Análise de custos de equipe externa: quando e como fazer

Entenda porque a análise de custos da sua equipe externa representa mais economia para a sua empresa e confira um guia de como realizá-la.
23 de dezembro de 2020
8 min de leitura

Uma análise de custos de equipe externa pode ter diversos objetivos, como: 

  • Evitar desperdício de dinheiro e perda de rentabilidade;
  • Garantir uma margem positiva de lucro em todos os seus setores;
  • Economizar e conseguir fazer mais investimentos em infraestrutura e contratações.

Principalmente em momentos de crise, essa análise se faz imprescindível para a manutenção da saúde financeira da empresa.

Mas, você sabe ao certo o valor investido para manter a sua equipe externa? Afinal, quanto custa para a empresa o deslocamento desse time? Será que os resultados obtidos por eles têm compensado o seu investimento e são rentáveis?

Se você deseja avaliar esses fatores e reduzir os seus gastos sem comprometer a qualidade do seu serviço, fique tranquilo!

Fizemos este artigo para detalhar tudo sobre a análise de custos de equipe externa e também mostrar passo a passo como obter um relatório completo sobre as despesas. Boa leitura!

O que é uma análise de custo?

De maneira direta e objetiva, uma análise de custos é uma ferramenta utilizada para que a empresa saiba com exatidão quais os gastos – ou investimentos – necessários na produção de itens ou prestação de serviços em um determinado período de tempo.

Avaliar os custos de uma empresa é essencial para obter informações e aprimorar a performance da companhia, trazendo benefícios como:

  • Melhora no planejamento de determinado setor que está onerando a organização;
  • Controle de todas as operações de maneira a assegurar um saldo positivo no fim de cada mês e um aumento do lucro;
  • Alcance dos resultados pretendidos no tempo estipulado e com boa rentabilidade.

Assim, os custos de prestação de serviços precisam ser anotados e detalhados, bem como as despesas no deslocamento da sua equipe externa e confecção de produtos.

Qual a importância da análise de custos para as empresas?

Além da sua importância para o desenvolvimento da empresa, o orçamento empresarial também é importante para manter sempre atualizada a sua análise de custos. Afinal, é fundamental saber se os seus investimentos dentro da organização têm gerado retorno positivo ou não.

Assim, uma análise de custos feita com seriedade e da forma correta pode ajudar muito a empresa, veja alguns benefícios:

  • Os gestores conseguirão tomar decisões com mais confiança, assertividade e realizar boas negociações. Afinal, eles demonstrarão bom conhecimento de mercado na hora de realizar compras e fazer orçamentos;
  • Ao saber os gastos total da empresa como: gastos fixos, com fornecedores, colaboradores, dentre outros, você conseguirá compreender em quais setores pode haver possíveis desperdícios e assim evitá-los;
  • Uma gestão econômica e bem direcionada ajuda a empresa a melhorar a produtividade, enfrentar possíveis crises financeiras e, obviamente, obter melhores resultados frente às concorrentes.

Enfim, invista um pouco de tempo e dedique-se a uma boa análise de custos. Ela poderá ser a chave para o destaque de sua empresa no mercado, mesmo em meio a um cenário de crise financeira no país.

Como se faz uma análise de custos?

Agora que você já sabe a importância desse tipo de ferramenta, aprenda como fazer uma boa análise.

De antemão, saiba que existem alguns tipos distintos de análises de custos. Todavia, veja abaixo as 3 metodologias mais utilizadas pelas organizações na hora de gerir e medir seus gastos com serviços e ou produtos oferecidos, são elas:

1. Custeio baseado em atividades

Este tipo de análise leva em conta as atividades desenvolvidas por cada setor da empresa separadamente.

2. Custeio variável ou direto

Já este tipo de cálculo leva em consideração os investimentos em produção e distingue os custos fixos que variam de acordo com determinados períodos (por exemplo, em épocas de alta demanda como Natal ou Dia das Mães).

3. Custeio por absorção

Por fim, esse tipo de análise é o modelo mais completo. Afinal, leva em conta todos e quaisquer gastos da empresa, sejam eles fixos, diretos, variáveis ou indiretos.

Como fazer análise de custo e benefício?

Para fazer uma análise correta e assertiva de custo e benefício é necessário seguir uma metodologia. Confira um passo a passo sobre o processo:

1. Defina o que você pretende analisar

Normalmente, as empresas utilizam a análise de custos para ver os gastos em dinheiro em determinado setor e/ou equipe. Contudo, você pode apurar também outros itens como energia elétrica, tempo despendido em ações, dentre outros aspectos que achar relevante.

Nesse sentido, o VExpenses possui um ótimo software que ajuda as empresas na política de reembolso! É o criador da Política de Reembolso de Despesas

Com essa ferramenta, em poucos minutos é possível ter um documento completo e organizado para te ajudar na tarefa quando se trata de reembolso de despesas de funcionários. E o melhor: é 100% gratuito! Confira!

2. Leve em consideração tudo o que pode ser mensurado

Sobre isso, sabemos que nem todos os gastos podem ser medidos. Entretanto, aqueles que podem, devem estar na sua lista, tais como:

  • Fidelização de clientes x tempo investido em ações;
  • Matéria-prima na confecção de produtos;
  • Mão-de-obra dos colaboradores.

3. Anote duas colunas: gastos x benefícios obtidos

Para a sua análise de custos ser completa, é essencial listar todos os gastos, bem como o resultado que eles ofereceram.

Depois disso, faça o cálculo dessas colunas. 

Se a empresa estiver gastando mais do que atingindo objetivos, significa prejuízo e baixa rentabilidade.

Como fazer relatório de análise de custos?

Em síntese, após obter os dados da sua análise, redija seu relatório sobre o assunto. As principais informações que precisam constar nesse documento são:

  • Quais setores ou itens foram analisados;
  • Custos que foram elencados para análise;
  • Despesas que você notou como supérfluas ou até desperdícios encontrados;
  • Prioridades que precisam ser estabelecidas;
  • Metas a serem cumpridas depois dessa avaliação. Lembre-se esse tipo de análise deve ser feita periodicamente para ver se os resultados têm melhorado.

Como realizar a análise de custos de equipes externas?

Dentre as despesas de uma empresa, os custos de funcionários sempre devem ser levados em consideração. Principalmente quando há gastos extras, como despesas com viagens corporativas, atreladas a eles.

Para você ter certeza se ter uma equipe externa tem gerado lucro ou prejuízo, temos uma dica simples: saiba quanto o seu time externo tem custado para a empresa e subtraia esse valor da margem bruta dos lucros obtidos pelas negociações da equipe.

Mas afinal, quais são os reais gastos da sua equipe externa? Confira os principais abaixo!

Quais os principais custos de equipes externas?

Um relatório de viagem deve conter todas as despesas da sua equipe externa enquanto eles estão em deslocamento. Os principais gastos são:

1. Reembolsos

Normalmente, os reembolsos corporativos mais comuns são com:

  • Alimentação;
  • Deslocamento (carro próprio, aplicativos de transporte, táxi ou avião);
  • Serviços extras de hotel (como lavanderia, por exemplo).

2. Vendas e fechamento de contratos

É essencial conversar com sua equipe sobre descontos em vendas e/ou contratos. Afinal, a equipe precisa saber sobre um teto de descontos, caso contrário, a venda ou contrato poderá ser inviável para a empresa.

Como reduzir gastos com equipes externas?

Você já sabe que a análise de custos é essencial para medir gastos e realizar possíveis cortes. Porém, como fazer isso sem comprometer o seu serviço?

Você consegue um bom auxílio com a nossa planilha de “Planejador de viagem corporativa”. Afinal, tudo o que você consegue antever e gerenciar, você também consegue planejar previamente algumas economias.

Para realizar uma redução de gastos estratégica na sua equipe, anote essas dicas:

1. A tecnologia é uma grande aliada

Uma das dicas mais valiosas é usar e abusar da tecnologia. Hoje em dia, existem diversas soluções no mercado para qualquer que seja o problema da sua empresa.

Prefira usar aplicativos de mensagens como o WhatsApp e Telegram, por exemplo, para evitar gastos telefônicos e outras ferramentas que possibilitem moderação de gastos.

2. Política de despesas

Antes mesmo da sua equipe sair da empresa, ofereça um treinamento e deixe a sua equipe a par do que pode ou não ser gasto externamente (espécie de teto de gastos). Isso pode ser feito por um supervisor ou gestor.

 Leia mais sobre o tema no nosso artigo sobre como elaborar uma política de reembolso de despesas corporativas.

3. Gerencie com atenção os reembolsos

Controle o reembolso com atenção para evitar fraudes e erros. Nesse sentido, há opções de apps, como o VExpenses, que permite digitalizar notas fiscais e o lançamento da despesa ser realizada logo após o gasto do colaborador.

Além de ajudar a contabilidade, evita que funcionários percam os comprovantes, por exemplo.

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Carolina Crumo
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