Skip to content
Blog VExpenses
  • VExpenses
    • Conheça o VExpenses
    • Histórias de Sucesso
    • Calculadora de Economia Financeira
    • Carreiras no VExpenses
  • Especiais
    • Reembolso de despesas corporativas
    • Reembolso de km rodado
    • Cartão corporativo
  • Categorias
    • Gestão e Produtividade
    • Viagens e Reembolsos Corporativos
    • Gestão de Despesas
    • Reembolso de Quilometragem
    • Autores Convidados
  • Ferramentas e Materiais
    • Biblioteca de Materiais
    • Criador de Política de Reembolso de Despesas
    • Universidade VExpenses
  • Conteúdos Exclusivos
  • Experimente Grátis
Blog VExpenses

Blog VExpenses

  • VExpenses
    • Conheça o VExpenses
    • Histórias de Sucesso
    • Calculadora de Economia Financeira
    • Carreiras no VExpenses
  • Especiais
    • Reembolso de despesas corporativas
    • Reembolso de km rodado
    • Cartão corporativo
  • Categorias
    • Gestão e Produtividade
    • Viagens e Reembolsos Corporativos
    • Gestão de Despesas
    • Reembolso de Quilometragem
    • Autores Convidados
  • Ferramentas e Materiais
    • Biblioteca de Materiais
    • Criador de Política de Reembolso de Despesas
    • Universidade VExpenses
  • Conteúdos Exclusivos
  • Experimente Grátis

Como planejar logística para uma viagem corporativa

Início » Viagens e Reembolsos Corporativos » Como planejar logística para uma viagem corporativa
29 de março de 202122 de outubro de 2019 by Carolina Crumo
5 minutos de leitura

Viagens a trabalho são de grande valia, pois podem trazer diversos benefícios para a empresa, como a expansão de um projeto ou ampliação da rede de atendimento, por exemplo. Neste contexto, é fundamental saber como planejar logística para uma viagem corporativa para que a experiência seja positiva para o colaborador e a empresa possa se beneficiar com os resultados.

O planejamento adequado da logística para viagens de negócios, além de garantir a utilização apropriada dos recursos financeiros, é o que vai garantir a boa produtividade do colaborador durante a viagem. 

É a logística bem traçada e aplicada que ajudará a reduzir, ao máximo, a probabilidade de riscos, garantindo o conforto e a satisfação dos funcionários envolvidos na missão corporativa fora do escritório. 

No entanto, para que tudo ocorra da melhor forma possível, alguns aspectos fundamentais precisam ser considerados a fim de promover uma gestão eficiente e inteligente do mapeamento de viagem a trabalho.

Para te auxiliar nessa missão, separamos algumas dicas para gerenciar adequadamente a logística de uma viagem corporativa e organizar uma viagem de sucesso. Veja a seguir como planejar logística para uma viagem corporativa!

O que é planejamento logístico e para o que serve?

Logística é um termo que engloba tanto organização quanto contabilidade. É a peça-chave para que as empresas obtenham êxito em seus negócios e na execução de operações, alcançando a satisfação de seus clientes ou funcionários.

No que se refere ao planejamento de viagem a trabalho, a logística envolve desde a definição das datas e do meio de transporte até a gestão de reembolso dos gastos da viagem.

Por isso, antes de explicarmos como planejar a logística para uma viagem corporativa é preciso que você saiba que a empresa deve ter dois pontos bem definidos:

Política de viagens corporativas para a empresa

O segredo para a gestão de viagens empresariais bem sucedidas é ter uma  política de viagens clara e bem definida. Isso nada mais é do que possuir um documento oficial que contenha a descrição de todos os critérios e normas fundamentais para que a viagem de negócios aconteça.

Estamos falando, por exemplo, do orçamento disponível, das regras de reembolso, as práticas de segurança que devem ser seguidas pelo profissional em viagem, entre outras questões.

O reembolso das despesas dos funcionários

Essa é uma etapa muito importante ao organizar uma viagem corporativa. E deve ser muito bem cuidada para evitar conflitos posteriores no retorno do colaborador.

A empresa deve deixar claro sua política de reembolso de despesas corporativas antes da ocorrência da viagem. Como dito anteriormente, é preciso ter um documento oficial informativo, onde deve constar que serão devolvidos os valores gastos pelos funcionários durante o período da viagem, desde que eles estejam ligados ao objetivo, ao itinerário e respeitem os limites propostos no mapeamento de viagens a trabalho. E essa deve ser uma explicação discriminada nos mínimos detalhes, como por exemplo, explicitando qual valor diário será ressarcido para alimentação e transporte.

Veja também:  IOF e compra internacional: quais os impactos no caixa?

É sempre importante lembrar ao colaborador que todos os gastos devem ser devidamente documentados (notas fiscais e recibos) para facilitar o controle. Nesse caso, é recomendável contar com uma plataforma específica que ajude e facilite o controle do reembolso de despesas e a prestação de contas de viagens corporativas, como o VExpenses, para que não haja perca de tempo desnecessária.

Além disso, vale ressaltar novamente que mais importante do que definir esses dois pontos, é ter clareza e objetividade ao repassar adequadamente as informações aos funcionários. 

Como planejar logística para uma viagem corporativa usando as melhores práticas?

Com a política de viagens e reembolso bem definida e devidamente repassada aos funcionários, chegou o momento de saber como planejar logística para uma viagem corporativa adequadamente.

Confira algumas dicas importantes para considerar ao elaborar os roteiros de viagens a trabalho na sua empresa.

Defina o transporte ideal

Alguns elementos ajudam a direcionar essa escolha como: distância, tempo de deslocamento, trajeto e, claro, o orçamento disponível.

Entre os meios de transporte mais comuns no planejamento de viagem a trabalho estão:

Avião

A opção mais rápida, segura e cômoda, sendo perfeita para viagens de longa distância ou de maior urgência. Mas é preciso considerar fatores de risco como atrasos, tempo de conexão e possível perda de bagagem.

Muitas vezes, optar pela viagem de avião acaba encarecendo o orçamento. Uma dica para evitar essa consequência é se planejar e dar preferência para a compra de passagens com antecedência, aproveitando promoções e benefícios oferecidos para estas categorias.

Carro

Proporciona mais liberdade ao funcionário, muito recomendado quando a viagem é de curta distância e exige compromissos em locais diferentes.

Mas lembre-se, ao ponderar as viagens feitas com carros particulares em detrimento dos outros meios de transporte, você deve levar em consideração o valor de reembolso do km rodado.

Nesse caso, você pode baixar nosso kit sobre Como Calcular o Valor do Km Rodado para Reembolso, e obter o valor a ser usado na sua empresa com mais precisão. 

Veja também:  Seguro viagem para funcionários: vantagens, como escolher e mais!

Ônibus

É uma opção mais acessível para destinos de curta distância, assim como o carro. Porém, deve ser levado em conta o valor que será gasto com os transportes extras dentro da cidade, no caso de uma viagem intermunicipal.

Transfer Privativo

Oferece maior conforto e segurança ao colaborador que não precisa dirigir até o local do trabalho. É indicado para viagens entre cidades próximas ou mesmo como traslado do aeroporto até o hotel.

Considere todos contratempos possíveis

O planejamento de viagem a trabalho deve considerar, também, os possíveis imprevistos e contar com um plano de contingência. Veja no que você deve ficar de olho:

  • Passagens esgotadas;
  • Atrasos que comprometam a presença do funcionário do evento ou reunião;
  • As distâncias mais longas podem implicar em muitas paradas e atrasos;
  • Perda do transporte;
  • Problemas climáticos;
  • Condições precárias das estradas;
  • Demora para mudar de um meio de transporte para outro;
  • Cancelamento de vôo;
  • Acidentes ou necessidade de manutenção do veículo.

O planejamento de viagem a trabalho é uma tarefa delicada que envolve muitos processos trabalhosos. O ideal é automatizar o máximo de processos possíveis, principalmente o que estiver relacionado à contabilidade.

Cálculos e projeções de reembolso jamais devem ser feitos manualmente, pois é uma atividade que está sujeita à ocorrência de falhas. Você pode utilizar uma planilha potente ou, de preferência, abusar da tecnologia com um software especializado.

O VExpenses, por exemplo, é uma plataforma de gestão de reembolso de despesas corporativas que possui integração com sistemas ERP, o que facilita, agiliza e torna o controle financeiro da empresa mais seguro.

Em qualquer viagem a trabalho os gestores precisam garantir que seus colaboradores cheguem pontualmente aos eventos.

Entretanto, deve-se levar em conta o máximo de segurança e conforto possíveis, considerando o melhor bem-estar aos funcionários.  E, para isso, é preciso levar em consideração as precauções que citamos aqui. 

Elas são fundamentais não somente para garantir o sucesso da viagem como também para assegurar uma boa motivação e produtividade dos colaboradores.

A exata compreensão de todos os elementos envolvidos no mapeamento de viagem a trabalho é essencial para a logística e planejamento adequados para atender à demanda da empresa, com tudo ocorrendo de forma satisfatória para toda a equipe. 

Essas foram as nossas dicas de como planejar logística para uma viagem corporativa. Ficou com alguma dúvida? Deixe seu comentário para podermos auxiliar a sua demanda!

Como planejar logística para uma viagem corporativa

Post navigation
Como desenvolver gestão de tempo e produtividade em viagens a trabalho
Ajuda de custo por km rodado ou reembolso por km, qual método usar?

Você também pode se interessar por...

Melhor cartão pré-pago

Como escolher o melhor cartão pré-pago corporativo

9 de abril de 20219 de abril de 2021
declaração de horas tempo de percurso

O que é a declaração de horas tempo de percurso e para o que serve?

6 de abril de 20216 de abril de 2021
controle de ponto

Como fazer controle de ponto para equipes externas?

30 de março de 202130 de março de 2021

Carolina Crumo


Apaixonada por marketing e por aprender e poder compartilhar conteúdos que engajam e informam. Sou parte do time VExpenses e ajudo a construir um mundo mais empático através de soluções financeiras.

...

Leave a Comment Cancelar resposta

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.

Acesso rápido:
O que é planejamento logístico e para o que serve?
Como planejar logística para uma viagem corporativa usando as melhores práticas?
Curso de Orçamento Empresarial
reembolso home office

Siga o VExpenses nas redes sociais

Saiba mais

  • Site
  • Planos e Preços
  • Integrações
  • Indicações
  • Reembolso de Quilometragem
  • Leitura Automática de Recibos
  • Universidade VExpenses
  • Trabalhe Conosco
  • Acessar VExpenses

Módulos Adicionais

  • Hórus
  • Conciliação de Cartão Corporativo
  • Terceirização de ações

Suporte

  • Central de Ajuda
  • Termos de Uso
  • Política de Trocas e Devoluções
  • Política de Privacidade

Entre em Contato

vexpenses@vexpenses.com

Avenida Wladimir Meirelles, 1660, 19º andar Ribeirão Preto – SP – Brasil

  • Baixar na Play Store
  • Baixar na App Store
VExpenses © 2021