa.
Então, gostou de ver como elaborar a sua política de viagem corporativa? Continue aprendendo sobre o assunto em nosso artigo sobre reembolso de km rodado!