Podemos enxergar as viagens corporativas como investimentos que, por se tratar de um gasto importante para a organização, merecem atenção especial. Por esse motivo, ter controle em viagens corporativas é imprescindível para que esse investimento realmente valha a pena.
Embora a tecnologia tenha avançado muito, o contato pessoal ainda é muito eficaz e bastante necessário para acordar novos negócios. Seja com clientes, fornecedores ou parceiros, o contato frente a frente gera mais credibilidade e maior confiança entre as partes.
Outra situação em que o deslocamento do profissional é necessário são eventos corporativos, treinamentos e capacitações que acontecem fora do lugar em que o funcionário exerce suas funções.
Em todos os casos, é preciso controlar estas despesas para que este investimento não se torne apenas um custo. Pensando nisso, conheça agora os 3 passos para um melhor controle de suas despesas pessoais em viagens corporativas.
1. Planejar as viagens com antecedência
Uma gestão financeira eficaz deve ter seus esforços orientados, também, para o monitoramento e para a otimização de recursos utilizados.
Faz-se necessário um gestor especializado que conheça o turismo da região em que a empresa pretende atuar e que se atenha a pontos importantes na hora de planejar uma viagem: hospedagem com melhor custo-benefício, preços de passagens aéreas, entre outros fatores.
É importante lembrar que a credibilidade da empresa está em jogo e um atraso pode colocar a negociação em risco.
Imprevistos podem acontecer e, por isso, há a necessidade de executar todas as tarefas com antecedência, a fim de evitar gastos desnecessários e perda de legitimidade.
As empresas se encontram em um arranjo cada vez mais competitivo. Por isso, a necessidade do uso de ferramentas que oferecem maior eficiência na gestão se tornam prioridades. Isso acontece devido a economia gerada por processos mais eficientes e, consequentemente, aumentam o lucro da organização.
Existem inúmeras ferramentas que podem auxiliar neste sentido, mas duas delas são fundamentais para a otimização de processos: os cartões corporativos e os softwares de gestão de despesas.
2. Fazer uso de cartões corporativos
Algumas empresas ainda relutam em adotar o uso de cartões corporativos. O maior receio destes negócios é de entregar um cartão nas mãos do colaborador e ele usar de maneira imprudente, misturando despesas pessoais com as corporativas. Mas esse receio é sem fundamento, pois funciona exatamente ao contrário.
Os cartões são mais eficientes, pois podem ser gerados relatórios automáticos (maior controle), economizando tempo. Em um clique, é impresso um “extrato de compras” que pode substituir a requisição manual, por exemplo.
E a vantagem não se limita apenas à questão de economia de tempo. As agências de viagens também se beneficiam com a diminuição de custos, podendo oferecer pacotes com preços menores. A empresa ganha duas vezes!
3. Utilizar softwares de gestão
Softwares, principalmente, os móveis, também são bastante utilizados, pois a facilidade de utilização, de monitoramento, de controle dos gastos e de praticidade fazem com que estes sejam campeões de eficiência.
Além das vantagens dos cartões corporativos ainda é possível fazer o monitoramento em tempo real das atividades do viajante, fazer a aprovação de despesas por meio de um navegador ou um aplicativo para aparelhos móveis.
O uso de um bom software pode gerar todos os benefícios dos itens anteriores. Estas soluções reduzem a burocracia de processos internos empresariais, eliminando etapas supérfluas e aumentando sua produtividade, sua economia, sua redução de custos e de despesas relacionadas à viagem.
Isso possibilita ganhos para toda a cadeia de valor: para a empresa que necessita deslocar o colaborador, para o cliente e até para a agência de viagens.
Passos como estes podem ser implementados com facilidade e geram resultados visíveis na organização.
Sua empresa realiza algum destes passos? Comente abaixo qual você acha mais importante!
