Na forma clássica, o fundo fixo – ou caixinha – da empresa é constituído por uma provisão de determinada quantia em dinheiro vivo.
E, geralmente, esse dinheiro é colocado mensalmente ou semanalmente à disposição do caixa para suprir o pagamento de pequenos custos do dia a dia, como alimentação, serviços de impressão, transporte ou papelaria.
No entanto, para evitar possíveis problemas, é importante ter o controle tanto da quantia disponibilizada como dos gastos empreendidos, ou seja, o fluxo do caixinha.
Se você deseja criar um fundo fixo para sua empresa ou aprender como controlá-lo melhor, este artigo é o que procura!
Aqui você entenderá um pouco mais sobre como controlar o caixinha da sua empresa, as melhores formas de criá-lo e tecnologias capazes de auxiliar no seu gerenciamento. Vem com a gente!
O que é Fundo Fixo?
O fundo fixo é um conceito usado por empresas para gerenciar despesas menores e rotineiras de forma simplificada e sem burocracia.
Seu funcionamento é muito simples: um determinado valor é separado de forma periódica – normalmente mensal – para esse fundo com o objetivo de cobrir determinadas despesas do dia a dia, como pequenas compras de material de escritório, reembolsos rápidos, etc.
O propósito do fundo fixo é garantir maior agilidade nos processos de pagamento, evitando a necessidade de passar por operações complexas de aprovação para gastos menores.
O que é o caixinha de uma empresa?
Caixinha é outro termo usado para definir o fundo de caixa. Como mencionamos, trata-se de um valor separado para o pagamento de despesas mínimas do dia a dia, que não necessitam de uma forma de pagamento mais burocrática.
Entre as despesas que podem ser custeadas pelo caixinha são:
- Materiais de escritório;
- Lanches ou refeições;
- Cópias e impressões;
- Serviços de entrega;
- Taxas;
- Transporte;
- Dentre outras.
Como funciona o caixinha da empresa?
O funcionamento do caixinha ou fundo fixo pode variar de acordo com as necessidades de cada organização, podendo ser reposto com mais ou menos frequência.
Sendo assim, na medida em que os pagamentos são realizados e o valor é reduzido, o responsável pelo caixinha deve emitir o relatório de gastos para que o valor seja então reposto.
Nesse sentido, o fundo fixo deve seguir os mesmo procedimentos que as demais movimentações bancárias, com notas fiscais, boletos e recibos para a prestação de contas e o controle de gastos.
Além disso, é importante que haja diretrizes que guiem o uso do fundo de caixa. Por exemplo: o dinheiro disponibilizado no fundo fixo deve ser usado exclusivamente para o pagamento de pequenas despesas.
Outro ponto importante é que o fundo fixo não seja confundido com o caixa operacional da empresa, no qual todos os recebimentos devem ser depositados em bancos e os pagamentos feitos por meio de transferências bancárias, PIX ou demais formas de pagamento que identifiquem o beneficiário.
Quais as vantagens de se ter um Fundo Fixo?
O fundo fixo é um mecanismo que traz uma série de vantagens para as empresas que precisam gerenciar despesas menores e rotineiras.
Uma delas, sem dúvida, é a agilidade nos pagamentos. Isso porque, com o caixinha, é possível pagar despesas menores de maneira muito mais rápida, evitando que esse tipo de débito passe por processos burocráticos de aprovação.
Outra vantagem em adotar o fundo fixo é que ele possibilita um controle mais eficiente das despesas, já que todas as transações são registradas, facilitando a prestação de contas e a transparência na gestão financeira.
Ao adotar o fundo de caixa, você também consegue ter um melhor controle orçamentário, pois as despesas são pré-determinadas e limitadas à quantia disponível, o que ajuda a evitar gastos excessivos.
Por fim, a flexibilidade e a autonomia são outras vantagens do fundo fixo, uma vez que o responsável pode gerenciar as despesas de maneira mais livre, porém dentro dos limites estabelecidos, o que agiliza os pagamentos.
Veja também: Plano de contas financeiro para construtora: 3 dicas para montar
Como criar um Fundo Fixo para a empresa?
Se você deseja criar um fundo fixo de caixa, saiba que é preciso levar em consideração uma série de aspectos e passos importantes para que esse mecanismo seja implementado de maneira correta e segura dentro das empresas.
Por isso, separamos algumas dicas para implementar um fundo de caixa eficiente, confira:
1. Defina o que vai ser coberto por esse valor
Antes de destinar o recurso para o fundo fixo, é importante que você determine quais serviços ou produtos podem ser cobertos por essas quantias.
Como já mencionamos, normalmente, o valor do caixinha é destinado para cobrir pequenos gastos relacionados ao dia a dia e que, quase sempre, não estão previstos.
As despesas mensais, no entanto, devem entrar no orçamento fixo da empresa, visto que são repetidas e previsíveis.
2. Defina o valor do fundo e data para repor
Após determinar quais os custos que serão cobertos pelo fundo fixo, a empresa deve estabelecer a quantia necessária, que pode ser R$ 100 ou R$ 300 reais por exemplo, e quando ela será reposta.
Por não se tratarem de despesas fixas, a reposição pode ser feita sem prazos específicos, mas deve corresponder às demandas do setor.
Além disso, o valor disponibilizado pode variar de acordo com as retiradas mensais da empresa ou com as necessidades de cada uma.
A partir de uma análise mensal das despesas, é possível estimar as reposições sem perder o controle financeiro.
3. Estabeleça quem vai gerenciar
Ainda que a quantia disponibilizada não seja grande, lembre-se que esse valor é, sim, relevante para a organização financeira da sua empresa.
Sendo assim, o seu gerenciamento deve ser atribuído a um profissional de confiança, que saiba lidar com o dinheiro e utilizá-lo apenas quando necessário.
Dessa forma, será responsabilidade dessa pessoa autorizar a saída desse fundo e também de prestar o relatório de gastos para que o valor seja então reposto.
4. Guarde os históricos
Além de guardar documentos como NFs e recibos, é importante armazenar o histórico com registro das movimentações mensais e dos valores do fundo fixo que foram usados.
Dessa forma, no decorrer dos meses, será possível avaliar o padrão de gastos e as movimentações mais frequentes, orientando a reposição do caixa e melhorando a gestão do fundo fixo.
Com esses dados em mãos, por exemplo, as empresas podem acrescentar determinados itens em sua compra mensal, devido a necessidade constante, ou substituí-los.
Como controlar o caixinha da empresa?
Após a análise dos históricos com registro das movimentações mensais, a empresa deverá estabelecer uma forma de controle sobre os gastos para que as movimentações sejam devidamente registradas e acompanhadas.
Uma maneira de realizar esse controle é a construção de planilhas financeiras, onde serão registradas todas as entradas e saídas do fundo fixo de caixa.
No entanto, além de depender do preenchimento por terceiros, esse método está sujeito a outras falhas que podem atrapalhar no controle.
Veja também: Controle de compras: o que é e como fazer na sua empresa
Dessa forma, uma das melhores formas de ter um caixinha na empresa é utilizar ferramentas que se comportem tanto como meio de pagamento, quanto como ferramenta de gestão, como, por exemplo, um cartão corporativo ou PJ.
Algumas formas mais modernas de cartão corporativo, como o Cartão VExpenses, são nativamente integradas à plataforma de gestão de despesas e prestação de contas, melhorando a visibilidade dos gastos e transparência do controle, além de facilitar o processo de conciliação de gastos.
Quais os principais desafios na gestão do Fundo Fixo?
Para quem deseja adotar o fundo fixo, é importante conhecer também alguns dos principais desafios desse mecanismo. Assim, fica mais fácil fazer uma gestão eficiente dos valores destinados ao caixinha.
Confira!
Falta de visibilidade das despesas
A falta de visibilidade das despesas é um dos grandes desafios das empresas ao adotar o fundo fixo, principalmente porque há fatores que podem dificultar o controle e a transparência dos gastos.
Um deles, é a ausência de registro detalhado das despesas, como data, descrição da compra, valor e comprovantes, dificultando, assim, o entendimento de como o dinheiro está sendo utilizado.
Com isso, é possível que haja dificuldade na prestação de contas, já que o registro dos pagamentos não é feito de maneira adequada, o que impossibilita um controle efetivo dos gastos.
Sendo assim, é importante criar mecanismos que facilitem a visibilidade das despesas. E é justamente nesse ponto que o VExpenses se destaca.
Isso porque ele oferece às empresas uma plataforma de gestão de despesas e prestação de contas, permitindo que haja uma melhor visibilidade dos gastos e transparência do controle de todos os pagamentos realizados com o fundo fixo.
Lançamentos manuais no ERP
Se a sua empresa não conta com um sistema de gestão de despesas eficiente, possivelmente outro desafio enfrentado ao usar o fundo fixo na sua empresa será no controle dos valores gastos.
Isso porque, se você não tem um processo automatizado, a sua empresa fica suscetível aos erros humanos, que podem fazer lançamentos incorretos ou inconsistentes no ERP.
Dessa forma, é importante que você possa contar com mecanismos que permitam um controle e lançamentos automatizados.
A plataforma VExpenses em conjunto com o seu Cartão Controle, por exemplo, possibilita a automatização completa do processo, desde o lançamento dos pagamentos até a prestação de contas dos gastos do cartão.
Isso porque todos os pagamentos feitos com o cartão VExpenses, são lançados automaticamente como despesas dentro da plataforma de gestão. Isso ocorre assim que a transação é aprovada e, a partir desse momento, a conciliação das despesas também ocorre de forma automática.
Informações descentralizadas
Outro desafio ao adotar o fundo de caixa é, com certeza, as informações descentralizadas.
Caso a sua empresa não utilize mecanismos que possibilitem a centralização dos pagamentos e despesas, é possível que você não consiga manter as informações de pagamentos e despesas em um só lugar, dificultando assim o seu controle.
Por isso, se você quer centralizar todos os dados de pagamentos realizados com fundo fixo, invista em recursos como o VExpenses que, além do cartão corporativo, oferece uma plataforma de gestão de despesas, permitindo um controle do panorama de custos em tempo real por meio dos dashboards gerenciais e relatórios financeiros.
Com isso, é possível manter o controle dos gastos referentes ao fundo fixo da empresa, dispensando a necessidade das NFs para o fechamento das despesas.
Comprometimento da segurança e integridade dos dados
A segurança e integridade dos dados também é um dos desafios das empresas que utilizam o fundo fixo de caixa.
Se a sua empresa usa dinheiro em espécie para determinados pagamentos, você pode estar colocando em risco a segurança da operação.
Isso porque o dinheiro vivo favorece a ação de criminosos, além de facilitar o desvio de verba. Sem contar que é muito mais difícil controlar e auditar o uso de valores em espécie.
Sendo assim, o ideal é utilizar uma solução mais segura, como o Cartão Controle VExpenses, já que esse recurso oferece mais segurança, garantindo também agilidade nos pagamentos e um controle de gastos muito mais efetivo.
Como é o controle das despesas no Fundo Fixo de caixa?
O controle das despesas no fundo fixo de caixa merece total atenção da sua empresa, mesmo que os valores destinados para o caixinha não sejam tão significativos.
Para ter mais controle, eficiência e transparência na utilização dos recursos, o primeiro passo é definir o valor do fundo fixo, que será disponibilizado para as despesas rotineiras.
Lembre-se sempre de definir essa quantidade de acordo com as estimativas de gastos e necessidades da sua empresa.
É importante também ter um registro das despesas detalhadas. Sendo assim, sempre que uma despesa é realizada, é preciso registrá-la, incluindo informações como data, descrição da despesa, valor, categoria, etc.
Para garantir a transparência, também é essencial que todas as despesas sejam comprovadas com documentos que podem ser recibos, notas fiscais ou comprovantes de pagamento.
Além disso, é preciso estabelecer um limite de gastos para utilização, evitando excessos injustificáveis. Somado a isso, os relatórios e prestação de contas são essenciais para ter um controle efetivo do fundo de caixa.
Por isso, defina intervalos regulares para a apresentação de um relatório com todas as despesas realizadas e os comprovantes correspondentes.
Outro aspecto que é essencial nesse controle, é definir um período de reposição do fundo fixo. Para isso, o ideal é fazer uma estimativa de gastos para estabelecer um valor coerente.
Somado a isso, é importante realizar, de forma periódica, auditorias internas para analisar os registros de despesas do fundo fixo.
Conclusão
Agora que você já sabe o que é e como usar o fundo fixo na sua empresa, que tal colocar esse projeto em prática com as soluções do VExpenses?
Para saber mais sobre a plataforma e o Cartão VExpenses, acesse o nosso site e converse com um de nossos especialistas.
Aproveite para fazer isso agora mesmo! Entenda como melhorar o controle do caixinha da empresa com as soluções VExpenses. Estamos esperando o seu contato!
Olá, Quero um cartão corporativo para receber os valores de caixa e tratar o dia a dia.
Olá, Benilson! Tudo bem?
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Espero ter ajudado. Até mais!