Aplicativo para calcular viagem: como escolher o melhor para a empresa

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Existem diversas tecnologias no mercado que ajudam as empresas a se modernizarem e deixarem seus processos mais eficientes para conseguirem crescer cada vez mais. Para as viagens a trabalho isso não é diferente. O uso de aplicativo para calcular viagem corporativa traz enormes benefícios para as organizações.

Neste artigo iremos te explicar a importância de usar um aplicativo para calcular viagem, além de te ensinar quais são as funcionalidades essenciais desse tipo de app para que você seja capaz de fazer a melhor escolha para a sua empresa!

A importância e as vantagens de escolher um app de apoio à gestão de viagem corporativa

Escolher um app de apoio à gestão de viagens corporativas tem inúmeros benefícios. 

Para a empresa, esse tipo de app ajuda a organizar os relatórios de despesas de viagem e melhora a precisão no processo de prestação de contas

Além disso, pode tornar mais prático todo o processo de reembolso de despesas:

Desde o cálculo de km rodado em uma viagem e a apresentação de notas fiscais de despesas da viagem até a aprovação de reembolsos e análise das despesas por centros de custo

Para o viajante corporativo, esse tipo de app gera praticidade para envio de relatórios de despesas, além de funcionar como app para calcular distância percorrida nas viagens, para solicitação de reembolso de km.

Uma das funcionalidades mais importantes para aplicativos de apoio à gestão de viagens corporativas é que ele também funcione como um app para cálculo de viagem. 

Um aplicativo para calcular viagem pode não servir apenas como um app para medir distâncias em quilômetros entre um ponto e outro. Ele também deve conter funções como:

  1. Cálculo de distância percorrida em tempo real;
  2. Integração com sistema de solicitação de reembolso de despesas;
  3. Geração de relatórios de despesa de viagem.

É válido lembrar que para calcular viagem, não deve ser considerado apenas a distância percorrida e o combustível consumido. 

E para isso, o primeiro passo é saber quanto é o custo por km percorrido em cada caso. 

Nesse cálculo, estão incluídas outras variáveis como o quanto percorre o seu veículo por litro de combustível (km/L), depreciação, manutenção e outros

Fizemos um artigo para te explicar mais profundamente o que compõe o cálculo do custo do km rodado. Não deixe de conferi-lo! Aproveite para baixar nossa planilha gratuita para te auxiliar no momento de realizar esta conta!

Além de saber o custo do km rodado, o ideal é usar um app para calcular distância percorrida. 

O VExpenses é um exemplo de sistema que pode ser utilizado como aplicativo para calcular viagem

O app tem a função GPS que calcula a rota exata percorrida durante o período que o colaborador esteve à disposição da empresa. 

Além disso, permite que a empresa cadastre seus limites de quanto será reembolsado por km rodado, respeitando sua política de reembolso

No VExpenses, o viajante corporativo pode solicitar o reembolso de km pelo percurso com apenas alguns cliques, enviando com precisão a quilometragem percorrida em relatório automático para a empresa. 

Por isso, um aplicativo para calcular viagem pode ser útil tanto para os funcionários – que serão reembolsados adequadamente pelos deslocamentos – quanto para a empresa

A empresa poderá automatizar o fluxo de prestação de contas, controlar despesas de maneira eficiente e monitorá-las por centros de custos, projetos e mais, através de um dashboard de gestão e relatórios automatizados. 

Veja também:  Adicional de viagem a trabalho: Descubra tudo sobre esse benefício

Em resumo, as principais vantagens de escolher um aplicativo para calcular viagem que apoie a gestão de despesas de viagem, são:

1. Mobilidade

Os colaboradores conseguem acessar o sistema de qualquer lugar, por meio do celular (Android ou iOS) ou computador;

2. Precisão

A função de geolocalização faz com que o app calcule automaticamente o percurso e comprove a rota, permitindo reembolso justo para km percorridos e evitando fraudes no processo de reembolso;

3.  Praticidade

Automatiza o processo de solicitação de reembolso de despesas de viagem, com workflow completo desde o registro das despesas até a aprovação do reembolso;

4.  Minimização de erros no processo de prestação de contas

O preenchimento automático de relatórios de prestação de contas, minimiza possíveis erros de digitação e informações faltantes;

5. Rapidez

Devido à praticidade e mobilidade, os colaboradores gastam menos tempo preenchendo relatórios/planilhas de despesas, e a gestão financeira também gasta menos tempo conferindo e aprovando os reembolsos;

6. Otimização da gestão financeira

Além de tornar o reembolso de km mais preciso, esse tipo de app gera relatórios completos para a gestão financeira, sendo possível observar despesas por centros de custos, projetos, funcionários e outros filtros.

Como escolher o melhor aplicativo de quilometragem para a empresa?

Vimos que usar um aplicativo para calcular viagem pode gerar diversos benefícios para as empresas. No entanto, como escolher um app para cálculo de viagem que atenda todas as necessidades da sua empresa?

Quais características são essenciais? Acompanhe a seguir!

1. Cálculo da distância percorrida

O aplicativo para calcular viagem deve ter como função básica a capacidade de calcular a distância percorrida em um trajeto. 

O VExpenses, por exemplo, possui integração com o Google Maps. Assim, permite medir distâncias em quilômetros em poucos segundos. 

Basta selecionar no mapa, o local de origem e o local de destino, e assim, obter o registro do percurso realizado no mesmo instante. 

Saiba mais sobre cálculo e reembolso de km por mapa!

2. Função GPS

Se você deseja um app para calcular distância percorrida de maneira ainda mais precisa, é interessante escolher um que possua função de GPS.

O VExpenses, por exemplo, conta com ferramenta de localização de alta precisão para potencializar o controle de km da sua empresa. 

Para o colaborador, essa função é ainda mais prática para a elaboração do relatório de km rodado, bastando 2 cliques para fazê-lo. 

Para a empresa, a função GPS melhora ainda mais a precisão e segurança no processo de reembolso de km, assegurando total compliance com a política de reembolso de quilometragem.

Saiba mais sobre cálculo e reembolso de km por GPS!

3. Praticidade para monitorar trechos frequentes

Sua empresa realiza visitas frequentes a um mesmo lugar? 

Se sim, existem apps de quilometragem que permitem pré cadastrar esses trechos frequentes.

Dessa forma, o colaborador ganha tempo na prestação de contas, evita-se desvio de percurso e melhora-se a previsão de custos com reembolso de km em sua empresa.

Novamente o VExpenses é um exemplo de app que possui essa funcionalidade, além de apresentar funções completas para reembolso de quilometragem. 

4. Fluxo completo para reembolso de km

Usar um app que apenas calcula a distância percorrida pode não ser o ideal para a gestão de viagens corporativas. 

Isto porque, na maior parte dos casos, é responsabilidade da empresa arcar com as despesas envolvidas em viagens corporativas

Assim, por que não usar um app que integra o cálculo de viagem com o reembolso de km?

Veja também:  Gestão de produtividade: Como eliminar falhas de gestão que afetam a produtividade

O VExpenses, por exemplo, permite que a empresa cadastre o valor de reembolso por km rodado que praticam, obedecendo suas políticas de reembolso de despesas. 

O colaborador, além de calcular a distância percorrida dentro do próprio app, já envia uma solicitação de reembolso – sem precisar preencher planilhas e calcular os gastos da viagem manualmente. 

Após o envio da solicitação de reembolso, a gestão financeira pode analisá-la e aprová-la dentro da própria plataforma

Além disso, os gestores ainda conseguem acompanhar relatórios completos sobre as despesas de viagem. 

5. Apoio à gestão de outros tipos de despesas de viagem

Em viagens corporativas, não se gasta apenas com o deslocamento. Por isso, pode ser interessante usar um app que também permita o cadastramento de outros tipos de despesas de viagem. 

Com o Intelliscan do app VExpenses, por exemplo, o colaborador tira uma foto do comprovante de despesa, o aplicativo reconhece os dados da notinha e os utiliza para gerar um relatório automático, que será enviado ao responsável por aprovar o reembolso da despesa. 

Assim, o colaborador não perde tempo com a burocracia envolvida na produção de relatório de prestação de contas

Gerencia-se em um único aplicativo as despesas de deslocamento e outras despesas de viagem, como alimentação, hospedagem, estacionamento e outras.

6. Integrações

É possível usar um aplicativo para calcular viagem que se alinhe não só com o processo de reembolso, como também se integre com o sistema ERP de sua empresa

Assim, os dados de relatórios de despesas de viagens que tiverem reembolso aprovado são enviados automaticamente para o sistema ERP. 

7. Suporte e atendimento ao cliente

Outra característica essencial para escolher um aplicativo de quilometragem para a empresa – ou qualquer outro produto/serviço – é o suporte e atendimento ao cliente

No VExpenses, contamos com suporte online com tempo médio de resposta de até 2 minutos e possuímos central de ajuda completa com materiais e perguntas frequentes, para tirar qualquer dúvida.

Além disso, temos uma equipe inteiramente voltada para Customer Success. Ou seja, estamos sempre em contato com nossos clientes, desenvolvendo melhorias e atualizações para o app. 

8. Facilidade de usar

Outro fator essencial para escolher o melhor app é a facilidade para utilizá-lo, do ponto de vista do viajante corporativo ao do gestor financeiro. 

O VExpenses, por exemplo, conta com cadastro rápido, layout intuitivo e ainda possui um guia de como usar o app.

9. Testagem gratuita

Não adianta você ler na internet sobre as funcionalidades essenciais e o melhor app para calcular viagem. 

O que importa é como eles funcionam na prática!

Por isso, o VExpenses possui período de teste gratuito. 

É muito importante procurar sempre optar por soluções que te oferecem esse tipo de serviço. Assim você tem a oportunidade de garantir que o software atende todas as necessidades da sua empresa na prática.

Aproveite e faça o teste gratuito do VExpenses!

Agora que você já sabe quais as características de um bom sistema de aplicativo para calcular viagem corporativa, é hora de escolher um para sua empresa e tornar esse processo mais otimizado e lucrativo!

Solicite contato com um dos nossos especialistas e saiba como podemos ajudar a sua empresa! Enquanto isso, confira o que nossos clientes têm a dizer sobre nós na nossa seção de histórias de sucesso!

Carolina Crumo


Apaixonada por marketing e por aprender e poder compartilhar conteúdos que engajam e informam. Sou parte do time VExpenses e ajudo a construir um mundo mais empático através de soluções financeiras.

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