[GUIA] O que é cartão corporativo e quais os benefícios para a empresa

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Apesar de ser conhecido por muitas pessoas, poucas sabem realmente o que é o cartão corporativo. E por isso, surgem diversas dúvidas quanto ao seu uso e suas reais vantagens.

No Brasil, o cartão corporativo é muito utilizado pelo setor público. Devido a fraudes financeiras cometidas por alguns funcionários públicos, o cartão corporativo acaba sendo associado à ineficiência e irregularidade no imaginário popular.

Porém, o setor privado tem se beneficiado cada vez mais dessa ferramenta, empregado-a com objetivo de simplificar a contabilidade no quesito reembolsos, e até para facilitar o dia-a-dia do colaborador.

Entretanto, será que ter esse tipo de ferramenta não é muito onerosa para a organização? Afinal, vale a pena bancar essa ideia? Existe alguma distinção entre cartão corporativo e cartão empresarial? Como utilizá-lo de maneira adequada?

Essas são questões comuns em qualquer empresa. Assim, se você deseja saber mais sobre o assunto, leia nosso artigo até o final para entender o que é cartão corporativo e quais são as suas principais características e vantagens.

Boa leitura!

O que é cartão corporativo?

De maneira direta e simplificada, o cartão corporativo é um cartão de débito ou de crédito que pode ser usado pelo colaborador em gastos relacionados à empresa.

Todavia, assim como os cartões utilizados por pessoas físicas, o cartão corporativo tem:

  • Taxa de anuidade;
  • Limites de compras;
  • Pode ser escolhido na modalidade nacional ou internacional.

Vale ressaltar que esse tipo de cartão pode ser usado por organizações de qualquer área de atuação, faturamento ou mesmo de qualquer porte.

Desse modo, ele pode servir para pagar gastos relacionados ao trabalho, tais como:

  • Gastos despendidos em ações externas da empresa;
  • Reuniões com clientes (jantares, cafés e almoços, por exemplo);
  • Compras de itens de estoque;
  • Dentre demais gastos.

Qual a diferença entre cartão corporativo e empresarial?

Quem não sabe o que é cartão corporativo, acredita que ele seja idêntico ao cartão empresarial. Contudo, existe uma diferença entre eles: o faturamento da companhia.

Ou seja, um cartão empresarial funciona da mesma forma que um cartão corporativo. Porém, o cartão corporativo é voltado para empresas com faturamento mensal maior do que as que usam o cartão empresarial.

Nesse sentido, o cartão corporativo possui benefícios como:

  • Redução ou até mesmo isenção de algumas taxas;
  • Planos de benefícios como programa de milhas e alguns descontos em restaurantes, cinemas, etc.;
  • Prazo estendido de pagamento da fatura.

Quais as vantagens de usar um cartão corporativo?

1. Melhora a centralização das contas

A descentralização, ou seja ter os gastos corporativos espalhados entre diferentes contas, acaba gerando uma desorganização no financeiro da empresa que pode impactar diretamente o caixa.

O cartão corporativo ajuda a solucionar esse tipo de problema, uma vez que permite descentralizar as compras e centralizar o controle.

Ou seja, com o cartão corporativo os próprios funcionários podem realizar os gastos, que serão centralizados na fatura do cartão, controlados e geridos pelo responsável financeiro da empresa.

Assim, é dispensável a necessidade de realizar uma solicitação para um setor de compras, por exemplo, otimizando e desburocratizando o processo.

Dessa forma, principalmente quando se trata de um cartão corporativo do tipo pré-pago, é dada mais independência aos funcionários, mas o controle dos gastos e despesas continua com a empresa.

2. Simplifica os gastos em viagens a trabalho

Em comparação ao processo de reembolso de despesas, usar o cartão corporativo para custear despesas com alimentação, transporte e hospedagem possui o benefício de que o colaborador não terá sua conta pessoal impactada em nenhum momento.

Ou seja, ao realizar o gasto com o cartão, o custo é descontado diretamente da conta da empresa.

Enquanto no processo comum de reembolso de despesas, é necessário que o colaborador arque com os custos no primeiro momento, para depois ser reembolsado.

Assim, elimina-se uma etapa e torna-se o processo mais rápido.

Porém, usar o cartão corporativo para esse tipo de despesa não dispensa a obrigatoriedade de prestação de contas do lado do funcionário. 

Afinal, a empresa apenas é obrigada a custear os gastos previstos em lei e em sua política de reembolso de despesas, enquanto o colaborador se encontrava à disposição da empresa.

3. Melhoria do planejamento e controle financeiro

Como uma consequência do benefício da centralização das contas, a adoção do cartão corporativo auxilia na melhora do planejamento e controle financeiro dentro das empresas.

Isso porque, com o cartão corporativo, fica mais palpável controlar a “caixinha” – também conhecida como fundo fixo -, ao configurar o teto de gastos dos cartões.

Além disso, a fatura do cartão permite um registro histórico mais certeiro dos gastos, facilitando a realização de projeções baseadas em dados claros e confiáveis, utilizadas na elaboração do planejamento orçamentário

Sem falar que é possível consultar na fatura, a qualquer momento e com maior precisão, o volume de investimentos realizados em cada setor do negócio e onde estão sendo aplicados.

 Outra vantagem oferecida pelo cartão corporativo à gestão financeira da empresa é a capacidade de controle online em tempo real.

Ou seja, os melhores cartões corporativos permitem acesso online às transações e uma conferência em tempo real. Além de aumentar a comodidade do setor financeiro, também melhora, e muito, a segurança dessas operações.

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4. Facilita a conciliação contábil

Deve-se entender como conciliação contábil o processo de auditoria entre os valores que saíram e entraram na conta. Ou seja, é feito uma comparação entre os valores e o saldo final precisa estar “batendo”.

O uso do cartão corporativo facilita esse processo, uma vez que a divisão das despesas apresentada de forma centralizada na fatura, garante que não ocorra uma mistura nos gastos, melhorando o poder de auditoria da contabilidade.

Como funciona o cartão de crédito corporativo?

O cartão de crédito corporativo funciona de maneira similar ao cartão de crédito de pessoa física. 

A única diferença é que as compras realizadas por ele serão faturadas para a empresa e não para o colaborador que as realizar.

Essa modalidade de cartão pode ser vantajosa para as empresas, uma vez que:

  • Evita que o colaborador precise pedir reembolsos sempre que faz algum gasto relacionado ao trabalho;
  • Este tipo de cartão possui taxas e benefícios mais atraentes para as empresas em comparação às taxas de pessoas físicas;
  • Na maioria dos casos, há prazos mais longos de pagamento. Assim, não é necessário ficar retirando quantidades altas de dinheiro do caixa da empresa sempre;
  • Você pode selecionar o limite de gastos dos cartões por setor ou mesmo por funcionário.

Quais os tipos de cartão corporativo existentes?

Existem 2 tipos de cartão corporativo: o cartão pré-pago e o cartão pós-pago

No cartão pré-pago é depositado um determinado valor para que o colaborador possa usufruir. 

Porém, quando acaba o dinheiro só haverá nova possibilidade de gastos com uma nova recarga da empresa.

Já o cartão corporativo pós-pago funciona como um cartão de crédito comum de pessoa física. Ou seja, o colaborador faz suas compras na função crédito e, posteriormente, a fatura chega na empresa para pagamento.

Cartão corporativo pré-pago x pós-pago

Veja abaixo um comparativo entre as principais vantagens e desvantagens desses dois tipos de cartão corporativo:

O cartão de crédito pré-pago possui um teto de gastos previamente delimitado. Para que seja possível realizar novos gastos, será necessária uma nova recarga.

Por se assemelhar ao sistema de adiantamento, essa modalidade oferece mais controle sobre os gastos do colaborador.

Além disso, ao adotar o cartão pré-pago é possível eliminar as “caixinhas”, que nada mais são do que fundos fixos mantidos em forma de dinheiro no caixa da empresa para custear alguns gastos administrativos, por exemplo. Essa prática da “caixinha” não é considerada muito segura e pode acabar até mesmo saindo do controle.

Em termos mais estratégicos, ao utilizar um cartão corporativo pré-pago é possível provisionar um valor mensal para esses gastos de forma mais segura, evitando que eles saiam do controle.

Já o cartão pós-pago não oferece isso. 

Conforme citado acima, ele funciona como um cartão de crédito comum e, por isso, é preciso que a empresa conte com uma boa Política de Gastos de Cartão Corporativo a fim de dispor de um controle eficiente dos gastos.

Além disso, ao optar pelo uso de cartões corporativos pós-pagos, após o fechamento de cada fatura, é preciso realizar a conciliação bancária com objetivo de auditar e garantir o compliance das despesas realizadas por cada funcionário.

Para adquirir um cartão de crédito corporativo pré-pago, é preciso pagar uma taxa. Porém, essa taxa é bem menor do que o valor cobrado de anuidade nos cartões pós-pagos pelos bancos públicos e privados.

Isso faz com que o custo-benefício dos cartões pré-pagos seja muito maior do que dos cartões pós-pagos.

Outro benefício a favor da modalidade pré-paga é que os empresários individuais e pequenos empresários não precisam cumprir com o excesso de burocracia das instituições bancárias. 

Para obter um cartão corporativo pré-pago para sua empresa, basta ter uma conta PJ em qualquer instituição financeira que ofereça serviços de pagamento.

Existem hoje, no mercado, algumas plataformas de gestão de reembolso de despesas que oferecem acesso ao cartão corporativo, e que já disponibilizam a integração automática das despesas do cartão aos relatórios de prestação de contas.

Esse tipo de ferramenta é capaz de aumentar ainda mais o custo-benefício do cartão pré-pago, principalmente, já que agiliza todo o processo de prestação de contas, torna as auditorias mais certeiras e seguras e ajuda a tornar esse processo financeiro mais eficiente.

Como construir uma política de uso de cartão corporativo?

Por ser uma ferramenta que está diretamente ligada ao setor financeiro da empresa, é essencial dar uma atenção especial ao controle do cartão corporativo.

Isso porque muitos colaboradores não sabem ao certo o que é cartão corporativo e acabam o utilizando de maneira indiscriminada e sem nenhum filtro.

Confira abaixo as cinco principais diretrizes que devem ser apresentadas em uma boa política de cartão corporativo. Veja:

1. Não permitir saque

É essencial que todas as despesas sejam descritas na fatura. Se o cartão permitir saques, esse controle se perde, afinal, como saber se o dinheiro foi gasto realmente com a empresa?

Por isso, é mais seguro quando a opção de saque é desativada do cartão.

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Caso haja essa opção, deixe claro que só poderá ser utilizada em casos de emergência. Além disso, nessas situações o processo de prestação de contas deve ocorrer da maneira convencional, para que seja possível realizar a conciliação bancária posteriormente.

2. Deve-se estabelecer um teto de gastos

É crucial que exista um limite de gastos previamente avisado aos colaboradores. Algumas empresas delimitam o teto por setor ou mesmo por funcionário.

Todavia, companhias e organizações maiores permitem que seus executivos e funcionários de alto escalão tenham um cartão corporativo ilimitado.

Todas essas diretrizes e exceções devem constar tanto na política de gastos com cartão corporativo, quanto na política de reembolso de despesas da empresa. 

Além disso, esses documentos devem ser amplamente divulgados para que não seja possível alegar ignorância por parte de qualquer funcionário.

3. É necessário definir como será utilizado

Bem como dissemos no item anterior, defina como e em que despesas o cartão corporativo poderá ser utilizado. Por exemplo, em circunstâncias como: reuniões, almoços ou jantares com clientes.

Todavia, se houver algo excepcional (como necessidade de compra de roupas em uma viagem da empresa), o usuário precisa saber se pode ou não usar o cartão.

Novamente, é de extrema importância que essas diretrizes estejam registradas nas políticas da empresa.

4. Definir quem tem acesso ao cartão

O mais comum é que o cartão corporativo não fique acessível a todos os funcionários da empresa, sendo mais utilizado pelos seus executivos.

Porém, nada impede que você disponibilize para os demais funcionários da sua empresa se for de interesse estratégico.

No entanto, é recomendado deixar esses pontos bem claros na política de uso do cartão corporativo, além de realizar um controle de perto desses usuários, para que não ocorram prejuízos para a empresa.

5. Fiscalização

Assim como no processo de reembolso de despesas, todas as despesas realizadas com o cartão corporativo devem ser justificadas com a apresentação de documentos fiscais.

Ou seja, para cada gasto realizado, o usuário deve apresentar um relatório de prestação de contas com todos os recibos e notas fiscais.

Além disso, todos os gastos devem ficar sujeitos à aprovação do gestor e do departamento financeiro, garantindo total controle sobre o uso do cartão corporativo na sua empresa.

Esse processo deve ser seguido à risca, uma vez que a despesa precisa ser compatível tanto com a função que a pessoa exerce, quanto com as condições impostas na política de viagens ou reembolso de despesas da empresa.

Dessa forma você garante o cumprimento do compliance da organização e se previne contra qualquer tipo de dor de cabeça futura.

Certifique-se de deixar registrado, em detalhes, na sua política de uso do cartão corporativo, como deve ocorrer esse processo.

Quem pode usar cartão corporativo?

Em síntese, todo colaborador de uma empresa está apto a ser usuário de um cartão corporativo

Contudo, conforme informamos anteriormente, é necessário uma boa política e controle de seu uso para que os funcionários não excedam nas despesas.

Assim, a decisão final de quem terá ou não acesso a um cartão corporativo é da própria empresa, que julgará conforme seus interesses.

Cartão corporativo e reembolso de despesas

Agora que você já sabe o que é cartão corporativo, saiba que ele pode facilitar muito a vida do setor administrativo e financeiro da empresa. 

Apesar de apresentar o contratempo da falta de detalhamento dos gastos, o cartão corporativo ajuda a tornar a prestação de contas mais ágil, bem como facilita a conferência de despesas realizadas pelo colaborador em algum trabalho externo.

Mas lembre-se de sempre exigir a apresentação do comprovante fiscal do gasto para realizar a conferência das despesas corporativas do cartão.

Entenda mais sobre o que é cartão corporativo dentro da esfera financeira da companhia:

  • Nele você verá quais compras foram feitas e em que foi gasto tais valores;
  • Recomendamos para viagens corporativas fora do Brasil, o uso do cartão corporativo pré-pago. Isso porque ele permite a compra da moeda do país de destino para abastecimento do cartão, o que deixa mais simples e certeiro o planejamento orçamentário da viagem, uma vez que evita a “surpresa” de variação do câmbio;
  • No momento de fazer o relatório de despesas, existe facilidade em ver o que entrou e o que saiu durante a viagem do colaborador. Desse modo, existe uma centralização dos gastos e facilidade de identificação dos mesmos;
  • É mais seguro e garante que o funcionário tenha mais controle de seus gastos.

Por fim, temos uma dica bônus para auxiliar sua gestão de viagens corporativas: nossa Biblioteca de Materiais conta com diversas ferramentas gratuitas para te ajudar no controle dos gastos corporativos de funcionários.

São planilhas e eBooks que ajudam a calcular o valor do km rodado para reembolso, no planejamento orçamentário da viagem e ainda com a conciliação do cartão corporativo! Confira!

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Carolina Crumo


Apaixonada por marketing e por aprender e poder compartilhar conteúdos que engajam e informam. Sou parte do time VExpenses e ajudo a construir um mundo mais empático através de soluções financeiras.

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