Entender como funciona o pagamento de despesas corporativas envolve mais do que ressarcir os colaboradores pelos gastos corporativos pagos com seu próprio dinheiro. Esse tema também impacta as finanças da empresa.
Saber como o mercado atua diante da gestão de despesas corporativas é fundamental para conhecer as melhores práticas e, assim, conseguir estabelecer uma política de reembolso de despesas ideal para a empresa.
Quer saber como o mercado brasileiro atua no cenário das despesas corporativas e como fazer uma gestão de gastos eficiente? Acompanhe o conteúdo a seguir e entenda mais sobre as melhores práticas!
O que são Despesas Corporativas?
Esse conceito refere-se a todos os gastos relacionados às atividades de uma empresa. Isso inclui viagens de negócios, refeições que os funcionários fazem durante o trabalho, despesas com equipamentos e suprimentos, entre outros.
Essas despesas podem ser pagas pelos funcionários ou executivos da empresa. Porém, em geral, elas são reembolsadas, se forem previamente consideradas necessárias para o exercício da função.
Por exemplo, um funcionário precisou viajar para uma reunião de negócios em outra cidade. Neste caso, as despesas de passagem aérea, hospedagem e alimentação são consideradas despesas corporativas e devem ser reembolsadas pela empresa.
No entanto, se o funcionário decidir estender a viagem para fins pessoais, as despesas adicionais não serão reembolsadas.
O que diz a lei sobre as Despesas Corporativas?
A legislação brasileira exige que as empresas mantenham registros contábeis precisos e detalhados de todas as suas transações, incluindo as despesas corporativas.
As empresas também são obrigadas a cumprir com as normas e os regulamentos tributários do país, como a declaração de impostos e a manutenção de registros fiscais.
Além disso, é preciso que as companhias reembolsem as despesas corporativas necessárias e feitas pelos seus funcionários durante as atividades profissionais. E ainda, as políticas de reembolso devem ser claras e objetivas.
Para isso, é preciso definir os tipos de despesas elegíveis para reembolso, limites de gastos permitidos e procedimentos necessários para a obtenção. Entre eles, a apresentação de comprovantes de despesas e a aprovação prévia por um gestor ou supervisor.
Logo, as corporações também devem conhecer as implicações fiscais do reembolso de despesas corporativas. É o caso da incidência de impostos e contribuições sobre o valor reembolsado, e devem cumprir com as obrigações tributárias aplicáveis.
Qual a diferença entre custos e Despesas Corporativas?
Os custos estão diretamente relacionados à produção ou venda dos produtos/serviços. Já as despesas são necessárias para o funcionamento da organização, mas não contribuem diretamente para a produção ou venda dos produtos/serviços.
Por exemplo, pense em uma empresa que vende bolos. Os ingredientes usados na fabricação, como farinha, açúcar, ovos e leite, são custos corporativos, por serem diretamente necessários para a produção dos bolos vendidos.
Por outro lado, os gastos com aluguel da loja, marketing e propaganda, contas de luz e água e salários dos funcionários administrativos são despesas corporativas.
Afinal, eles são necessários para o funcionamento, mas não têm relação direta com a produção dos bolos. Ainda assim, ambos conceitos são importantes na gestão financeira da empresa, devendo ser monitorados cuidadosamente.
Como é feita a classificação dos gastos de uma empresa?
Existem diferentes formas de classificar os gastos de uma empresa. Acompanhe as principais!
Custos
Os custos são gastos necessários para produzir e vender os produtos ou serviços da empresa, divididos em custos diretos e indiretos. Os diretos podem ser facilmente atribuídos a um produto ou serviço, como a matéria-prima utilizada na produção.
Os custos indiretos, por outro lado, não são facilmente atribuídos a um produto ou serviço específico, como as despesas com energia elétrica da fábrica.
Despesas
As despesas corporativas são necessárias para o funcionamento geral da empresa, mas não estão diretamente relacionadas à produção ou venda dos produtos, ou serviços. Elas podem ser salários, benefícios e treinamento, despesas com marketing e propaganda, etc.
Além disso, as despesas corporativas são separadas em fixas, não tendo relação direta com o custo do produto, e variáveis, variando conforme o volume de vendas.
Investimentos
Os investimentos são feitos para gerar retorno financeiro futuro para a empresa. Eles podem ser de curto, médio ou longo prazo. Assim, se refletem na aquisição de ativos (como maquinários ou imóveis), investimentos em tecnologia, entre outros.
Perdas
Elas consistem em gastos ocorridos com imprevistos ou eventos adversos. Entre eles, perdas de estoque e prejuízos decorrentes de ações judiciais. As perdas são consideradas gastos na contabilidade, por diminuir os recursos financeiros da empresa.
Quais são as Despesas Corporativas reembolsáveis?
São aquelas que podem ser reembolsadas pelo negócio, desde que estejam dentro de uma política de reembolso previamente estabelecida. Alguns exemplos são:
- despesas de viagem, como gastos com acomodação, alimentação e hospedagem;
- despesas com internet acessada no home office ou em viagens, por exemplo;
- despesas com documentação, como taxa de emissão, custos de autenticação, cópias, cartórios e outros;
- despesas com transporte para reuniões e encontros com os clientes, por exemplo, como combustível, pedágios e estacionamento;
- despesas com equipamentos, como a compra de um computador ou celular necessários para o trabalho;
- despesas com educação, como cursos e treinamentos relacionados à atividade profissional do colaborador.
Quais são as despesas não reembolsáveis?
Por outro lado, as despesas não reembolsáveis são as que a empresa não cobre ou não reembolsa o colaborador. Entre elas:
- multas de trânsito adquiridas em atividades relacionadas ao ofício, pois são responsabilidade do motorista, porém, algumas corporações podem abrir uma exceção;
- compras de itens de uso pessoal, como roupas, sapatos, produtos de higiene pessoal, mas a empresa também pode exigir que o colaborador use uniforme ou roupas específicas, reembolsando o gasto;
- gastos por atraso, como perder o prazo de uma viagem de negócios e precisa remarcar a passagem de última hora, mas pode haver exceções e a empresa reembolsar os colaboradores;
- custos com lavanderia, podendo ocorrer quando os colaboradores precisam viajar a trabalho e precisam lavar suas roupas ou quando a empresa fornece uniformes.
Por dentro das boas práticas do mercado em gestão de Despesas Corporativas
Quando falamos de boas práticas, uma das principais é a prestação de contas dos gastos dos colaboradores, além do processo de conferência, análise e integração com seus sistemas financeiros.
Em pesquisa realizada em 2021 pelo VExpenses, que resultou em um estudo sobre o cenário das despesas corporativas no Brasil, algumas das principais características e tecnologias levantadas no processo foram:
- Uso de captura do recibo por aplicativo;
- Leitura automática de dados da nota;
- Reembolso de quilometragem via GPS;
- Integração automática com cartão corporativo;
- Validação automática de política e itens proibidos;
- Aprovação multinível (app ou PC);
- Integração automática com o sistema financeiro e ERP.
Algo que ficou nítido é que CFOs modernos e profissionais de gestão financeira devem estar atentos, buscando mais eficiência, segurança, controle e economia nos processos de prestação de contas da sua empresa. E para isso, o VExpenses é uma das melhores soluções.
Como simplificar as Despesas Corporativas?
Alcançar esse objetivo pode ser uma tarefa desafiadora, mas também traz benefícios significativos para a empresa e os colaboradores. Algumas dicas são:
- estabelecer políticas claras de reembolso para os colaboradores saberem exatamente o que é permitido;
- automatizar o processo de reembolso para economizar tempo e reduzir erros;
- utilizar cartões corporativos que facilitam as despesas corporativas;
- negociar com fornecedores para obter descontos e condições de pagamento mais favoráveis;
- promover a conscientização entre os colaboradores sobre a importância de controlar as despesas e evitar gastos desnecessários, etc.
Conclusão
Então, tirou as suas principais dúvidas sobre o que são despesas corporativas, quais são as reembolsáveis e não reembolsáveis? Ficar por dentro dessas informações e das dicas de gestão dos recursos de forma eficiente e controlada é fundamental.