Viagens a trabalho são de grande valia, pois podem trazer diversos benefícios para a empresa, como a expansão de um projeto ou ampliação da rede de atendimento, por exemplo. Neste contexto, é fundamental saber como planejar logística para uma viagem corporativa para que a experiência seja positiva para o colaborador e a empresa possa se beneficiar com os resultados.
O planejamento adequado da logística para viagens de negócios, além de garantir a utilização apropriada dos recursos financeiros, é o que vai garantir a boa produtividade do colaborador durante a viagem.
É a logística bem traçada e aplicada que ajudará a reduzir, ao máximo, a probabilidade de riscos, garantindo o conforto e a satisfação dos funcionários envolvidos na missão corporativa fora do escritório.
No entanto, para que tudo ocorra da melhor forma possível, alguns aspectos fundamentais precisam ser considerados a fim de promover uma gestão eficiente e inteligente do mapeamento de viagem a trabalho.
Para te auxiliar nessa missão, separamos algumas dicas para gerenciar adequadamente a logística de uma viagem corporativa e organizar uma viagem de sucesso. Veja a seguir como planejar logística para uma viagem corporativa!
O que é planejamento logístico e para o que serve?
Logística é um termo que engloba tanto organização quanto contabilidade. É a peça-chave para que as empresas obtenham êxito em seus negócios e na execução de operações, alcançando a satisfação de seus clientes ou funcionários.
No que se refere ao planejamento de viagem a trabalho, a logística envolve desde a definição das datas e do meio de transporte até a gestão de reembolso dos gastos da viagem.
Por isso, antes de explicarmos como planejar a logística para uma viagem corporativa é preciso que você saiba que a empresa deve ter dois pontos bem definidos:
Política de viagens corporativas para a empresa
O segredo para a gestão de viagens empresariais bem sucedidas é ter uma política de viagens clara e bem definida. Isso nada mais é do que possuir um documento oficial que contenha a descrição de todos os critérios e normas fundamentais para que a viagem de negócios aconteça.
Estamos falando, por exemplo, do orçamento disponível, das regras de reembolso, as práticas de segurança que devem ser seguidas pelo profissional em viagem, entre outras questões.
O reembolso das despesas dos funcionários
Essa é uma etapa muito importante ao organizar uma viagem corporativa. E deve ser muito bem cuidada para evitar conflitos posteriores no retorno do colaborador.
A empresa deve deixar claro sua política de reembolso de despesas corporativas antes da ocorrência da viagem. Como dito anteriormente, é preciso ter um documento oficial informativo, onde deve constar que serão devolvidos os valores gastos pelos funcionários durante o período da viagem, desde que eles estejam ligados ao objetivo, ao itinerário e respeitem os limites propostos no mapeamento de viagens a trabalho. E essa deve ser uma explicação discriminada nos mínimos detalhes, como por exemplo, explicitando qual valor diário será ressarcido para alimentação e transporte.
É sempre importante lembrar ao colaborador que todos os gastos devem ser devidamente documentados (notas fiscais e recibos) para facilitar o controle. Nesse caso, é recomendável contar com uma plataforma específica que ajude e facilite o controle do reembolso de despesas e a prestação de contas de viagens corporativas, como o VExpenses, para que não haja perca de tempo desnecessária.
Além disso, vale ressaltar novamente que mais importante do que definir esses dois pontos, é ter clareza e objetividade ao repassar adequadamente as informações aos funcionários.
Como planejar logística para uma viagem corporativa usando as melhores práticas?
Com a política de viagens e reembolso bem definida e devidamente repassada aos funcionários, chegou o momento de saber como planejar logística para uma viagem corporativa adequadamente.
Confira algumas dicas importantes para considerar ao elaborar os roteiros de viagens a trabalho na sua empresa.
Defina o transporte ideal
Alguns elementos ajudam a direcionar essa escolha como: distância, tempo de deslocamento, trajeto e, claro, o orçamento disponível.
Entre os meios de transporte mais comuns no planejamento de viagem a trabalho estão:
Avião
A opção mais rápida, segura e cômoda, sendo perfeita para viagens de longa distância ou de maior urgência. Mas é preciso considerar fatores de risco como atrasos, tempo de conexão e possível perda de bagagem.
Muitas vezes, optar pela viagem de avião acaba encarecendo o orçamento. Uma dica para evitar essa consequência é se planejar e dar preferência para a compra de passagens com antecedência, aproveitando promoções e benefícios oferecidos para estas categorias.
Carro
Proporciona mais liberdade ao funcionário, muito recomendado quando a viagem é de curta distância e exige compromissos em locais diferentes.
Mas lembre-se, ao ponderar as viagens feitas com carros particulares em detrimento dos outros meios de transporte, você deve levar em consideração o valor de reembolso do km rodado.
Nesse caso, você pode baixar nosso kit sobre Como Calcular o Valor do Km Rodado para Reembolso, e obter o valor a ser usado na sua empresa com mais precisão.
Ônibus
É uma opção mais acessível para destinos de curta distância, assim como o carro. Porém, deve ser levado em conta o valor que será gasto com os transportes extras dentro da cidade, no caso de uma viagem intermunicipal.
Transfer Privativo
Oferece maior conforto e segurança ao colaborador que não precisa dirigir até o local do trabalho. É indicado para viagens entre cidades próximas ou mesmo como traslado do aeroporto até o hotel.
Considere todos contratempos possíveis
O planejamento de viagem a trabalho deve considerar, também, os possíveis imprevistos e contar com um plano de contingência. Veja no que você deve ficar de olho:
- Passagens esgotadas;
- Atrasos que comprometam a presença do funcionário do evento ou reunião;
- As distâncias mais longas podem implicar em muitas paradas e atrasos;
- Perda do transporte;
- Problemas climáticos;
- Condições precárias das estradas;
- Demora para mudar de um meio de transporte para outro;
- Cancelamento de vôo;
- Acidentes ou necessidade de manutenção do veículo.
O planejamento de viagem a trabalho é uma tarefa delicada que envolve muitos processos trabalhosos. O ideal é automatizar o máximo de processos possíveis, principalmente o que estiver relacionado à contabilidade.
Cálculos e projeções de reembolso jamais devem ser feitos manualmente, pois é uma atividade que está sujeita à ocorrência de falhas. Você pode utilizar uma planilha potente ou, de preferência, abusar da tecnologia com um software especializado.
O VExpenses, por exemplo, é uma plataforma de gestão de reembolso de despesas corporativas que possui integração com sistemas ERP, o que facilita, agiliza e torna o controle financeiro da empresa mais seguro.
Em qualquer viagem a trabalho os gestores precisam garantir que seus colaboradores cheguem pontualmente aos eventos.
Entretanto, deve-se levar em conta o máximo de segurança e conforto possíveis, considerando o melhor bem-estar aos funcionários. E, para isso, é preciso levar em consideração as precauções que citamos aqui.
Elas são fundamentais não somente para garantir o sucesso da viagem como também para assegurar uma boa motivação e produtividade dos colaboradores.
A exata compreensão de todos os elementos envolvidos no mapeamento de viagem a trabalho é essencial para a logística e planejamento adequados para atender à demanda da empresa, com tudo ocorrendo de forma satisfatória para toda a equipe.
Essas foram as nossas dicas de como planejar logística para uma viagem corporativa. Ficou com alguma dúvida? Deixe seu comentário para podermos auxiliar a sua demanda!
