10 dicas para otimizar a Gestão Financeira de sua empresa

A gestão financeira é um fator de grande impacto nas empresas, e é muito importante para que qualquer tipo de negócio seja autossustentável, tenha bons resultados e prospere.

A seguir, você irá conferir 10 dicas para otimizar a gestão financeira em uma empresa.

1. Diferenciando os tipos de gastos: Custos x despesas

Um dos pontos importantes para controlar e gerenciar os gastos em uma empresa é saber classificá-los.

Isto é essencial para gerar relatórios contábeis corretos como o balanço patrimonial e a DRE (Demonstração do Resultado do Exercício), para tornar possível calcular o custo dos produtos e serviços e precificá-los de maneira adequada, para ter melhor controle financeiro.

Os gastos podem ser divididos em custos e despesas. Os custos se referem aos desembolsos feitos para produzir um bem e/ou prestar um serviços, como gastos com mão de obra, insumos para a produção e ferramentas ou softwares necessários para prestar um serviço.

Enquanto isso, as despesas são referentes aos gastos administrativos que mantêm a estrutura da empresa para que bens sejam produzidos e/ou serviços sejam prestados. São exemplos, os gastos com mão de obra da área administrativa, materiais de escritório e gastos com propaganda.

Identificar e mensurar são atividades fundamentais para que seja possível  reduzir custos e despesas e então, contribuir para otimizar a gestão financeira.

2. Melhore a organização e o controle financeiro

Na gestão financeira, organização e controle funcionam como pilares de sustentação.

A falta de organização e controle pode causar confusão na gestão financeira, e, com isso, impactar negativamente nos processos de prestação de contas (obrigatórios ou não), facilitar fraudes, gerar prejuízos e até problemas legais.

Para evitar problemas e otimizar a gestão financeira, é essencial acompanhar todos os gastos e movimentações financeiras,  estar atento ao fluxo de caixa, evitar que gastos pessoais e empresariais sejam mesclados e ter política de reembolso de despesas bem estruturada.

Além disso é essencial ter controle sobre os dados e informações envolvidas nas rotinas financeiras e administrativas.

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3. Esteja atento à legislação

A legislação tem forte impacto na gestão financeira e nas rotinas administrativas de uma empresa.

As exigências legislativas sobre a gestão financeira podem variar de acordo com o tipo de empresa, tipo de sociedade, regime contábil, entre outros aspectos.

Assim, é importante estar atento às exigências legais referentes à prestação de contas e obrigações tributárias e fiscais para evitar problemas e aprimorar o controle financeiro na empresa.

4. Encare a gestão de processos como excelente aliada

A gestão de processos influencia na gestão financeira de maneira mais subjetiva, mas não menos impactante. É um grande equívoco isolá-las.

O mapeamento de processos é primordial para:

• Mensurar os custos e despesas envolvidos nas atividades da organização com precisão
• Fornecer informações valiosas para verificar a viabilidade financeira dessas atividades;
• Identificar entraves e oportunidades de melhoria.

5.  Não se esqueça do planejamento estratégico!

A gestão financeira e o planejamento estratégico andam juntos.

A rentabilidade e as metas financeiras nunca são deixadas de lado na construção de um planejamento estratégico para determinado período.

Assim, todas as atividades relacionadas à gestão de custos e despesas e ao controle financeiro devem estar alinhadas às metas do planejamento estratégico.

A gestão financeira será uma das grandes peças para viabilizar o alcance das metas e realização de objetivos de curto e longo prazo da empresa.

Para chegar lá, é necessário estruturar o planejamento tático-operacional da área administrativo-financeira, o qual, à grosso modo, representa o percurso previsto para que os objetivos sejam alcançados.

Reflita, com quais ações, ferramentas e metas setoriais a gestão financeira deverá contar para viabilizar os objetivos estratégicos na sua empresa?

6. Trabalhe com orçamentos em sua gestão financeira

Uma empresa que não calcula e prevê os gastos futuros a curto, médio e longo prazo, vive apagando incêndios em sua gestão financeira.

É fundamental trabalhar com orçamentos, não importando o porte da organização.

Caso haja departamentos, é interessante que haja a participação de todos eles na previsão de gastos e que a gestão financeira modere e consolide o processo orçamentário, avaliando também a viabilidade dos projetos coexistentes na organização.

7. Formalize processos que impactam no controle financeiro

Formalizar processos, práticas e políticas pode ter impacto positivo no controle financeiro da empresa e consequentemente, em sua gestão.

Vale destacar que formalizar é diferente de burocratizar e engessar um processo.

Um ótimo exemplo são as políticas de reembolso. Quando inexistentes,o processo de reembolso costuma se dar de maneira desorganizada, parcial e estar mais passível de falhas e fraudes.

A estruturação de uma política de reembolso, nesse caso, pode otimizar o controle financeiro e garantir que este seja um processo mais justo e eficiente.

Assim, vale à pena separar um tempo para verificar quais processos permeiam a gestão financeira e podem melhorar com a formalização.

8. Preze e pratique transparência

A transparência é essencial para garantir que a gestão financeira cumpra práticas de governança corporativa, atenda a exigências legais, preste contas de maneira adequada e evite fraudes.

9. Mensure e avalie

Não só os gastos devem ser mensurados para otimizar a gestão financeira. É interessante que se estabeleça indicadores que avaliem o desempenho da própria gestão financeira.

Após diferenciar seus gastos, mapear seus processos, montar o planejamento orçamentário e estratégico, estabelecer mecanismos de controle para a gestão financeira, estabeleça indicadores de desempenho para cada processo ou área de sua equipe financeira.

Assim, você consegue avaliar a qualquer momento como está a saúde da gestão financeira de sua empresa.  

Junto a eles, uma avaliação qualitativa é sempre importante para verificar os gargalos e o que é necessário para otimizar os processos, atividades e rotinas desta área.

10. Use ferramentas de gestão adequadas

Por fim, e não menos importante, é fundamental utilizar ferramentas de gestão que auxiliem verdadeiramente na gestão financeira.

Para escolher as ferramentas adequadas, desde o controle da compra de insumos, até recebimentos de clientes, novamente é essencial debruçar-se sobre os processos e entender como uma ferramenta poderá otimizar o processo ou não.

Em relação às ferramentas, de maneira geral, é importante pensar no armazenamento de dados, na integração de processos e pessoas e na sua eficiência. Um ferramenta não é adequada se burocratizar em excesso um processo e engessá-lo.

O VExpenses, destinado à prestação de contas e gestão de reembolsos, é um exemplo de ferramenta que veio para agregar valor à gestão financeira.

Com dinamismo e eficiência, permite que se acompanhe relatórios e despesas de viagem em tempo real, otimiza processos, automatiza reembolsos, melhora o controle financeiro e a gestão de tempo.

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