Por que oferecer Auxílio Home Office na sua empresa?

O auxílio home office pode ser um incentivo para os colaboradores permanecerem na empresa, diminuindo o turnover e a rotatividade.
9 de maio de 2023
14 min de leitura

Com a ascensão do trabalho remoto, muitas dúvidas surgem sobre o tema, principalmente quanto ao controle da jornada de trabalho e o auxílio home office.

Algumas regulamentações, como a Lei nº 13.467, sinalizam que o empregador tem as mesmas obrigações no teletrabalho. Porém, isso pode ser acordado com o empregador e, justamente por isso, surgem muitas análises e dúvidas sobre o tema.

Por exemplo, quem é responsável pelo pagamento da energia elétrica consumida? A empresa precisa disponibilizar um auxílio home office? É necessário comprovar os custos?

Para te ajudar a responder essas perguntas sobre o tema, vamos nos aprofundar sobre a legislação e as particularidades do auxílio home office. Acompanhe!

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O que a CLT diz sobre o home office?

Conhecido como teletrabalho ou trabalho remoto, o home office foi formalizado na reforma trabalhista (lei nº 13.467 de 2017). No entanto, a sua regulamentação foi atualizada na lei n° 14.442 de 2022. 

Conforme a lei n° 14.442, “considera-se teletrabalho ou trabalho remoto a prestação de serviços fora das dependências do empregador, de maneira preponderante ou não, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação, que, por sua natureza, não configure trabalho externo.

É importante diferenciar trabalho remoto de trabalho externo. O externo exige que a atividade seja necessariamente realizada fora da empresa. É o caso de vendedores externos e técnicos de manutenção de equipamentos, por exemplo.

Já o teletrabalho é aquele que poderia ser realizado dentro das dependências da empresa, mas é executado fora dela, mediante acordo entre trabalhador e empregado. 

Apesar do nome informal remeter ao trabalho em casa, o teletrabalho não necessariamente precisa ser feito em casa. Esse tipo de atividade pode ser realizada em padarias, cafés, hotéis, parques, coworkings, etc. 

A lei também afirma que, mesmo que o funcionário compareça à empresa habitualmente para determinadas atividades, isso não descaracteriza o regime de teletrabalho. 

O artigo 6º da CLT tenciona igualar o trabalho realizado dentro das dependências da empresa com aquele executado em qualquer outro local. Ou seja, quando a atividade laboral é regida por um contrato do regime CLT, os efeitos jurídicos são os mesmos para ambos os casos.

Jornada de trabalho

Sobre a jornada de trabalho, a lei de 2022 afirma:

  • O empregado que trabalha em home office pode prestar serviços por jornada ou por produção//tarefa;
  • O tempo em que são usados equipamentos tecnológicos e softwares para home office, fora da jornada de trabalho normal do empregado, não constitui tempo à disposição, regime de prontidão e sobreaviso, a não ser mediante acordo de trabalho;
  • Os horários e meios de comunicação entre funcionário e empregador podem ser definidos via acordo individual, devendo respeitar as leis;
  • Mudanças de home office para presencial e vice-versa podem ocorrer e devem ser registradas em aditivo contratual.

Veja também: Estratégia competitiva: como aplicar análise de dados

Reforça-se que a prestação de serviços via home office deve constar em contrato individual de trabalho. O mesmo vale para o auxílio home office

O que é Auxílio Custo Home Office?

A ajuda de custo home office tem como objetivo cobrir despesas adicionais de infraestrutura que o trabalhador passa a ter fazendo home office. 

Essa ajuda de custo auxilia no pagamento de despesas de home office como energia elétrica e internet– que, no modelo presencial, já eram incorporadas nas contas da empresa.

Ou seja, o auxílio home office faz com que todo o custo da operação não recaia sobre o empregado nesse modelo de trabalho. 

Como funciona o Auxílio Home Office?

Como visto, o auxílio home office consiste em uma ajuda de custo fornecida por algumas empresas. Saiba mais!

Fornecimento de equipamentos

A empresa deve fornecer equipamentos necessários para o home office, como computadores, cadeiras ergonômicas, mesas e outros materiais de escritório.

Isso é importante para o colaborador realizar o trabalho adequadamente e com segurança. Até porque a qualidade desses instrumentos pode afetar na produtividade e eficácia das funções. 

É o caso das cadeiras e mesas ergonômicas, por exemplo, que dizem respeito à saúde e segurança dos colaboradores, evitando que eles tenham doenças ocupacionais. 

Algumas empresas também se responsabilizam pela manutenção e substituição dos equipamentos, quando necessário. Contudo, é importante ter regras claras sobre o uso deles pelos colaboradores para diminuir o risco de danos.

Reembolso de despesas 

A companhia pode reembolsar as despesas do funcionário relacionadas ao home office. Entre elas, energia elétrica, internet, telefone e materiais de escritório.

É importante que o reembolso seja efetuado proporcionalmente ao tempo em que o trabalhador fica à disposição da empresa.

Além disso, coloque entre as regras do contrato a exigência de que o funcionário apresente os comprovantes das despesas ao empregador. Assim, o reembolso pode ser feito de forma justa, evitando conflitos entre os envolvidos.

Pagamento de um valor fixo

Outra possibilidade de auxílio home office é o pagamento de um valor fixo mensal para os funcionários. Com ele, é possível ajudar a cobrir os custos relacionados a essa modalidade de trabalho.

É fundamental que o valor pago seja justo e compatível com os custos reais do home office, envolvendo internet, energia elétrica etc. Além disso, recomenda-se ter regras claras e transparentes quanto ao cálculo.

Isso porque, por mais que se trate de um benefício, não uma obrigação, ele serve como atrativo para permanência de talentos na empresa. Logo, a transparência no cálculo do pagamento de um valor fixo pode evitar frustrações.

Quais as vantagens do Auxílio Home Office para as empresas?

Como visto, o auxílio home office pode ser um incentivo para os colaboradores permanecerem na empresa, diminuindo o turnover — rotatividade dos funcionários. Além disso, existem outros pontos positivos, como:

  • maior motivação dos funcionários – ao mostrar que a empresa se preocupa com o bem-estar deles e está disposta a investir para garantir melhores condições de trabalho;
  • redução do absenteísmo – o funcionário passa a ter condições melhores para trabalhar em casa — como móveis mais confortáveis — reduzindo faltas e atrasos no trabalho por problemas de saúde, por exemplo;
  • atração de talentos – já que isso é visto como um benefício valioso e uma forma de demonstrar que a empresa se preocupa com o bem-estar dos colaboradores;
  • se resguardar de possíveis penalidades da legislação – afinal, ela abre brecha para punições, caso o colaborador entre com processo judicial.

Quais as desvantagens do Auxílio Home Office para empresas?

Também é importante analisar os contras dessa ajuda de custos. Entre eles:

  • Custos adicionais – a empresa tem mais custos ao oferecer esse auxílio, principalmente se existirem muitos funcionários trabalhando remotamente;
  • dificuldade em gerenciar as finanças – é um desafio para o negócio determinar quais gastos são realmente necessários e quais não são, além de saber como solicitar reembolso, etc.;
  • dificuldade em definir os valores – é especialmente desafiante se houver diferenças significativas nas necessidades e custos dos funcionários, já que alguns podem precisar de planos de internet mais robustos, por exemplo, e outros não.

Qual o motivo do aumento do investimento nesse benefício?

Oferecer uma ajuda de custo para trabalho remoto é uma vantagem competitiva importante na hora de atrair e reter talentos, por exemplo. Afinal, esse modelo de trabalho tem sido cada vez mais popular, rompendo com os limites das barreiras geográficas. 

Logo, fica mais fácil contratar os melhores profissionais para a sua empresa, independentemente do local de residência. Mas, para isso, é essencial investir na atração e permanência desses colaboradores utilizando de artifícios como o auxílio home office.

Quem faz teletrabalho tem direito ao Auxílio Home Office?

É por meio de acordo individual e contrato que será definido o auxílio home office

O artigo 75 da CLT, afirma que as disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção e fornecimento de equipamentos e infraestrutura necessária para o trabalho remoto, bem como reembolso de despesas arcadas pelo funcionário, devem ser previstas em contrato escrito.

Apesar de não ter regulamentação explícita sobre auxílio home office em si, a CLT também determina que é responsabilidade da empresa cobrir as despesas de suas atividades. 

Tribunais trabalhistas já possuem esse entendimento de que a responsabilidade por custear uma infraestrutura adequada é da empresa, uma vez que esta deve absorver todos os riscos da atividade econômica.

Por isso, apesar de não ser explicitamente obrigatória, o auxílio home office é uma boa prática, que deve ser formalizada em contrato, e ajuda a evitar problemas com direitos trabalhistas.

Além de questões sobre auxílio home office, outra dúvida acontece com as despesas caso haja necessidade de retorno presencial. 

Nessa hipótese, a legislação afirma que se o empregado optar por fazer home office fora da localidade prevista em contrato, o empregador não será responsável por despesas para retorno presencial, a não ser que haja acordo entre as partes.

Com a reforma trabalhista, houve um fortalecimento dos acordos individuais e contratos. A ajuda de custo home office não foge dessa regra. 

Além de ser obrigatório o registro contratual do regime de teletrabalho, é importante formalizar também o auxílio home office, sinalizando valores, forma de cálculo, formas de pagamento e prestação de contas

O Auxílio Home Office configura salário?

Uma dúvida recorrente é se ajuda de custo home office configura salário. 

Conforme o art. 75 da CLT, o reembolso de despesas arcadas pelo funcionário relacionadas ao teletrabalho, não integra o salário.

Veja também: As 14 principais despesas fixas e variáveis de uma empresa

Ou seja, a ajuda de custo home office possui caráter indenizatório, não sendo base de cálculo para IRPF e INSS.

Em dezembro de 2022, a Receita Federal, na Solução de Consulta 63/2022 – COSIT, afirmou que os reembolsos de despesas com internet e energia elétrica no home office podem ser excluídos da base de cálculo das contribuições previdenciárias e do imposto de renda (IRPF).

Na empresa, o auxílio home office é considerado despesa operacional, podendo ser abatida da base de cálculo de IRPJ no regime de tributação pelo lucro real. 

No entanto, para comprovar o aspecto indenizatório do auxílio home office, a receita exige documentação hábil e idônea. Não foram feitas demais especificações. 

Assim, é necessário manter comprovantes das despesas de internet e conta de luz e consequentemente, registros da ajuda de custo home office. 

A responsabilidade é da empresa, caso seja questionada pelo fisco. 

Como comprovar o pagamento das despesas de Home Office?

Guardar comprovantes de despesas de luz e internet de funcionários pode ser um grande desafio. A própria Receita não deixou claro como a comprovação de despesas deve ser feita. 

No entanto, ter bons processos de prestação de contas e contar com ferramentas aliadas pode ser um bom caminho. 

O VExpenses, por exemplo, pode ser um grande facilitador para documentar o auxílio home office. 

Uma das maneiras é fazer o pagamento do auxílio home office por meio de cartão corporativo. Nesse caso, o auxílio home office é alocado no cartão e o colaborador fará o pagamento das contas com ele. 

No caso do VExpenses, o cartão corporativo é integrado com a plataforma de despesas e assim, cria despesas automáticas conforme o uso do cartão e o colaborador consegue enviar de forma simplificada o relatório de gastos aos responsáveis pela própria plataforma. 

Dessa forma, é possível automatizar etapas da prestação de contas, poupando tempo tanto do financeiro quanto dos demais colaboradores. 

Outra possibilidade é o pagamento do auxílio home office por reembolso de despesas. 

O VExpenses também é grande aliado para isso. O app permite automatizar o reembolso de despesas de home office

O funcionário cria uma despesa para a conta paga e anexa o comprovante de pagamento, bastando apenas alguns cliques para solicitar o reembolso de despesas de home office. 

Todas as informações são armazenadas em nuvem, garantindo a segurança das informações durante o tempo que a Receita exige que se guarde comprovantes de despesas

Os comprovantes ficam centralizados e podem ser consultados quando for necessário.

Assim, na gestão de auxílio home office, o VExpenses pode ser aliado desde alocar o pagamento da ajuda de custo até a etapa de comprovar os gastos. 

página de cartão corporativo

Quais são os direitos de quem trabalha em home office?

Os direitos são muito parecidos com os de quem trabalha presencialmente, caso tenham carteira assinada. Eles incluem:

  • 13.º salário;
  • férias;
  • remuneração compatível com sua função;
  • recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
  • auxílio-doença em caso de determinados problemas de saúde;
  • vale-transporte, caso o funcionário precise se deslocar presencialmente para o trabalho algum dia;
  • informações de data de admissão, salário, natureza do trabalho e forma de pagamento.

Como calcular a ajuda de custo de home office?

O cálculo da ajuda de custo para home office pode variar conforme a empresa e a política adotada. 

No entanto, elas focam em gastos comuns, como compra de equipamentos para ergonomia, manutenção de equipamentos periféricos, energia elétrica e internet. Conheça algumas sugestões de como calcular cada um!

Auxílio energia elétrica 

É possível estipular uma média de gasto dos últimos 6 meses antes no período de trabalho presencial, se houver, e comparar com os gastos atuais. Mas claro, considere as possíveis mudanças da aplicação das bandeiras, que podem encarecer o preço. 

Outra forma de definir o valor do auxílio home office é calcular o gasto em kW dos equipamentos utilizados no trabalho. Por exemplo, se um notebook consumo 0,04 kW por hora:

0,04 kW x 8h diárias x 21 dias úteis = 6,72 kW mensais;

6,72 kW mensais x R$0,754 (média do custo para kW no Rio de Janeiro, por exemplo) = R$5,06 mensais.

Auxílio internet

Nesse cálculo, divida o valor da contratação mensal em horas trabalhadas. Assim, o negócio identifica o custo total no período em que o colaborador exerce as suas funções.

Auxílio home office

Para ter uma média desse gasto, siga os passos:

  • identifique os equipamentos necessários, como cadeiras ergonômicas, mesas ajustáveis, suportes para monitor, etc.;
  • pesquise os preços em diferentes fornecedores e lojas online;
  • calcule os custos de manutenção, como a troca de peças e reparos;
  • calcule os custos de frete e entrega;

Essas respostas podem levar a um reembolso ou estipulação do pagamento de um valor fixo a cada mês para custear internet, energia, equipamentos e custos com manutenção.

Quanto é o Auxílio Home Office em 2023?

O valor médio é de R$ 206 por mês, servindo para custear internet, energia elétrica e outros gastos, como equipamentos ergonômicos.

O que considerar ao adotar esse benefício?

É importante fazer um controle de despesas para facilitar o gerenciamento e evitar gastar além do orçamento empresarial. Além disso, faça um bom planejamento financeiro para prevenir fraudes, conflitos com os colaboradores e outros problemas.

Como oferecer Auxílio Home Office?

Uma maneira prática é na forma de crédito ou débito em um cartão corporativo. Isso garante mais controle dos gastos e menos trabalho na contabilidade. Assim, cada colaborador pode receber um cartão com valores previamente definidos.

Conclusão

Então, tirou as suas principais dúvidas sobre o auxílio home office?

Como visto, ele pode atrair, reter e motivar o colaborador, quando existe controle de gastos, planejamento financeiro e clareza nas regras de cálculo do valor. Esperamos que o conteúdo tenha te ajudado e até a próxima!

Tarina Lemmi
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Comentários
  1. No caso de ter metade da equipe integralmente em home office e a outra metade 15 dias home e 15 dias na empresa… como fica a ajuda de custo? Deve ser o mesmo valor para todos ou pode ser proporcional para aqueles que não estão 100% em home office?

    1. Olá, Aline! Tudo bem?

      Como a ajuda de custo não chega a ser uma obrigação legal, e sim uma boa prática corporativa – afinal, mitiga os riscos de demandas judiciais sobre o tema -, o valor que será oferecido aos empregados fica a critério da empresa.

      Assim, você pode optar por oferecer um valor fixo a todos ou fazer de forma proporcional.

      Porém, apenas esteja atenta a dois critérios para que a ajuda de custo não tenha natureza salarial:
      *Os valores deverão ser pagos apenas aos empregados que apresentem gastos no home office. Por exemplo, a ajuda de custo para a internet só se justifica enquanto o empregado está trabalhando remotamente;
      * É preciso que o valor pago tenha relação direta com os gastos dos empregados, considerando médias de mercado.

      O importante é estabelecer os parâmetros para o recebimento da ajuda de custos nas políticas de despesas da empresa.

      Espero ter ajudado!
      Até mais!

    1. Olá, Jeferson!

      Que bom que gostou! Ficamos muito felizes com seu feedback e de termos conseguido te ajudar com sua especialização!

      Continue acompanhando nosso blog, publicamos semanalmente novos conteúdos de assuntos ligados à rotina empresarial!

      Você vai gostar! 😉
      Até mais!

  2. Acabou energia na minha casa no periodo de trabalho. Enviei ate protocolo de contato com a companhia de energia. Me informaram que nao serei abonada. Perderei o dia e fim de semana, vai constar como falta. Eh correto?

    1. Olá, Vivian! Tudo bem?

      A legislação não prevê essa situação como sendo falta justificada. Assim, cabe apenas a um acordo entre você e seu empregador para desconsiderar ou não esta falta.

      No art. 473 da CLT é possível encontrar a lista de situações que são consideradas como faltas abonadas, bem como a lei 13.257/16 adiciona mais algumas situações a essa lista.

      Porém, infelizmente, não há apoio legal para reivindicar uma falta abonada no seu caso.

      Espero ter ajudado!
      Até mais!

    1. Oi, Samira! Tudo bem?

      Sim, o modelo de home office possui muitas vantagens, principalmente quando se trata de alinhar vida pessoal e profissional!

      E com softwares, como o VExpenses, que ajudam a manter a ordem dos processos administrativos mesmo à distância, fica mais fácil ainda adotar o home office na empresa! 😉

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